Документация, учетные регистры

Документация- это основной способ бух. Наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля.

Документ представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хоз. Операции или право на ее совершение.

Документация служит основанием для последующих бух. Записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению,должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хоз.операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. Первичные учетные док-ты должны содержать след. Обязательные реквизиты:наименование док-та,код формы,наименование организации,от имени кот. Составлен документ,содержание хоз.операции,измерители хоз. Операции,наименование должностей лиц,ответственных за совершение хоз.операции и правильность ее оформления,личные подписи и их расшифровки.

К дополнительным реквизитам могут относиться:адрес и телефон организации,стороны,участвующие в совершении операции,и т.д.

Док-ты должны составляться своевременно,в момент совершения операции,если это невозможно-по окончании операции.

В документах должны быть заполнены все реквизиты,отражающие достоверные данные. Док-т должен быть оформлен четко,ясно,без помарок.Свободные строки должны быть прочеркнутыДок-ты,которыми оформляют факты хоз. Жизни,связанные с денежными средствами средствами,подписывают руководитель организации и глав.бух или уполномоченные ими лица.

В первичные док-ты можно вносить исправления (кроме банковских и кассовых док.).В тексте и цифровых данных первичных док. Подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Док-ты с дефектами возвращают лицам,ответственным за их составление,док-ты с подчистками не возвращают,а лиц виновных в их совершении привлекают к ответственности.

Учетные регистры- таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хоз.операций.

Хоз.операции отражаются в регистрах бух.учета в хронологической последовательности. Лица, составившие и подписавшие регистры бух.учета,несут ответственность за правильность отраженных данных.

Записи в учетные регистры производятся чернилами или шариковой ручкой,кратко,четко,ясно,разборчиво,без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк.

Способы записи в учетные регистры:

1)линейно-позиционный-применяется для учета расчетов с покупателями,поставщиками, с подотчетными лицами и т.д. при этом способе дебетовые и кредитовые обороты отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить задолженности.

2.При шахматной форме записи хоз.операция записывается одновременно по дебету и крдиту счетов один раз.

После регистрации хоз.операций в учетноых регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют,сопоставляя оборотные ведомости, и заносят в Главную книгу.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют,переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Заполняя учетные регистры,бухгалтер может допустить ошибки:локальные-искажение информации только в одном учетном регистре(неправильно поставлена дата) и транзитные-ошибки автоматически проходят через несколько учетных регистров(неправильная запись суммы)

Для исправления ошибок используют следующие способы:корректурный(заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы),способ дополнительной проводки(применяется когда в регистрах записана сумма меньше действительной,а корреспонденция указана правильно),сторнировочные записи(при исрпвлении ошибок в корреспонденции счетов,когда бух.проводка составлена правильно,но записанная сумма больше,чем по хоз.операции.