Способи перевірки документів. Обробка та зберігання документів.

Документи після виконання господ операцій передаються в бухгалтерію у порядку і строки, встановлені головним бух-ром. Далі обробка, мета якої - підготувати документи для наступних записів в регістри синт-го і аналіт-го обліку. Обробка складається з:

1) перевірки (у відпов з Положенням про документальне забезп записів в бух обл):

1)перевірка по суті (встановлення законності і доцільності операції, дотримання кошторису, норм, розцінок, лімітів)

2)формальна (встановлює повноту і правильність заповнення реквізитів)

3)арифметична (перевірка правильності всіх арифметичних підрахунків в документі).

Якщо виявляється помилки в оформленні, документи повертаються для дооформлення чи складання заново

2) розцінки (проставлення у відпов графах ціни і суми, тобто грошова оцінка натуральних показників операції). Документи, де грошовий вимірник є обовязковим, розцінці не підлягають 3) групування (обєднання однорідних первинних докиментів і запис у групувальні відомості для визначення результатів по кожній групі) 4) контировкі (складання бух-х проведень. Записи роблять в документах чи користуються спеціальними меморіальними ордерами). Оформлені проводками документи викор для відображ операцій в регістрах синт-го, аналіт-го обліку. Первинні документи повинні мати певну відмітку: дата запису до регістру (ручна обробка); штемпель штампу відповідального оператора (комп’ютерна обробка). Штамп «Отримано» або «Виплачено» з датою - для касових ордерів та документів, що були підставою для виплати зарплати і інших виплат. Необхідно прискорювати документооборот (рух док у процесі їх оперативного використання і обробки з моменту складання або надходж від інших підпр до передачі на збер в архів після регістрації). Потрібно складати (гол. бух-р) план документообороту

42. Документоо́біг — рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Обсяг документообігу — обсяг вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.

Графік документообігу — упорядкований у просторі і часі та затверджений в установленому порядку рух документів з виконанням відповідних облікових операцій.

Вимоги до потоків документів:

1. рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;
2. принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу). Різні операції з обробки документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Документи, що надійшли в організацію, проходять такі етапи:

1. Первинна обробка (прийом);
2. Попередній розгляд (розмітка);
3. Реєстрація;
4. Розгляд документів керівником та винесення резолюції;
5. Направлення на виконання;
6. Контроль виконання;
7. Виконання документів;
8. Відправка вихідної кореспонденції;
9. Підшивка документів до справ;

Виділяють такі види документообігу:

• централізований документообіг (вся документація централізовано реєструється)
• децентралізований документообіг (допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи)
• змішаний документообіг (найбільш важлива внутрішня документація та листування керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах)

Основні типи документів, які складають централізований документообіг:

• вхідні – документи, що надходять в організацію;
• вихідні – документи, призначені для відправлення у інші організації;
• внутрішні – документи, створені в організації і не призначені для виходу за її межі.

У процесі управління підприємством інформація приймається, опрацьовується, виробляється рішення, що доводиться до виконавців, дії яких контролюються.