Етикет ділового листування. Початкові та завершальні речення листів.

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:

І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загаль­ноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

 

Шановний (ім’я та по батькові)!

Шановний пане/пані...!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім’я та по батькові)!

Високошановний пане...!

 

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

 

Високоповажаний міністри!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний директоре!

Високоповажний пане прокуроре!

Шановний суддя!

 

До Президента держави слід звертатися так:

 

Ваша Високодостойносте Пане Президенте!

Вельмишановний Пане Президенте!

Високоповажний Пане Президенте!

Пане Президенте!

 

Необхідно запам’ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:

 

Всечесніший Отче Павле!

Всесвітліший Отче!

Високопреподобний Отче!

Ваше Блаженство!

Блаженніший і дорогий Митрополите!

Високопреосвященний Владико Митрополите!

Ваша Святосте (до Патріарха)!

 

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок «Шановна Ірина Дмитрівна!», «Шановний директор!» є нено­рмативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з аб­зацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу лис­та, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

 

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Цей лист – вияв нашої вдячності за...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення...

Дякуємо за надану змогу (пропозицію)...

 

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими по­чатковими фразами:

 

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості по­відомляємо...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні...

 

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання назустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:

 

У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідно до контракту №..., що був підписаний між нашими установами,...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата),...

Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу України, розділу... статті №...

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...

На Ваш запит про... даємо письмову відповідь.

У відповідь на Ваш запит повідомляємо...

Узявши до уваги Ваш запит від (дата), пропонуємо Вам...

Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо...

 

До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:

 

Будь ласка, повідомте нам про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

Просимо Вас терміново оплатити рахунок...

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь...

Просимо надіслати зауваження та доповнення до проекту угоди про...

Просимо прийняти замовлення...

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з’явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

 

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю...

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи...

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася...

 

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав’язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:

 

Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам пре...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата).

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Вважаємо за необхідне нагадати Вам...

Дозвольте нагадати Вам, що...

 

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

 

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

 

У зв’язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

 

Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

 

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

 

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання зряду причин...

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитись, направити)...

У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:

 

Повідомляємо Вам...

Хочемо повідомити про те, що...

З приємністю повідомляємо Вам, що...

На жаль, змушені повідомити Вам, що...

Дозвольте повідомити Вам, що...

Раді повідомити Вам, що...

Цим листом повідомляємо, що...

 

III. Вибір завершальних речень с також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» – найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

 

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Висловлюємо ще раз вдячність...

Дякуємо за допомогу...

Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для...

Щиро вдячні за...

Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку...

Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що...

Дозвольте ще раз подякувати Вам за...

Ще раз дякую за виявлену мені честь...

 

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

 

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите забор­гованість, усі замовлення буде виконано і ми й надалі співпра­цюватимемо на попередніх умовах

Будемо раді допомогти Вам.

Якщо у Вас буде бажання зустрітися з нашим представни­ком – ми до Ваших послугу будь-який зручний для Вас час.

Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення...

Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

 

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

 

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацювати.

Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите нам про своє рішення.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді.

Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.

Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, успішною і вигідною для Вас і для нас.

Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів.

Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами.

Висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому Ви ще не раз допоможете нам у справах.

Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку.

Маємо надію, що наші нововведення зацікавлять Вас, і розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.

Сподіваємося, що Ви відвідаєте рекламний показ, який відбудеться...

Маємо надію, що всі докладені зусилля не будуть марними.

Сподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде нагода зустрітися та обмінятися досвідом і думками.

Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати...

Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.

 

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення:

 

Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

Щиро просимо вибачення за...

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Дозвольте ще раз попросити вибачення за...

IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

 

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

З удячністю і повагою

З належною до Вас пошаною

Залишаємося з пошаною

З щирою повагою (пошаною)

З найщирішою до Вас повагою (пошаною)

З повагою, вдячністю та побажанням успіхів

Із вдячністю і правдивою пошаною

Бажаємо успіхів

 

П о с т с к р и п т у м (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис. Наприклад:

Дирекція конкурсу «Золотий Бабай» і видавництва «АСТ-Прес-ДІ-КСІ» повідомляють про вихід друком роману Василя Шкляра «Ключ» (нагадуємо, що саме він став переможцем конкурсу на кращий гостросюжетний роман «Золотий Бабай»).

Уже сьогодні кожен, хто бажає, зможе придбати книжку в усіх книгарнях міста.

Найближчим часом з’являться друком решта книг переможців.

З повагою

Прес-секретар (підпис)

Р.S. Вважаємо за потрібне повідомити також: про те, що генеральний спонсор конкурсу виплатив попередньо обумовлену премію переможцеві.

(підпис)

 

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виника­ло потреби складати лист більше, ніж двічі.

 

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонова­на інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагоджен­ню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Отже, як зауважують автори «Універсального довідника-практикуму з ділових паперів», на рівень серйозного діловою спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету цієї сфери. Слід завжди пам’ятати золоте правило ведення ділової ко­респонденції: ввічливість, коректність, аргументованість.

Зразки л и с т і в:

 

Національний Про перейменування вулиці

педагогічний університет

імені М. Драгоманова Комісії з перейменування

04026 Київ-26 Київської міської ради

вул. Пирогова, 9 і держадміністрації

тел. [phone], Київ-14

09.07.93 № 54-36/87 бульв. Шевченка, З

Високоповажна комісіє!

 

Пам’ять – сила. Завдяки історичній пам’яті людина стає особистістю, народ – нацією, країна – державою. Цією ідеєю керувався у своїй творчій і державній діяльності український історик із світовим ім’ям Михайло Грушевський.

Навіть якби з-під пера академіка, вважають дослідники, вийшло тільки одне 10-томне видання «Історії України-Руси», де він доводить об’єктивну історичну закономірність державності України, то й цього було б досить, щоб занести його ім’я до пантеону української історичної науки. А вчений же залишив нащадкам близько двох тисяч праць про культурне й історичне минуле України.

Просимо Вас розглянути питання про перейменування вулиці Кірова на вулицю М. Грушевського. Настав час віддати належне великому вченому.

Викладачі та студенти історичного факультету:

(підписи)

 

Київський університет Директорові Київської

імені Тараса Шевченка середньої школи №130

04017, Київ-17 04092, Київ-92

вул. Володимирська, 60 вул. Тичини, 8

тел. [phone]

20.03.95 № 28-14/18

Просимо Вас прийняти студентів природничо-географічного факультету (8 осіб) на практику й надати їм методичну допомо­гу під час підготовки й проведення уроків хімії та біології.

Оплату вчителям гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок № 124646512/218514 в Укрінбанку м. Києва МФО 112513.

Ректор університету (підпис) О.І.Крищенко

Головний бухгалтер (підпис) С. В. Лук’янчук

Печатка

Оформлення листа.

Службові листи друкують на комп’ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні – на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве – не менш як 30 мм; праве – не менше 1-1,5 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – 20 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах – поділ тексту на абзаци.

Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої і має становити три інтервали від поля.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі);

2) фраза (викладається головна інформація абзацу);

3)коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці).

Наприклад:

 

Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідно співпрацювати.

З повагою...

 

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточ­ну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу піс­ля одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспо­койтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайтедумки на папері.

 

Складання листів.

Лист-запит.

Це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.

У листі-запиті обов’язково вказуємо:

• підставу для запиту;

• назву товару (його марку, якість, модель тощо);

• умови й термін постачання;

• умови оплати.

Наприклад:

Шановні панове!

Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представлено нові товари, що належать до групи... Деякі із запропонованих товарів зацікавили нас як такі, що можуть ефективно ви­користовуватися в нашому виробничому процесі.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні характеристики всіх товарів цієї групи. Просимо також надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання та вартість упакування.

Заздалегідь вдячні Вам.

З повагою...

Шановні панове!

Своїм листом від... (дата) Ви запропонували нам послуги на публікацію рекламних оголошень наших клієнтів у журналах (газетах, тижневиках), що видаються в Україні.

Наші клієнти зацікавилися Вашою пропозицією і хотіли б отримати докладну інформацію про видання, в яких Ви пропонуєте подати рекламні оголошення. Зокрема, вони хотіли б дізнатися про коло та загальну кількість їх читачів, наклад, а також про розцінки на рекламну площу та публікацію одного оголошення.

Будь ласка, повідомте нам цю інформацію якомога швидше.

З повагою...

Лист-відповідь на запит.

Лист-запит, безперечно, потребує відповіді: ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані в запиті, відмовити в постачанні товару чи іншому проханні.

Так, якщо ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару, то у відповідьна запит надсилаєте оферту.

Оферта – це письмовапропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції.

Наприклад:

 

Шановні панове!

Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й надсилаємо зразок... (назва товару), що зацікавив Вас. Ми можемо запропонувати Вам цей товар на таких умовах:

пластмасові... (назва) в упакуванні по... штук;

доставляння: фрахт оплачується до кордону;

упакування: безкоштовно;

оплата: безвідкличний акредитив.

Будемо вдячні за Ваше замовлення. Зі свого боку обіцяємо обслуговування в будь-який час.

З повагою...

Додаток: зразок в одному примірнику.

Шановні панове!

Підтверджуємо отримання Вашого запиту від... (дата) на постачання... (назва товару). Немає потреби надсилати зразки, оскільки Ви добре знайомі з якістю нашої продукції.

За умови своєчасного замовлення ми зможемо постачати Вам... (кількість) виробів щоквартально.

Пан... (прізвище) з нашої фірми ознайомив Вас із цінами та графіком постачань. Ваші відгуки були позитивними, а тому ми можемо розпочати відвантаження товару після отримання замовлення.

З повагою і побажанням успіхів...

Шановні добродії!

У відповідь на Ваш запит від... (дата) повідомляємо, що уважно ознайомилися з Вашими зразками... (назва товару). Хочемо запевнити Вас, що зможемо виготовити вироби належної (потрібної Вам, бажаної) якості.

Щоб задовольнити Ваші щорічні потреби, ми можемо запропонувати Вам такі умови договору:

ціна за одну одиницю... грн.;

загальна вартість усієї партії... грн.;

оплата: готівкою;

термін постачання:... днів після отримання замовлення.

Усі технічні характеристики наведено в нашому каталозі.

Просимо Вас надіслати відповідь упродовж п’яти днів з моменту отримання цього листа.

З повагою...

 

Шановні панове!

Дякуємо Вам за запит від... (дата) на постачання... (назва товару). Повідомляємо, що цей запит прийнято до розгляду.

Про остаточне рішення ми повідомимо Вам додатково.

З повагою...

 

Якщо Ви не можете надати пропозицію на постачання того чи іншого потрібного замовникові товару, неодмінно надішліть аргументовану відмову:

Шановні...!

Щиро вдячні Вам за запит від... (дата) та виявлений інтерес до нашої продукції.

Дуже шкода, але, зважаючи на потреби сучасного ринку, ми не виробляємо таких товарів.

Ми попросили пана... (прізвище), з яким плідно співпрацюємо, надіслати Вам відповідні пропозиції.

Додаємо ілюстрований каталог, у якому вміщено докладний опис товарів, які ми виробляємо. Просимо повідомити нам, чи зацікавив Вас якийсь із них, тоді ми зможемо надіслати Вам проект договору, зазначивши строки постачання, вартість, умови оплати тощо.

З повагою...

Шановні панове!

Дякуємо за лист від... (дата). На жаль, ми змушені повідомити Вам, що всю виготовлену продукцію експортує фірма... (назва). Ми надіслали туди Ваш запит і попросили надати Вам пропозицію, яка, сподіваємося, зацікавить Вас.

З повагою і побажанням успіхів...

 

Лист-прохання.

Це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання. Наприклад:

Шановні добродії!

Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати проти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал.

Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас позитивну відповідь на наше прохання.

З повагою...

Шановні панове!

Звертаємося до Вас із проханням продати з нашого пакету такі цінні папери:... акцій за ціною... Ліміт чинний до... (дата). Цінні папери необхідно зняти з нашого депозитного рахунка. Просимо також кредитувати еквівалент на наш рахунок,

З пошаною...

Шановні панове!

Висловлюю найщирішу вдячність за пропозицію бути Вашим представником у... (назва країни). Вважаю за необхідне особисто обговорити з Вами питання про територію діяльності, комісійні, гарантії захисту клієнтів. Хотів би запропонувати Вам дату зустрічі:... (дата) о... годині.

Будьте ласкаві, повідомте, чи влаштовує Вас дата і час зустрічі.

Залишаюся з пошаною...

 

Лист-відповідь на прохання.

Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:

Шановні панове!

Висловлюємо щиру подяку за пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.

Уважно вивчивши запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у будівництві... (назва об’єкта), що здійснюватиметься в період з... по... р.

Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою.

З повагою і найкращими побажаннями...

Шановні панове!

У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням змінити умову оплати за... (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.

Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас.

З повагою...