Создание форм для ввода данных

В СРЕДЕ MS ACCESS

 

Созданные средствами MS ACCESS таблицы представляют для пользователя определенные неудобства в работе: ввод данных в таблицу строго регламентирован средствами системы (а это не всегда удобно для пользователя); таблицы не позволяют разместить дополнительную информацию по базе данных (комментарии, надписи, рисунки и т.п.); в таблицах невозможно разместить управляющие элементы системы, кнопки вызова тех или иных процедур обработки событий (например, «Печать», «Сохранить», «Выход» и т. д.).

Для облегчения работы конечного пользователя разработчиками MS ACCESS предлагается возможность создания для баз данных различных форм ввода информации в БД. Под формой понимают оформленный определенным образом интерфейс для работы с базой данных.

Автоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые мы формировали вручную, формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации. Полностью автоматическими являются средства, называемые автоформами. Существует три вида автоформ: «столбец», ленточные и табличные.

Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи – она удобна для ввода и редактирования данных. Ленточная автоформа отображает одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой Создать. В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу (или запрос), на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, то есть к вводу или отображению данных.

Обратите внимание на то, что автоформа основывается только на одном объекте. Иные средства создания форм позволяют закладывать в основу структуры формы поля нескольких таблиц или запросов. Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой формой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм.

Структура формы. Форма имеет три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечания. Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши. Это позволяет изменять размеры разделов так, как требуется.

Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение. Их содержимое напрямую не связано с таблицей или запросом, на котором основана форма. Раздел данных имеет содержательное значение. В нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод. Разработчик формы может разместить здесь дополнительные элементы управления для автоматизации ввода данных (переключатели, флажки, списки и т.п., типичные для приложений Windows).

Дизайн формы. В то время как таблицы базы данных глубоко скрыты от посторонних глаз, формы базы данных – это средства, с помощью которых с ней общаются пользователи. Поэтому к формам предъявляются повышенные требования по дизайну.

В первую очередь все элементы управления форм должны быть аккуратно выровнены. Это обеспечивается командой Формат > Выровнять. Если нужно равномерно распределить элементы управления по полю формы, используют средства меню Формат > Интервал по горизонтали или Формат > Интервал по вертикали.

Ручное изменение размеров и положения элементов управления тоже возможно, но редко приводит к качественным результатам. При работе вручную используют перетаскивание маркеров, которые видны вокруг элемента управления в тот момент, когда он выделен. Особый статус имеет маркер левого верхнего угла. Обычно элементы управления перетаскиваются вместе с присоединенными к ним надписями. Перетаскивание с помощью этого маркера позволяет оторвать присоединенную надпись от элемента.

Существенную помощь при разработке дизайна формы оказывает вспомогательная сетка. Ее отображение включают командой Вид > Сетка. Автоматическую привязку элементов к узлам сетки включают командой Формат > Привязать к сетке.

Управление последовательностью перехода. Пользователь, для которого собственно и разрабатывается форма, ожидает, что ввод данных в нее должен происходить по элементам управления слева направо и сверху вниз. Однако при проектировании сложных форм, когда в процессе дизайна элементы управления многократно перемещаются с места на место, очень легко перепутать их последовательность и создать неудобный порядок ввода данных.

Физически последовательность перехода – это порядок перехода к следующему полю по окончании работы с предыдущим. Она легко проверяется с помощью клавиши TAB. Если при последовательных нажатиях этой клавиши фокус ввода «мечется» по всей форме, значит последовательность перехода нерациональна и ее надо править.

Для управления последовательностью перехода служит диалоговое окно Последовательность перехода. В нем представлен список элементов управления формы. Порядок элементов в списке соответствует текущему порядку перехода. Его изменение выполняется перетаскиванием в два приема:

· щелчком на кнопке маркера слева от названия выделяется элемент управления (кнопка мыши отпускается);

· после повторного щелчка с перетаскиванием элемент перемещается на новое место.

Закончив разработку макета, форму следует закрыть и сохранить под заданным именем. После открытия в окне База данных, с формой можно работать: просматривать или редактировать данные из базовой таблицы. Проверку последовательности перехода выполняют клавишей TAB.

Элементы управления формы. Элементы управления, которыми может пользоваться разработчик, представлены на Панели элементов. Ее открывают щелчком на соответствующей кнопке панели инструментов Microsoft Access или командой Вид > Панель элементов.

Выбор элемента управления выполняется одним щелчком на его значке в Панели элементов, после чего следующим щелчком в поле формы отмечается место, куда он должен быть вставлен. Вместе с элементом в поле формы вставляется его присоединенная надпись. По умолчанию эта надпись стандартная, например для переключателей – Переключатель 1, Переключатель 2 и т. д. Редактированием свойства элемента управления (доступ к свойствам открывается через контекстное меню) можно дать элементу управления более содержательную подпись.

Основными элементами оформления формы являются текстовые надписи и рисунки. Для создания в форме текстовых надписей служат два элемента управления – Надпись и Поле. В качестве надписи можно задать произвольный текст. Элемент Поле отличается тем, что в нем отображается содержимое одного из полей таблицы, на которой основана форма, то есть при переходе от записи к записи текст может меняться.

Для создания графических элементов оформления служат элементы управления Рисунок, Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта. Рисунок выбирается из графического файла и вставляется в форму. Элемент Свободная рамка объекта отличается тем, что это не обязательно рисунок – может быть любой другой объект OLE, например мультимедийный. Элемент Присоединенная рамка объекта тоже в какой-то степени может служить для оформления формы, но его содержимое берется не из назначенного файла, а непосредственно из таблицы базы данных (если она имеет поле объекта OLE). Естественно, что при переходе между записями содержимое этого элемента будет меняться.

Создание формы для базы данных возможно двумя способами:

1) в режиме «Мастера», облегчающего неопытному пользователю построение формы, но по шаблону, предлагаемому разработчиками системы;

2) в режиме «Конструктора», обладающего большей гибкостью, но требующего от разработчика определенного навыка и опыта работы с системой.

Создание формы с помощью «Мастера форм». Автоматизированные средства предоставляет Мастер форм – специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастер форм можно запустить из окна База данных щелчком на значке Создание формы с помощью мастера на панели формы.

На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы и поля, которые войдут в будущую форму. На втором этапе – внешний вид формы. На третьем этапе – стиль оформления формы. На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем. Здесь же можно включить переключатель Изменить макет формы, который открывает только что созданную форму в режиме Конструктора. Этим удобно воспользоваться в учебных целях, чтобы рассмотреть структуру формы на готовом примере.

Рассмотрим создание формы в режиме Мастера форм. Вызов этого режима производится выбором позиции меню Формы базы данных, затем переходом в позицию «Создание формы при помощи мастера», или нажатием на соответствующую кнопку панели инструментов (рис. 3). После вызова Мастера форм разработчику предлагается выбор доступной таблицы или запроса в соответствующем окне. При выборе объекта появляются окна, в одном из которых показаны доступные для работы поля таблицы или запроса, а в другом – выбранные для формы поля. Кнопка «>» переносит в окно выбранных полей то поле, на котором в данный момент находится курсор, а кнопка «>>» позволяет выбрать все доступные поля. Кнопки «<» и «<<» соответственно отменят выбор.

Нажатие кнопки «Далее» приводит к раскрытию окна с запросом вида формы. Установка соответствующего переключателя позволяет выбрать следующие основные виды форм; ленточный, в один столбец, табличный, выровненный. Внешний вид выбранной формы отображается в окне, справа от переключателей. Дальнейшее продвижение в Мастере форм приводит к запросу внешнего вида формы. Список пользовательских видов в форме представлен соответствующим меню, а их образцы отображаются справа от меню. Следующим шагом является ввод имени формы, а также установка переключателя по дальнейшим действиям: открыть форму для просмотра и изменения данных или изменить макет формы. Установка соответствующего флажка позволяет выводить справку по форме. Кнопка «Готово» завершает ввод формы.

Запуск формы осуществляется простым щелчком мыши по выбранной форме или нажатием клавиши «Enter».

Создание формы в режиме «Конструктора». Вызов этого режима осуществляется выбором соответствующей опции меню. При запуске конструктора разработчику предоставляется чистый лист, в который он может вводить различные объекты, необходимые для создания формы (рис. 4). Объекты вводятся из панели (на рис. 4 расположена слева). В качестве объектов могут быть использованы:

· Надпись – любая надпись, любым шрифтом из набора установленного в операционной системе. Свойства шрифта аналогичны свойствам в любом приложении Windows. Имеется также возможность отформатировать текст в рамке, изменить цвет рамки, тип линии рамки.

Размеры любого объекта, внедряемого в форму, могут быть изменены. Для чего необходимо установить указатель мыши на квадрат выделенной рамки и переместить его соответственно в сторону уменьшения или увеличения.

· Поле – вставка поля из таблицы базы данных. Вставляемое поле имеет адрес: [Имя-таблицы_БД]! [Имя_поля]. При вводе поля возможна также проверка его на соответствие определенным условиям. Название поля представляет собой обычный текст, работа с которым производится так же, как и с объектом типа «текст», а само поле имеет свойства, определяемые разработчиком. Для того чтобы вызвать свойства объекта необходимо вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать позицию – «Свойства». Эта позиция имеет следующие вкладки: «Макет», «Данные», «События», «Другие», «Все».

Вкладка «Макет» позволяет установить формат поля, число десятичных знаков (если того требует формат), разрешить вывод на экран этого поля, установить атрибуты вывода и расположение поля, установить цвет отображения.

Вкладка «Данные» позволяет выбрать требуемое поле из таблицы или запроса: назначить маску ввода из встроенных шаблонов или созданных разработчиком; назначить значение, присваиваемое этому полю по умолчанию при вводе нового; назначить условие проверки значения этого поля; назначить сообщение, выводимое в случае ошибки при вводе значений в это поле; определить доступ и блокировку этого поля; определить применение автофильтра для отбора значений для просмотра или редактирования.

Вкладка «События» – обработка перечисленных в этой вкладке событий. Под событиями понимают вызов различных макросов и программ как входящих в стандартную поставку, так и разрабатываемых специально под определенную базу данных. Все возможные события перечислены в этой вкладке.

Вкладка «Другие» позволет настроить следующие свойства поля: имя поля (по умолчанию – Поле_0); текст строки состояния – текст, отображаемый в строке состояния, выводимой в нижней части экрана, переход в соответствующую позицию при нажатии определенной клавиши; контекстное меню – вызывает меню макроса при щелчке правой кнопки мыши, вызываемый макрос предварительно должен быть описан; всплывающая справка – выводится при установке курсора на текущее поле; идентификатор справки – вывод справки по полю (по умолчанию ‑ 0; дополнительные сведения по полю можно ввести в соответствующий графе.

Назначение вкладки «Все» ясно из ее названия.

Группа переключателей – позволяет вставить группу переключателей. В качестве группы могут быть использованы переключатели, флажки, выключатели. Каждой позиции присваивается имя, а затем, значение по умолчанию в порядке возрастания. При выборе соответствующей позиции запускается назначенный для нее макрос. Группе переключателей необходимо присвоить имя (по умолчанию – «ГруппаN»).

Переключатель– вставляет в форму объект «переключатель».

Флажок – вставляет в форму объект «флажок».

Полесосписком – позволяет вставить в форму раскрывающийся список из таблицы или запроса. Использование этого объекта предпочтительнее, чем объекта «Поле». Свойства его аналогичны свойствам «Поле», за исключением выбора источника строк.

Список – позволяет выбирать значения поля из заранее определенного списка и присваивать их некоторой переменной.

Кнопка – вставляет объект типа «Кнопка» (назначение и использование этого объекта будет рассмотрено в последующих лабораторных работах).

Рисунок – вставка рисунка в форму.

Свободная рамка объекта, присоединенная рамка объекта – позволяют работать с OLE объектами Windows.

Разрывстраницы – вставка разрыва страницы в форму, т.е. форма может быть на нескольких страницах.

Вкладкавставляет в форму объект «Вкладка», на которой могут располагаться любые другие объекты. Часто используется в том случае, если все поля записи не входят в экран формы. Некоторые объекты формы могут повторяться на вкладках, то есть будут общими.

Подчиненная форма «Отчет» – вставляет в форму другую форму или отчет.

Прямая, прямоугольник – позволяет вставить в форму соответствующие графические объекты.

Большинство операций с объектами формы производится в режиме «Мастера», что значительно облегчает выполнение работы.

Следует отметить, что режим «Конструктора» редко используется по прямому назначению. Как правило, его применяют для редактирования уже созданной формы. Пример созданной и отредактированной формы приведен на рис.5.

Порядок выполнения работы

1. В режиме «Мастера» создать формы: «в один столбец» и «табличную».

2. Отредактировать форму, создав в ней объекты «Вкладка».

3. Разместить в форме объекты типа «поле со списком».

4. В «поле со списком» назначить текст строки состояния и текст подсказки, а также выбрать событие, назначаемое при переходе на следующее поле (например, часы).

5. Ввести объекты «Кнопка» со следующими именами: «Печать», «Сохранить», «Выход», а также с другими именами, которые требует созданная база данных.

Контрольные вопросы

1. Что понимают под формой в MS ACCESS?
2. Как вызвать мастера по созданию формы?
3. Для чего используется режим конструктора формы?

4. Какие из объектов формы позволяют работать с полями записи БД?

5. Как создать «всплывающую подсказку» и «строку состояния» объекта формы?

1. Что представляют события формы?
2. Как работать с объектом «Вкладка формы»?
3. Как вставить графические объекты в форму?

 

Лабораторная работа № 3