Учет денежных средств и иностранной валюты

В процессе предпринимательской деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами.

Для ведения кассовых операций в штате организации должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с порядком ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей.

Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации.

Факт любого наличного получения денежных средств оформляется приходно-кассовым ордером (форма № KO-I)( Приложение 14 ). Ордер выписывается на основании соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с надписью «Получено» и датой. После проверки соответствия записей приходный ордер подписывается главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом), заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Все приходно- и расходно-кассовые ордера регистрируются в кассовом журнале в хронологическом порядке.

Далее приходно-кассовый ордер передается кассиру, который оприходует наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2)( Приложение 15 ) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером и кассиром (или лицами, ими уполномоченными). Лицо, получившее денежные средства, производит в расходно-кассовом ордере подпись о получении денежных средств. Причем, если лицо – работник организации, то паспортные данные не проставляются; если же лицо постороннее, то указываются паспортные данные и доверенность на получение денежных средств. Приказом по организации руководитель и главный бухгалтер определяют круг лиц, которые имеют право получать наличные деньги под отчет.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу( Приложение 16 ). Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Первый экземпляр остается в кассовой книге. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги, который является отчетом кассира (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами) под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе на начало месяца, оборот по дебету — суммы, поступившие в кассу, а по кредиту — суммы, выданные из кассы.

Инвентаризация кассы производится приказом по организации регулярно и внезапно. С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности, а результаты инвентаризации оформляются актом. В случае расхождения кассы составляется сличительная ведомость. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

Д-т50«Касса»
К-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»

Недостача денежных средств в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что и отражается бухгалтерской записью.

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т 50 «Касса».

И одновременно относятся на виновника недостачи:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на расходы организации:

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются по строго целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека: на вызачу заработной платы, на командировочные расходы, на хозяйственные нужды, на выплату больничных листов, на материальную помощь). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

Иногда в предпринимательской деятельности организации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счета организации и т.д.) - для этих целей используют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений, вторые экземпляры препроводительной ведомости к сумке с денежной выручкой и пр. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются следующим образом:

Д-т57«Переводы в пути»
К-т 50 «Касса» — сделан денежный перевод

После возврата второго экземпляра препроводительной ведомости после проверки в кассе банка -

Д-т 51 «Расчетные счета»
К-т 57 «Переводы в пути» — зачислены деньги на счет в банке.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы учитывают по фактической стоимости их приобретения. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным ордерам, после чего кассир составляет отчет по их движению.

Синтетический учет этих ценностей ведется на субсчете «Денежные документы» к счету 50 «Касса». Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов. Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории, пансионаты и пр. отражаются бухгалтерской записью:

Д-т 50 «Касса», субсчет «Денежные документы»
К-т 50 «Касса», субсчет «Касса организации» или 51 «Расчетные счета»

Безналичные расчеты ведутся в основном по счету 51 «Расчетный счет». Сальдо начальное по дебету отражает наличие денежных средств на начало отчетного периода. Оборот по дебету – это пополнение денежных средств, по кредиту – это списание денежных средств. По кредиту 51 счета ведется журнал-ордер №2, а по дебету 51 счета – ведомость №2. Порядок ведения безналичных расчетов регулирует положение о безналичных расчетах (ФЗ №195 от 30.12.01г.) и налоговым кодексом РФ.

Коммерческие организации имеют право открывать в банке один или несколько расчетных счетов. По расчетному счету производятся расчеты с бюджетом, с внебюджетными фондами, прочими операциями за работу, продукцию, товары, услуги посредством безналичных расчетов. При этом используются следующие документы:

● платежные поручения – это приказ плательщика обслуживающему его учреждению банка о снятии с его расчетного счета определенной суммы денежных средств и переводе их в то учреждение банка, в котором обслуживается получатель. Платежное поручение составляется в трех экземплярах.

● платежные требования – оформляются аналогично платежным поручениям, только оформляет не плательщик, а получатель.

● аккредитивы – аккредитивная форма расчета используется как мера предосторожности в случае неуверенности платежеспособности клиента, а также если эта форма предусмотрена договором поставки.

● инкассовые поручения

● объявления на взнос наличными

● чеки

Основной документ фиксирования движения денежных средств по расчетным счетам – это выписка с расчетного счета банка. К выписке прилагаются копии документов, подтверждающие приход и расход денежных средств.

В соответствии с указом Президента РФ 75% выручки в иностранной валюте резидентов от экспорта подлежат обязательной продаже через уполномоченные банки по рыночному курсу не позднее, чем через 7 календарных дней после поступления указанной выручки. Поэтому банк открывает 2 валютных счета:

●транзитный валютный счет для зачисления в полном объеме поступлений иностранной валюты, в том числе и не подлежащей обязательной продаже

●текущий валютный счет для учета средств, остающихся в распоряжении организации после обязательной продажи экспортной выручки.

Поступления в иностранной валюте зачисляют на транзитный валютный счет. Банк не позднее следующего рабочего дня извещает об этом организацию. Получив извещение, организация дает поручение банку на обязательную продажу валюты и поручение на перечисление оставшейся части выручки на свой текущий валютный счет. Обязательная продажа должна быть осуществлена в течение трех рабочих дней. Если поступления в иностранной валюте не подлежат обязательной продаже, то организация предъявляет в банк документы, обосновывающие поступление валютных средств. Если в течение 7 календарных дней документы не предоставили в банк, то банк на восьмой день самостоятельно осуществляет обязательную продажу иностранной валюты.

Поступление валютных средств отражается по дебету 52 счета, субсчет 3, а их расходование по кредиту 52/1.

Что касается ОАО «Завод «Электроприбор», то операции в иностранной валюте здесь не осуществляются. Все операции учитываются в рублях.

Согласно ПБУ 3/2006 курсовая разница – это разница между рублевой оценкой актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату данного отчетного периода и рублевой оценкой этого же актива или обязательства на дату принятия его к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату предыдущего отчетного периода.

На ОАО «Завод «Электроприбор» курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете и отчетности в том отчетном периоде, к которому относится дата расчета или за который составлена бухгалтерская отчетность. Курсовые разницы зачисляются в прибыль или убыток организации по мере их принятия к бухгалтерскому учету.

Курсовая разница, связанная с расчетами с учредителями по вкладам, в том числе в уставный капитал организации, полежит зачислению в добавочный капитал этой организации.