Порядок проведення інвентаризації ТМЦ.

Інвентаризація ТМЦ має принципові відміннсоті, які стосуються передовсім самого процесу проведення інвентаризації та виведення її результату. На вимогу інвентаризаційної комісії МВО складає звіт на момент інвентаризації і дає розписку, що всі ТМЦ, які перебувають у її віденні, оприбутко­вано повністю або на належних підставах списано на видатки.

Голова інвентаризаційної комісії візуально перевіряє звіт, під­писує кожний документ і ставить дату. Таку процедуру необхідно виконати для запобігання можливій заміні первинних документів та необгрунтованим претензіям з боку МВО щодо оприбутковування та списання ТМЦ. Після цього звіт передається в бухгалтерію для перевірки, а інвентаризаційна комісія приступає до роботи.

Процес інвентаризації ТМЦ супрово­джується перевіркою їх фактичної наявності. При цьому цінно­сті переважуються, обмірюються, перелічуються в порядку їх роз­міщення в даному приміщенні (неприпустимим є безладний перехід комісії від одного виду цінностей до іншого). У разі, коли ТМЦ, що підлягають інвентаризації, зберігаються в різних ізольованих при­міщеннях, інвентаризація проводиться послідовно в усіх місцях зберігання. Після перевірки комісія опечатує приміщення і тільки тоді переходить до наступного складу чи комори.

Фактичну наявність ТМЦ інвентаризаційна комісія фіксує в інвентаризаційних описах. На неякісні й зіпсовані ТМЦ та цінно­сті, що перебувають на відповідальному зберіганні або передані на комісію для реалізації чи відправлені на переробку, інвентари­заційні описи складаються окремо.

Інвентаризаційні описи заповнюються інвентаризаційною комі­сією (у 2 примірниках) і МВО. Після заповнення кожної сторінки інвентаризаційна комісія і МВО окремо підбивають кількість нату­ральних одиниць (без огляду на те, що вони різні – штуки, кіло­грами, літри, тонни, метри), записують їх словами і засвідчують своїми підписами. У результаті на кожній закінченій сторін­ці інвентаризаційного опису має бути словами записано: номер сторінки, з якого порядкового номера вона починається і яким за­кінчується; кількість натуральних одиниць.

Наприклад, «сторінка п'ята: розпочато порядковим номером сто двадцять один і закін­чено порядковим номером сто п'ятдесят; кількість натуральних одиниць – дві тисячі сімсот тридцять дев'ять; підписи (членів ін­вентаризаційної комісії, МВО)».

Та­кий порядок зберігається до кінця інвентаризації, після чого підби­вають загальну кількість натуральних одиниць і закривають інвентаризаційний опис. Від МВО беруть підписку із зобов'язанням зберегти перелічені в опису цінності.

Під час проведення інвентаризації інколи виникають ситуації, коли треба терміново прийняти або відпустити ТМЦ. Такі операції здійснюються за обов'язкової участі інвентаризаційної комісії. Досвід свідчить, що найраціональніше ТМЦ, які щойно надійшли, в інвентаризаційний опис не включати, а голові інвентаризаційної комісії на документі постачальника зробити помітку: «ТМЦ надійшли під час інвентаризації, до ін­вентаризаційного опису їх не включено». Відпущені ТМЦ нав­паки – треба включати в інвентаризаційний опис. На видаткових документах голова комісії має написати, що відпущені цінності включено в інвентаризаційний опис під відпо­відними порядковими номерами.

Прибуткові й видаткові докумен­ти МВО включає у свій звіт після ін­вентаризації і передає в бухгалтерію в установленому порядку.

Основні й додаткові інвентаризаційні описи, що надійшли в бухгалтерію, використовуються для виведення результату інвен­таризації. Спочатку обраховується попередній результат, для чо­го в інвентаризаційному описі поряд із даними про фактичну на­явність ТМЦ працівники бухгалтерії або обчислювального цент­ру проставляють кількісні та вартісні показники цінностей за да­ними БО, обчислюють результат, який збіга­ється (не збігається) з обліковими даними. Усі позиції, де виникли розбіжності у вигляді недостач, над­лишків і сумарних різниць, переносяться в порівняльну відо­мість, що в ній обраховується кінцевий результат інвентаризації. У цьому обрахунку бере участь інвентаризаційна комісія, яка свої пропозиції щодо виявлених недостач, надлишків чи сумарних різниць фіксує в протоколі. Взаємозалік недостач і надлишків можливий тільки як виня­ток у межах однієї товарної групи і однойменних ТМЦ за умови, що надлишки й недостачі ви­никли за той самий період і в тієї самої МВО. Непокриті недостачі й сумарні різниці відносять на винних осіб. Коли таких нема, то сумарні різниці розглядаються як недостача цінностей понад норми природної втрати і списую­ться за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні під­приємства. Причини виникнення сумарних різниць ретельно з'ясо­вуються, уточнюються інвентаризаційною комісією та пояснюю­ться в протоколі.

Протокол інвентаризаційної комісії керівник підприємства має розглянути й затвердити в 5-денний строк. Результати інвентаризації відображаються в БО підприємства в тому місяці, в якому було закінчено інвен­таризацію, але не пізніше грудня звітного року. При цьому лиш­ки ТМЦ та сумарні різниці понад недостачу цінностей відносять на збільшення прибутків.