Порядок хранения первичных документов

Сроки хранения бух.и налоговых документов определяются «Перечнем типовых управленческих док-тов, образующихся в деят-ти орг-ций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 06.10.2000 г.

Основные правила хранения док-тов в соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. изм. и доп. от 30.06.2003 г.)

После того как первич. док-ты отражены в учет.регистрах, необходимо организовать их хранение.

При ведении учета в бух.книгах первич. док-ты подшив-тся в одной папке по порядку их хронологич. записи в учет. реестре. В правом верхнем углу проставляется номер документа по Книге. На папке указывается год, к которому относятся док-ты, номера док-тов (с№....по№...включительно), их кол-во и другие справочные сведения.

При автоматизированной форме БУ первичные документы, относящиеся к разным ведомостям – машинограммам, группируются и подшиваются в отдельные папки. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Хранятся док-ты в спец. помещениях или закрыв.шкафах (текущих архивах).

Док-ты постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. В папках док-ты должны быть переплетены.

По истечении срока хранения документы сдаются в местный государственный городской (районный) архив или уничтожаются в установленном порядке.

При передаче документов в архив составляется справка. При уничтожении документов составляется специальный акт на уничтожение.

В соответствии со ст. 17 Закона РФ №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первич. учет.док-ты, регистры БУ и бух. отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Исчисление срока хранения док-тов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Рабочий план счетов БУ, др. док-ты учет.пол-ки, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться орг-цией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бух. отчетности в последний раз.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам организации. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 – В (лет), где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

 

Наименование документа	Срок хранения
1. Бух.и налоговые отчеты и балансы с пояснительными записками: - годовые - квартальные	Постоянно 5 лет
2. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения к ним	Постоянно
3. Протоколы по утверждению балансов: - годовых - квартальных	Постоянно 5 лет
4. Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей	5 лет
5. Лицевые счета: - рабочих и служащих - получателей пенсий и пособий	75 лет 5 лет
6. Расчетно-платежные ведомости	5 лет (при отсутствии лицевых счетов – 75 лет)
7. Инвентарные карточки и книги учета основных средств	5 лет после ликвидации
8. Доверенности на получение денежных средств	5 лет
9. Гарантийные письма	5 лет
10. Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера)	5 лет
11. Кассовая книга, оборотно-сальдовые ведомости	5 лет
12. Книги учета депонированной зарплаты, журналы регистрации исполнительных листов	5 лет
13. Журналы регистрации кассовых ордеров, платежных поручений	5 лет
14. Сведения об учете задолженности по заработной плате, по удержаниям из заработной платы, о выплате отпускных пособий	5 лет
15. Документы по инвентаризации	5 лет
16. Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетрудоспособности	До минования надобности (но не менее 5 лет)
17. Исполнительные листы	-||-
18. Справки на оплату учебных отпусков и льгот по налогам	-||-
19. Документы по дебиторской задолженности, по недостачам, хищениям, растратам	-||-
20. Ауты о переоценке основных средств и расчеты по начислению износа	Постоянно
21.Паспорта сооружений	5 лет после их списания
22. Документы о проведении ревизий	5 лет
23. Акты ревизионных проверок	5 лет
24. Переписка о финансово-экономической деятельности	5 лет
25. Акты проверок правильности взимания налогов	5 лет
26. Договоры, соглашения (хозяйственные, трудовые)	5 лет по истечении срока действия договора, соглашения при условии завершения ревизий
27. Договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения
28. Образцы подписей материально-ответственных лиц	До минования надобности

 

32. Ответ-сть за нарушения правил оформления первичных док-тов

Неверно оформленные документы не позволят организации правильно определить налогооблагаемую базу.

Если не оформлен необходимый первичный документ и это обнаружилось во время налоговой проверки, организация может быть оштрафована. Виды налоговых правонарушений, связанных в том числе и с неправильным оформлением или отсутствием первичной документации.

Статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета» классифицирует это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения». Размер штрафа за такое нарушение – 5 000 рублей.

Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 15 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 10 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты. Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения. В результате с организации взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Инспекция может также предъявить штраф по статье 122 Налогового кодекса «Неуплата или неполная уплата сумм налога» в результате занижения налогооблагаемой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействий), которая предусматривает штраф в размере 20 % от неуплаченной суммы.

Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налогооблагаемой базы, иного неправильного исчисления налога, подлежащего уплате в связи с перемещением товаров через таможенную границу РФ, или другие неправомерные действия, совершенные умышленно, наказываются штрафом в размере 40 % от неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ).

Кроме того, налоговые органы не вправе предъявлять требования об уплате штрафов за одно и то же правонарушение одновременно по статьям 120 и 122 НК РФ. Это противоречит Конституции РФ (п. 1 ст. 50) и Налоговому кодексу РФ (п. 2 ст. 108).