ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Доповідні і пояснювальні записки.



Доповідна записка – це документ на ім’я керівника посадовця зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов’язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідну записку укладають за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора, й вона може також містити повідом­лення про факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебіль­шого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяють:

1. За походженням – на внутрішні, що адресують керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресують керівництву, якому підпорядковано дану організацію.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляють на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням – на звітні, інформаційніта ініціативні.

Пропозиція– документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладають пропозиції як і доповідні записки, але, як пра­вило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не міс­тить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Реквізити:

1. Місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладають записку, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали поса­довця, якому подають записку, у Д. відмінку.

3. Адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, що подає записку, у Р. відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»).

6. Текст — може поділятися на такі частини:

ü загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

ü описову – аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з’ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

ü висновкову – конкретні пропозиції щодо оптимальних способів пов’язання, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Посада автора (якщо її не зазначено в п. 3) – лівобіч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) – правобіч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо її не зазначено в п. 1) – цифрами.

Пояснювальну записку укладають на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й вона має реквізити, аналогічні доповідним запискам.

Пояснювальна записка може бути:

1. Службовою складницею чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.).

У ній укладач або організація обґрунтовує мету, акту­альність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функційне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків.

2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано й довідно пояснюються певні вчинки укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін.

Зразки:

Макіївський коксохімічний комбінат

Заступникові директора

з адміністративно-виробничих питань

п. Ревенкові А.Р.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Відповідно до розпорядження Кабміну України підготов­лені звітні матеріали за II півріччя та за весь 2008 р.

Для якісного виконання та пришвидшення опрацюван­ня значного обсягом інформаційного матеріалу, а також у зв’язку із плановим переобладнанням ОЦ комбінату, виник­ла нагальна потреба залучити інші ОЦ. За попередньою домовленістю з керівництвом Донецького ОЦ вони спроможні виконати цей обсяг робіт.

Прошу Вас погодити це питання з керівництвом ОЦ м. Донецька.

10.01.07

Начальнику ОЦ комбінату (підпис) П.О. Сич

Міністерство харчової

промисловості України

об’єднання «Харківський хлібозавод № 8»

Директорові

п. Бондар О.Г.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА № 16

про порушення технічної дисципліни

Доводжу до Вашого відома, що 17.11.07 у зв’язку з вимкнен­ням електроенергії в загальній мережі заводу від 20.00 до 24.00 було припинено випікання партії хліба, яка складала 150 (сто п’ятдесят) кг.

Мною, нач. цеху № 2 Пасько В. Ю., щодо цього факту було укладено акт, який додається.

Зроблено відповідний запис до технологічного чергового журналу, напівфабрикати хліба передано до складу № 4.

Додатки:

1) акт № 4-3 арк. у 2 пр;

2) накладна № 24-1 арк. в 1 пр.

18.11.07 (підпис) В. Ю. Пасько

Автобіографія.

Автобіографія (від грец. autos – сам, bios – життя, grapho – пишу – опис свого життя) – це документ, у якому особа, що його складає, власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності. Автобіографія подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно.

Основні правила написання автобіографії:

1.Заголовок може складатися з одного слова «Автобіографія», яке розміщується посеред рядка.

2.Кожне нове повідомлення в автобіографії повинне починатися з абзацу. Всі відомості з автобіографії подаються в хронологічній послідовності, щоб уявити життєвий шлях, ділову кваліфікацію і громадську активність людини.

3.Тип мовлення автобіографії – розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенником я . Необхідно уникати прикметників, що виражають ознаку. Кожен, хто пише автобіографію, основну увагу має приділити фактам, не вдаючись до міркувань з приводу окремих життєвих ситуацій, опису подій.

4.Зліва під текстом ставиться дата написання, справа підпис автора.

Зразок

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Гончарук Ірина Петрівна, народилася 22 березня 1986 року в м. Донецьку в сім’ї службовця.

У 1993 році вступила до першого класу середньої школи № 92 м. Донецька, яку закінчила у 2003 році.

За період навчання брала участь у художній самодіяльності, в шкільних, районних олімпіадах з різних предметів, маю грамоти.

У 2001 році закінчила музичну школу по класу скрипки.

У 2003 році вступила на перший курс Донецького державного університету на математичний факультет.

Батько, Гончарук Петро Сергійович, працює майстром цеху Донецького металургійного заводу.

Мати, Гончарук Тетяна Василівна, працює вчителем історії в середній школі № 30 м. Донецька.

Сестра, Гончарук Олена Петрівна, навчається у сьомому класі середньої школи № 92 м. Донецька.

Домашня адреса: 83117, м. Донецьк, вул. Петровського, 113, кв. 15.

22.09.2003 р. Гончарук

Заява.

Заява– це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріаль­не і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Розрізняють два основних види заяв:

ü особиста заява,яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

ü службова заява,що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до посадової особи іншої органі­зації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у де­кількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адре­су організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

1. Зовнішні:

- особисті,у яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військо­вого білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уника­ти абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

- службові,у яких подається повна поштова та юридич­на адреса підприємства (фірми, установи) з усіма на­лежними реквізитами.

2.Внутрішні, де не є обов’язковими викладені вище вимоги.

Реквізити заяви:

1.Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи за­кінчення -ові (-еві, -єві)з -у (-ю).

2.Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крап­ки в кінці останнього слова).

3.Назва документа.

4.Текст (з великої літери, з абзацу).

5.Додаток (підстава): перелік інших документів із зазна­ченням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6.Дата написання (ліворуч).

7.Підпис адресанта (праворуч).

Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов’язання.

У цьому документі крім обґрунтованого прохання про на­дання певної суми зазначаються гарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта).

Різновидами заяв також є позовні заяви,які подаються до суду, наприклад, позовна заява про стягнення аліментівмістить такі відомості:

Ø назва суду;

Ø прізвище, ім’я та ім’я по батькові позивача, відповідача та їх домашня адреса або місце проживання;

Ø назва документа;

Ø зміст вимоги позивача висвітлює дату реєстрації шлюбу, наявність дітей, рік їх народження; від якого часу відпо­відач ухиляється виконувати свої батьківські обов’язки та вимоги позивача; аргументовані (документальні) до­кази, що підтверджують позов;

Ø дата;

Ø підпис позивача.

Змістом інших позовних заяв до суду є заяви щодо відшко­дування збитків, завданих унаслідок ДТП, пограбування, завда­вання шкоди, незаконного засудження або затримання, захист честі, гідності та репутації позивача, оскарження неправомірних дій органів, підприємств чи службових осіб, доведення і встановлен­ня юридичних фактів, продовження терміну прийняття спадку, поновлення прав на втрачені документи, майно, цінності тощо.

Характерною особливістю позовних заявє те, що позивач повинен якомога детальніше, послідовно й логічно викласти кон­кретні факти, що стали причиною звернення до суду, зазначивши місце та роль відповідача в картині подій, указати прізвища оче­видців, свідків, запропонувати матеріальну оцінку відшкодуван­ня тощо – залежно від змісту заяви з обов’язковим посилан­ням на відповідні статті ЦК чи КПК України, КпШС України.

Додатками до позовної заяви можуть бути висновки екс­пертів, оригінали чи копії документів, квитанції про сплату ви­трат, рукописи творів, довідки про заробітну плату тощо.

У заяві до житлово-комунальних органів про обмін житла потрібно крім обов’язкових даних зазначити:

· посаду й місце роботи заявника;

· належність будинку (відомству, кооперативу й т. ін.);

· особливості будівлі (матеріал, поверховість, перекриття);

· кількість кімнат, їх розташування (ізольовані, суміжні, прохідні);

· освітленість; комунальні вигоди (опалення, наявність га­рячої води, газу, телефону, сміттєпроводу тощо);

· термін проживання в цій квартирі;

· номер і дата видачі ордера; и) відомості про членів родини.

До заяви додаються власноручно написані письмові згоди повнолітніх членів родини. Усі відомості, викладені в заяві та додатках, засвідчуються підписами начальника й головного бух­галтера ЖЕК та печаткою.

Зразки:

Генеральному директорові

АТ «Рогань»

п. Корнієнкові В. І.

Благіна Олексія Матвійовича

(мешкаю за адресою:

Харків-176,

вул. Інститутська, 15, к. 4,

тел. 145-870)

ЗАЯВА

 

Прошу зарахувати мене на посаду економіста з 10.02.2007.

Додатки:

1) копія диплома;

2) трудова книжка;

3) автобіографія;

4) медична довідка (ф. 086);

5) довідка з місця проживання;

6) особовий листок з обліку кадрів;

7) чотири фотокартки.

08.02.2007 (підпис)

Ректорові ХДТУБА

професору Черемних І. Я.

стпарш. викладача

каф. українознавства

Долі В'ячеслава Васильовича

ЗАЯВА

У зв’язку з погіршенням стану здоров’я прошу надати по­зачергову відпустку для лікування з 05 до 24.04.2007.

Додатки:

1) довідка про стан здоров’я від дільничного лікаря;

2) витяг із протоколу засідання профкому про надання путівки до санаторію.

31.03.2007 (підпис)

Наказ. Реквізити наказу.

Наказ – це розпорядчій документ, що видається керівником установи, організації, підприємства.

Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають:«Щодо особового складу».

Реквізити наказу такі:

1.Назва міністерства, якому підпорядковано організацію, підприємство, установу (для державних).

2.Назва підприємства або установи, що видає наказ.

3.Назва виду документа.

4.Дата підписання.

5.Номер.

6.Назва місця видання наказу.

7.Стислий зміст наказу (заголовок).

8.Текст наказу.

9.Підстава для складання.

10.Підпис керівника підприємства (установи).

Наказ повинен також мати позначення про безпосе­реднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими пого­джено проект наказу.

Кожний пункт наказу починається з дієслова в нака­зовій формі (прийняти, призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкін­ці кожного пункту зазначається підстава для його скла­дання. Всі ці реквізити друкуються від межі лівого берега. Текст підстави друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівни­ка на звороті. Потім зазначається посада (вчений сту­пінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається під­става підготовки наказу (розпорядження).

Проект наказу (розпорядження), у разі потреби, пого­джується з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, орга­нізації.

Завізований проект наказу (розпорядження) подає­ться на підпис керівникові. Після підписання наказ (роз­порядження) реєструється у книзі реєстрації наказів, що має таку форму:

§ номер наказу;

§ дата реєстрації;

§ стислий зміст;

§ ким підписано (прізвище, ініціали);

§ кому направлено (оголошено під розписку). У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає декілька питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:

§ прийняття на роботу (призначення на посаду);

§ переведення на іншу постійну роботу (на даному підприємстві, в установі, організації);

§ звільнення з роботи;

§ надання відпусток;

§ заохочення;

§ стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.


Зразок оформлення наказу щодо особового складу

 





Последнее изменение этой страницы: 2017-01-24; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 34.201.3.10 (0.021 с.)