Організація обліку виконання бюджету.

Затверджений кошторис є безпосереднім засобом контролю. Положення Бюджетного кодексу передбачають, що суми видатків не перевищуватимуть обсягів затвердженого бюджету і не спричинятимуть значних відхилень від його затвердженої структури протягом року. Це юридичний вимір бюджетного контролю, порушення якого тягне за собою відповідальність згідно із положеннями Кодексу (Глава 18). Місцевим фінансовим керівникам потрібні інструменти для моніторингу виконання бюджету, які б слугували широким правовим цілям збалансування та контролю, але в той же час надавали їм інформацію, необхідну для прийняття правильних фіскальних рішень. Фінансовому управлінню потрібна інформація для: планування обсягів видатків, вжиття коригувальних заходів, таких як перегляд робочих планів, зменшення обсягу завдань з надання послуг або скорочення видатків, які не є необхідними для забезпечення найважливіших послуг. Це управлінський вимір бюджетування. Є багато випадків, коли тиск часових рамок, спричинений реаліями виконання бюджету, призводить до конфлікту між правовим і управлінським вимірами.

Уточнений базовий план видатків

Одним з методів уникнення конфлікту і надання керівникам необхідної інформації є уточнений базовий план видатків. Цей план надає фіскальним менеджерам схеми попереднього використання бюджетних коштів в особливих умовах бюджету поточного року, які можуть скластися після затвердження бюджету та кошторису. За умови включення інформації про доходи він може також застосовуватися і для планування доходів.

Звіт про фактичні видатки порівняно з квартальним планом

Далі, як елемент своєї моніторингової функції, бюджетне управління здійснює моніторинг квартальних обсягів видатків порівняно з річним планом, щоб передбачити проблеми майбутніх кварталів.

Місячний бюджетний звіт

Далі, учасники розглядають метод бюджетної звітності, який включає нездійснені видатки та заборгованість. Це важливо, оскільки при цьому фіксуються і стають відомими неоплачені замовлення та угоди, які вимагатимуть платежів. Оскільки ця заборгованість виникає протягом усього року, вона не запланована на початку і може призвести або до боргу, або до дефіциту. Система облікуне фіксує цієї заборгованості – дебет вноситься лише коли змінюється власник грошей. Змішані системинарахувань, зобов‘язань або заборгованості,навпаки, включають заборгованість для кращого управління бюджетом.

Аналіз відхилень

Протягом фіскального року бюджетне управління здійснює моніторинг відхилень фактичних видатків від запланованих у бюджеті. Різниця може бути спричинена поєднанням: (а) секвестрування, (б) трансфертів між статтями й програмами, (в) недостатністю надходжень/збільшенням видатків, які часто призводять до заборгованості. Для повної картини управління також здійснює моніторинг відхилень за минулий рік (рік до року) і квартальних відхилень.

Управлінський облік або облік витрат

Системи обліку витрат перетворюють видатки на платежі для (1) встановлення точних сум платежів за платні послуги, (2) оцінки рішень щодо укладення угод на надання конкретних послуг, (3) обґрунтування бюджетів з точки зору вартості за одиницю при оцінці наданих послуг (запити на основі результатів діяльності) та (4) визначення графіка роботи. Системи обліку витрат поділяють організації на центри витрат і центри відповідальності з метою розподілення витрат і фіксування управлінської відповідальності за результати. Наприклад, оскільки центр витрат, як правило, надає вимірювані результати, всі види діяльності із забезпечення підходять для обліку витрат. Центри витрат можуть мати форму спеціальних фондів, таких як кошти внутрішніх послуг (наприклад, для забезпечення обробки даних), для яких обраховуються доходи й видатки.

Види витрат: прямі й непрямі

Є два види витрат у плані виконання бюджету: прямі й непрямі. Прямі витрати включають роботу, матеріали та обладнання, які змінюються залежно від виду роботи. Непрямі, або накладні, витрати, такі як офісна підтримка, телефонний зв‘язок, відрядження, час керівника управління та додаткові виплати, не змінюються напряму, залежно від роботи. Ці витрати накопичуються і розподіляються пропорційно на рівні управління.

Відношення витрат і обсягів

Існує чотири основні відношення, які утворюються між рівнем витрат і обсягом послуг: постійні, напівпостійні, змінні та напівзмінні. Постійні витрати не змінюються залежно від роботи, що виконується, як наприклад, оренда, комунальні послуги, борги та послуги за контрактом. Напівпостійні, або перехідні, витрати зростають у певних інтервалах, скажімо, зарплата керівникам до прийняття на роботу нового керівника. Змінні витрати залежать від змін обсягів роботи, таких як постачання, робоча сила та обладнання. Напівзмінні витрати включають як постійні, так і змінні витрати, як наприклад, обслуговування. Витрати на комунальні послуги також є напівзмінними, оскільки місто часто сплачує місячні платежі за послуги плюс приріст за використання.

Як правило, керівники мають відповідати за змінні витрати. Проте вище керівництво має відслідковувати постійні витрати у відповідності з обсягом роботи і отриманими результатами. Отже, інформація щодо обліку витрат створює основу для оцінки результативності послуг та програм. Зрештою, місцева рада має виділяти кошти на основі результативності бюджету, коли результативність виражається в термінах обліку витрат. Це передбачає додаткове фінансування для ефективної та результативної діяльності. Нерідко керівники бувають розчаровані, коли бачать урізання та додачі в будь-яких випадках, в жодний спосіб не пов‘язані з результатами діяльності. Таким зв‘язком можуть виступати системи обліку витрат. Проте, як зазначалося, системи обліку витрат коштують дорого. Тому багато органів влади починають розробляти системи бюджету на основі результатів діяльності.

Аналіз витрат часто здійснюється з періодичним залученням консультантів з бухгалтерських фірм або внутрішніх підрозділів з використанням більш неформальних методів, які ґрунтуються на існуючих бюджетних та бухгалтерських даних. Методи “калькуляційних відомостей” передбачають огляд операцій за такими документами, як: контракти, закупівельні відомості, рахунки та платіжні відомості.

Моніторинг і оцінка

Як уже зазначалося, важливу роль для бюджетного управління має моніторинг і оцінка. Це стосується як фіскальних, так і фізичних показників діяльності. Для міського голови, ради і відповідних управлінь важливо встановлювати цілі послуг (наприклад, вивіз сміття) і здійснювати моніторинг досягнення цієї мети. Моніторинг може мати форму: звітів про етапи виконання, опитувань або отриманих скарг. Це внутрішня перевірка фактичних результатів здійснення видатків – чи правильно розміщено кошти з метою досягнення найвищого рівня послуг, чи вони просто надані для виплати зарплати.