Организация и проведение деловых приемов

Согласно международному этикету важно должным образом оказать внимание и гостеприимство отдельному лицу или делегации, прибывшим с деловым визитом в страну. Для выполнения этой задачи хозяева, в частности, используют приемы.

Часто приемы устраиваются представителями посольств, консульств, коммерческих учреждений в стране пребывания для углубления и расширения контактов, получения нужной информации.

В международном этикете довольно подробно регламентирован порядок организации и проведения приемов. С тем чтобы не нарушать этот порядок и по незнанию не наносить обиды ни устроителям приемов, ни гостям, необходимо знать особенности различных видов приемов и основные правила их проведения.

Согласно протоколу наиболее торжественными по своему характеру и наиболее почетными видами приемов являются завтрак (Lunch) и обед (Dinner).

Наиболее распространенное время начала завтрака — от 12.00 до 13.00. Завтрак продолжается обычно 1–1,5 часа, из которых 45–60 минут гости проводят за столом.

Обед начинается в промежуток времени от 19.30 до 21.00 и продолжается обычно 2–2,5 часа, при этом около часа гости проводят за столом.

ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАВТРАКА (ОБЕДА) начинается с составления списка приглашенных, причем особое внимание уделяется тому, чтобы среди гостей не оказалось тех, кто придерживается резко противоположных политических взглядов, а также тех, кто по каким-либо причинам испытывают друг к другу антипатию.

После того, как определен состав участников обеда и им разосланы приглашения, составляется план размещения гостей за столом, который требует строгого соблюдения признанного служебного или общественного положения гостей. От этого основного правила не может быть никаких отступлений, так как нарушение старшинства гостей может быть воспринято как сознательное нанесение оскорбления не только гостю, но и стране, им представляемой.

ПРАВИЛА РАССАДКИ ЗА СТОЛОМ

1. Почетным является место напротив входной двери, а если дверь находится сбоку, — на стороне стола, обращенной к окнам.

2. На завтраке (обеде), на котором присутствуют только мужчины, первым считается место справа от хозяина дома, вторым — слева от него. Если хозяин дома желает оказать особое внимание гостю очень высокого ранга, он может посадить его в качестве главы стола напротив себя. Тем не менее следующим наиболее почетным местом будет место справа от хозяина дома, а не справа от почетного гостя.

3. Если на приеме присутствует хозяйка дома, то обычно приглашаются супруги всех присутствующих. В этом случае первым считается место справа от хозяйки, вторым — справа от хозяина дома.

Если супруга хозяина дома отсутствует или хозяин не женат, он может посадить напротив себя одну из приглашенных женщин (предварительно спросив ее согласия) или мужчину самого высокого ранга.

4. Наименее почетными считаются места на торцах стола (за исключением тех случаев, когда хозяин один возглавляет стол), поэтому сажать на эти места гостей, особенно женщин, не рекомендуется. Если возникают затруднения с рассадкой и есть необходимость использовать места на торцах стола, их могут занять хозяин и хозяйка.

5. Если завтрак или обед проводятся во время двустороннего совещания или конференции, возможна рассадка одной делегации напротив другой. При этом главы делегации садятся друг против друга.

6. При составлении плана рассадки обращается внимание на то, чтобы женщина не сидела рядом с женщиной, а муж — рядом с женой. Общепринято отводить места мужу и жене на одной стороне стола, а если на разных сторонах, то не против друг друга.

Если нет возможности кому-либо из супругов предоставить место, положенное ей или ему по протоколу, то хозяин должен постараться обеспечить положенное по рангу место хотя бы супруге и принести свои извинения супругу. Мужчины согласятся с разумными объяснениями, женщины же — никогда.

Важная роль отводится хозяину и хозяйке, которые должны направлять беседу, подключать к участию в ней всех присутствующих, способствовать тому, чтобы гости беседовали между собой на интересующие всех темы.

Для дружеских встреч пословица «когда я ем, я глух и нем» не подходит. Когда хозяин видит, что за столом воцарилась томящая тишина, то ему надо самому попытаться наладить общую беседу. Недаром французы говорят: «Молчание отдаляет больше, чем расстояние».

Недостатком организации разговора за столом, однако, бывает не отсутствие общей темы, а неумение найти подходящую. Как «в доме больного не говорят о смерти», так и за обеденным столом не беседуют о желудочных заболеваниях.

Если все собеседники заинтересованы в обсуждении серьезных вопросов, то в ходе беседы разговор естественным путем должен перейти к ним. А начать его можно, допустим, с беседы об общих знакомых, впечатлениях, о городе, о стране, об искусстве и тому подобных относительно «легких» материалах.

 

Никогда не следует навязывать обществу свои темы, даже если вы хозяин, а тем более самому хвалить свое гостеприимство или достоинства своей страны. Подождите, пока об этом скажут ваши гости.

 

У гостей останется самое благоприятное воспоминание о встрече даже в том случае, если по каким-либо причинам не понравилось угощение, но они имели возможность познакомиться с интересными людьми и провести время за содержательным разговором.

 

Точность — это знак внимания, проявляемого по отношению к хозяину и хозяйке, ожидающих своих гостей в указанное в приглашении время. Поэтому приходить на прием необходимо в точно указанное в приглашении время. Опоздание считается нарушением этикета и может быть воспринято с обидой.

 

Хозяева ждут опаздывающего не более 15 минут. Затем приглашают гостей к столу. Хозяева не должны заставлять гостей ждать более этого срока, так как у гостей может создаться впечатление, что хозяева в ущерб их интересам по каким-то причинам отдают предпочтение опаздывающему гостю.

Если гости уже сидят за столом, опоздавший должен подойти к хозяйке, поздороваться с ней и извиниться за опоздание.

При этом хозяйка не встает с места. Она также не выясняет, почему гость задержался.

Запоздавшему гостю подают то блюдо, которое подано в это время другим гостям.

Инициатива ухода с приема принадлежит главному гостю. После того, как главный гость попрощался с хозяевами и присутствующими на приеме, начинают постепенно уходить и другие гости. Перед уходом хозяев благодарят за вкусное угощение и приятно проведенное время.

Другими распространенными видами приемов являются «буфетный обед» и «коктейль».

«БУФЕТНЫЙ ОБЕД» («ШВЕДСКИЙ СТОЛ») проводится в те же часы, в которые обычно устраивают завтрак или обед. На такой обед можно пригласить больше гостей, чем на обычный прием. Его проведение проще: оно не связано с размещением гостей за столом, да и вся организация не так сложна и затруднительна.

Участники «шведского стола» не сидят за столом, а подходят к нему, берут левой рукой салфетку, на которую ставят тарелку с предварительно положенными на нее ножом и вилкой, а затем накладывают на тарелку кушанья. Правой рукой берут бокал с вином, соком или каким-либо другим напитком. Бокал оборачивают в бумажную салфетку, чтобы при его запотевании от холодных напитков влага не попадала на руки.

Наполнив тарелку, гости, давая возможность подойти к столу другим участникам приема, отходят от стола и располагаются на стульях, диванах, в креслах. Хозяева, проводя подготовку к обеду, обращают внимание на то, чтобы все гости, отойдя от стола, имели возможность сесть либо в зале, где находится стол, либо в другой комнате.

Устроители приема подготавливают несколько небольших столиков, на которые гости могут поставить тарелку или бокал с напитком. Если позволяют размеры помещения, то в зале, где находится стол с угощениями, ставят несколько столов, за каждым из которых могут одновременно разместиться 4–5 человек. Эти столики украшаются цветами, а также сервируются столовыми приборами. Женщины, приглашенные на «буфетный обед», как правило, сами подходят к столу и берут себе то, что им нравится. Однако предупредительный мужчина может поинтересоваться, что принести его спутнице, и выполняет ее пожелание.

В настоящее время большое распространение получили приемы типа «коктейль» («фуршет»).

ПРИЕМЫ ТИПА «КОКТЕЙЛЬ» до некоторой степени напоминают «буфетный обед» с той разницей, что число приглашенных на «фуршет» больше, угощение скромнее и гости проводят все время, отведенное для приема, стоя. Продолжительность такого приема составляет не более двух часов. Эти приемы устраиваются, как правило, в промежуток времени от 17.00 до 20.00 часов.

В зависимости от числа приглашенных подготавливаются один или несколько столов, на которых выставляются холодные закуски, красиво оформленные маленькие бутерброды, кондитерские изделия, фрукты. Иногда подаются и горячие закуски. На столы ставятся тарелки, кладутся ножи и вилки. Спиртные и прохладительные напитки, разлитые по бокалам, разносят гостям официанты. За одним из столов может быть организован буфет-бар, где официанты разливают напитки для желающих.

«Коктейли» проходят в менее формальной и более непринужденной атмосфере, чем вышеописанные приемы. На «коктейлях» гости переходят от одной группы к другой, имеют возможность познакомиться со многими новыми людьми, побеседовать с ними.

На «коктейль» можно прийти и уйти в любой час в пределах указанного времени, т. е. необязательно приходить к началу приема, так же как нет необходимости присутствовать на нем до его окончания. Однако это не относится к лицу или группе лиц, в честь которых устраивается данный прием. Они, как правило, приходят к началу приема и находятся на нем до окончания.

Тот, кто присутствует на «коктейле» в течение всего времени его проведения, тем самым выражает свое особо дружеское отношение к хозяину приема, а также к тому лицу, в честь которого устраивается данный прием. Если кто-то хочет продемонстрировать холодность или натянутость отношений, существующие между ним и устроителями приема, он проводит здесь не более 10–15 минут.

Если на «коктейль» приглашаются сотрудники одного учреждения или организации и они приходят не вместе, то принято, чтобы первыми приходили младшие по занимаемой должности.

Как бы вам ни понравилось на приеме, как бы вы ни были увлечены беседой, не следует задерживаться на нем дольше времени, указанного в приглашении, так как это может быть обременительно для хозяев и нарушить их дальнейшие планы.

Всем гостям, присутствовавшим на приеме, следует, если они не посылают письма с выражением благодарности, оставить в течение недели свою визитную карточку в доме хозяйки с аббревиатурой «p.r.» (лично или по почте).

Обмен сувенирами — очень хорошая традиция. Удобный повод для их вручения — расставание. К выбору сувениров надо относиться внимательно. Нужно постараться вложить в него выдумку, изобретательность, остроумие, доброту — словом, все, на что вы способны. Было бы очень неплохо, если бы сувениры отражали или род занятий, специфику вашей фирмы, или место, где расположена фирма.

 

Дело не в цене подарка — в намерениях, с которыми вы вручаете, в искренности ваших чувств.

 

Порой случается, что сделан дорогой подарок, но не к месту. Он может оскорбить национальное достоинство хозяев. На официальных встречах подарки должны иметь оттенок личного отношения, внимания. Если вы идете к людям, уже знакомым вам, подумайте, что им будет приятно получить. Даже если средства позволяют, не принято дарить слишком дорогие вещи, чтобы не поставить ваших партнеров в неловкое положение. Выбор подарков зависит во многом от характера ваших отношений с теми, кому вы их собираетесь преподнести.

Так, руководителям организации, которая вас встречает, можно подарить какую-нибудь небольшую скульптуру, гравюру, памятную медаль — все, что связано со страной. Гидам, с которыми вы подружились, — компакт-диски, видеокассеты, книги, художественные альбомы. Личные вещи — галстуки, рубашки, духи — можно дарить лишь самым близким друзьям.

 

Важно уметь не только дарить, но и принимать подарок. Многие люди почему-то считают неловким выразить радость, получив подарок. Не разворачивая, они относят его в дальний угол. Это, конечно, признак неуважения к людям, которые думали о вас, выбирая подарок. Куда лучше в таком случае поблагодарить, развернув пакет, посмотреть, что в нем, и поблагодарить еще раз. Все подарки, независимо от их материальной ценности, следует принимать с одинаковым вниманием.

 

Глава 5

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЭТИКЕТ

 

Требования национального этикета

 

Хотя в последнее время наблюдается значительное сближение правил этикета, принятых в разных странах, в направлении европейских правил хорошего тона, что особенно заметно в деловой практике, тем не менее национальный колорит в поведении людей постоянно присутствует. Не случайно иностранцы говорят, что на улицах Европы представителя восточных славян можно определить, даже если он не произнес ни слова: по его манере одеваться, поведению.

Национально-психологические особенности каждого народа наложили свой отпечаток на требования этикета. То, что принято в одной стране, может вызвать недоумение в другой; то, что считается приличным у одних народов, оказывается недопустимым у других.

Как правило, иностранец, находясь в другом государстве, старается выполнять правила вежливости, принятые в этой стране. Но для этого нужно знать данные правила. Поэтому, собираясь в заграничную командировку или туристическую поездку, не поленитесь посмотреть литературу или побеседовать с теми, кто уже знаком с нравами и обычаями народов той страны, где вы хотите побывать.

Ошибочно полагать, что пребывание в стране в качестве иностранного гостя позволит вам избежать наказания за нарушение местных законов, обычаев и традиций либо получить какой-то особый статус.

Подобная ошибка нередко основывается на существовавшем в нашем обществе представлении об иностранцах как выходцах из другого мира, что в какой-то степени соответствовало действительности из-за фактической изолированности бывших советских людей от общения с гражданами других государств. И сейчас мы невольно ожидаем подобного отношения к себе в качестве иностранного гостя, что чаще всего оказывается, мягко говоря, заблуждением.

Не забудьте и о том, что основные правила вежливости, тактичности, корректности поведения, как бы они ни различались в частностях, едины и общеобязательны. Генеральное Европейское управление по туризму разработало даже специальный свод правил путешественников, суть которых сводится к следующему:

 

1. Не забывайте, что в своей стране вы — всего лишь обыкновенный гражданин среди миллионов своих сограждан, в то время как за границей вы «испанец» или «француз». От ваших поступков зависит мнение о вашей стране.

2. Если вам покажется ненароком, что за границей все хуже, чем на родине, оставайтесь дома. А если вам покажется, что все лучше, не возвращайтесь на родину, у вас ее нет.

3. За границей не шумите, ведите себя спокойно.

4. Не привлекайте внимания своей одеждой. Одеваться надо скромно, согласно общепринятым стандартам.

5. Петь можно лишь тогда, когда вас об этом просят.

6. Не старайтесь отличаться там, где заведомо известно, что проиграете. А выиграв, не слишком бурно выражайте свою радость.

7. Помните о том, что красочные выражения вашего языка не всегда в прямом переводе совпадают с иностранными.

8. Старайтесь разобраться в том, что вам не знакомо, что видите впервые.

9. Не пытайтесь поучать, лучше учитесь сами.

 

Авторы справочника «Туристам, бизнесменам, частным лицам, выезжающим за границу» советуют помнить, что с момента пересечения границы того или иного государства вы попадаете под действие его гражданских и уголовных законов.

Привычный для вас стиль поведения, одежды или какие-то высказывания могут быть восприняты как неуважительные, нарушающие законы и порядки страны или как оскорбляющие религиозные или национальные чувства окружающих вас людей.

Например, фотографирование в некоторых странах запрещено или нежелательно. Избегайте присутствия, даже в качестве наблюдателя, в местах проведения манифестаций, скопления людей, участвующих в волнениях или беспорядках. Часто в таких случаях события могут развиваться быстро и непредсказуемо и повлечь за собой опасные для вас последствия.

По прибытии за границу следует ознакомиться с местными порядками и правилами торговли, проезда в общественном транспорте и строго их придерживаться. Сохраняйте чеки купленных вами товаров до окончательного выезда за пределы страны пребывания.

Если вы обвиняетесь в нарушении гражданского кодекса (долги, разрыв контракта, уклонение от квартирной платы и т. п.), вам может грозить тюремное заключение или вам будет отказано в праве покинуть страну до урегулирования вопроса. Особенно внимательными должны быть лица, осуществляющие деловые операции за рубежом. Во многих странах обвиняемый признается виновным уже в силу того, что не может предоставить доказательства своей невиновности, а это зачастую влечет за собой пребывание в тюрьме на протяжении периода сбора доказательств.

В любом случае задержания вас полицией постарайтесь связаться с вашим консульством в той стране, где вы пребываете, и поставьте работников консульства в известность о происшедшем.

Важно знать, хотя бы в общих чертах, о правовом положении иностранца в стране, куда вы намерены совершить поездку. В большинстве стран правила, определяющие порядок временного пребывания иностранцев, не предусматривают право на работу (даже временную) в данной стране. Нарушение иностранцами режима регистрации, передвижения по стране, а также правил устройства на работу влечет за собой серьезные последствия, вплоть до высылки.