Использование базы данных для практических задач.

Ход работы:

Задание 1. Создайте новую базу данных.

Порядок работы:

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик­тограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

• Включите мышкой переключатель Новая база данных, в окне Файл новой базы данных выберите папку Мои документы и дайте файлу имя и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных.

Задание 2. Используя Конструктор, создайте таблицы с ключевыми полями.

Порядок работы:

• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

• Щелкните по кнопке Создать. В результате перейдем к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь не­сколько вариантов, но вы выберите Конструктор таблиц и щелкни­те по кнопке ОК.

• Для таблицы Группы (ключевое поле – Учебная группа) введите следующие поля:

Имя поля	Тип поля
Учебная группа	Числовой
Преподаватель	Текстовый

Выделите поле Учебная группа. Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

 

• Для второй таблицы Список (ключевое поле - Код) введите следующие поля:

Имя поля	Тип поля
Код	Счётчик
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Год рождения	Числовой
Школа	Числовой
Класс	Числовой
Учебная группа	Числовой

В свойствах поля Учебная группа следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберите закладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Группы.

Выделите поле Код. Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

• Для третьей таблицы Личные данные (ключевое поле - КодСтудента) введите поля:

Имя поля	Тип поля
КодСтудента	Счётчик
Адрес	Текстовый
Телефон	Текстовый
Word	Числовой
Excel	Числовой
Access	Числовой

 

Задание 3. Создайте схему данных.

Порядок работы:

• Выберите Сервис - Схема данных. Появится диало­говое окно Схема данных.

• В появившем­ся окне Добавление таблицы по очереди выделите все таблицы и щелкните по кнопке Добавить, а затем - по кнопке Зак­рыть окна Добавление таблицы.

• Поставьте мышку на имя поля КодСтудента в таблице Лич­ные данные и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диа­логовое окно Связи.

• Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы нео­динаково.

• Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Список соответствует одна запись в таблице Личные данные.

• То же самое проделайте с полем Учебная группа таблицы Группы и полем Учебная группа таблицы Список. Будет создана связь «один-ко-многим».

• Закройте схему данных, сохранив ее.

Задание 4. Создайте форму для ввода данных.

Порядок работы:

• В окне баз данных выберите вкладку Таблицы. Откройте таблицу Группы. Заполните её в режиме Таблицы данными.

• В окне базы данных выберите вкладку Формы.

• Щелкните по кнопке Создать.

• В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описа­ние Мастера появляется в левой части диалогового окна. В ниж­нем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.

• Щелкните по кнопке ОК.

• Выберите все поля из таблицы Список и все поля - из таблицы Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список в поле Таблицы/запросы. В результате появляется список полей в окне Доступные поля. Щелкните по кнопке >>, которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы Личные дан­ные в поле Таблицы/запросы и вновь щелкните по кнопке >>.

• Щелкните по кнопке Далее.

• Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умол­чанию).

• Щелкните по кнопке Далее.

• Выберите требуемый стиль (Обычный), щелкните по кнопке Далее.

• Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке Гото­во. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значе­ния будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значе­ний - в одну таблицу, часть - в другую).

Задание 5. Заполните таблицы данными.

Замечание. Поля Код и КодСтудента заполняются автома­тически.

• Закройте форму, предварительно сохранив ее.

• Перейдите на закладку Таблицы.

• Откройте таблицу Список и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.

• Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа	Класс	Учебная группа
	Сидорова	Анна	Ивановна
	Баранова	Ирина	Алексеевна
	Корнилова	Ольга	Владимировна
	Воробьев	Алексей	Петрович
	Воробьев	Алексей	Иванович
	Скворцов	Олег	Григорьевич
	Володин	Александр	Евгеньевич
	Новина	Анна	Алексеевна
	Александров	Алексей	Антонович
	Иванова	Елена	Алексеевна

 

Код студента	Адрес	Номер телефона	Word	Excel	Access
	Центральная 11-5	75-10-20
	Солнечная 8-117	75-20-30
	Сиреневый 7-16	75-30-40
	Центральная 14-81	75-40-50
	Школьная 5-34	75-50-60
	Горького 1-5	75-60-70
	Солнечная 6-34	75-70-80
	Сиреневый 4-9	75-80-90
	Школьная 3-17	75-90-01
	Центральная 11-102	75-01-02

 

Учебная группа	Преподаватель
	Воронов С.А.
	Белов А.И.
	Макеева В.А
	Новожилова П.О.
	Зачесов Т.П.
	Соловьев А.Д.

Задание 6. Добавьте новое поле Портрет (рисунки или фотогра­фии) в таблицу Список.

Пояснение. Возможен вариант, когда появляется необходи­мость добавить новые поля в существующую таблицу. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.

• Откройте таблицу Список, если она закрыта.

• Перейдите в режим Конструктора.

• Добавьте еще одно поле (вводите имя поля ниже поля Учебная группа), имя которого Портрет, тип данных - Поле объекта OLE, общие свойства поля оставить по умолчанию.

• Щелкните по кнопке Сохранить.

• Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке Вид – Таблица.

• Щелкните мышкой по клетке, где должно быть значение поля Портрет.

• Выполните команду Вставка - Объект - Точечный рисунок Paintbrush - OK.

• Нарисуйте портрет.

• Щелкните по кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна рисунка, в ре­зультате чего вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами. Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по на­званию рисунка, возвращаясь в программу, где изготовлен портрет.

Самостоятельное задание.

Нарисуйте портреты всех учеников из таблицы Список.

Справочная информация. Выражения в фильтре могут состо­ять из точных значений, которые Access использует для срав­нения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например «Александров». Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/03#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

арифметическими: *, +, -, /, ^{^};

сравнения: <, <=, >, >=, =,<>;

логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);

Like - для использования логики замены в выражениях;

In - для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

Between...And- для выбора значений из определенного интервала.

Задание 7. Научитесь использовать фильтр.

Порядок работы:

• Щелкните по кнопке - Изменить фильтр (или выберите пункт меню Записи – Фильтр – Изменить фильтр). Появится окно выбора. Щелкните мышкой по полю Год рождения. У активного поля появится стрелка выбора.

• Выберите Год рождения 1984 и щелкните по кнопке Применить фильтр. Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные записи.

• Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.

• Щелкните по кнопке - Изменить фильтр.

• Удалите все в поле Год рождения, выделив значение и нажав клавишу [Delete].

• Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны только уче­ники школы № 5, 10-го класса (одновременный запрос в двух полях - Школа и Класс).

• Щелкните по кнопке - Применить фильтр.

• Измените фильтр. Допустимо указывать границы изменения значений. В поле Год рождения наберите >1982. Щелкнув по кнопке Применить фильтр, вы получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1982.

• Чтобы получить записи учеников, у которых фамилии начина­ются на букву «В», в соответствующем поле наберите Like «В*» (В - в данном случае русская буква).

• Запрос Not Like «В*» будет означать все записи, кроме указанных (в данном случае все записи, у которых фамилии не начинаются на букву «В»). Составьте этот запрос, щелкнув по кнопке Применить фильтр.

Самостоятельное задание:

1. Выберите учеников всех школ, кроме школы № 3.

2. Выберите всех учеников школы № 1, фамилии которых начи­наются на букву «А».

3. Выберите учеников, год рождения которых 1982 или 1983 (за­прос: 1982 OR 1983).

4. Отмените все запросы.

Замечание. Кнопка Фильтр по выделенному позволяет оставить видимыми в таблице только те записи, в кото­рых есть предварительно выделенный элемент.