Грошові виправдні документи і загальні правила їх оформлення.

Оригінали документів, що підтверджують здійснення фінансових операцій і оформлені з дотриманням вимог діючого законодавства, називаються виправдними документами.

Різноманітність фінансових операцій приводить до того, що при веденні фінансового господарства використовуються різні виправдні документи. Всі виправдні документи оформлюються на встановлених формалізованих бланках.

Виправдні документи також умовно можна розподілити на:

- готівкові (по яких проводиться витрата чи оприбуткування грошей готівкою);

- безготівкові (по яких проводиться витрата чи оприбуткування грошей безготівково).

У фінансовій службі найбільш часто використовуються такі документи:

- рахунки за придбане майно чи виконані роботи, надані послуги;

- роздавальні відомості на виплату грошового забезпечення особовому складу та на інші виплати (форми №№ 13,15,16,17,22,26);

- розрахункові, платіжні, розрахунково-платіжні відомості на виплату заробітної плати робітникам та службовцям(форми №№ П-49,П-50,П-51,П-53)

- платіжні доручення;

- об’ява на здачу готівки в установу банку (об’ява, квитанція, ордер);

- заява на видачу авансу;

- авансові звіти;

- прибуткові та видаткові касові ордери;

- копії документів;

- накладні та інші.

Виправдні документи, які служать підставою для записів фінансових операцій за обліком повинні бути належним чином оформлені, перевірені щодо правильності та законності проведених операцій, підписані та затверджені відповідними особами.

Документи, оформлені з порушенням встановлених правил, виправдними не визначаються та для проведення по обліку не приймаються.

Грошові виправдні документи повинні містити такі обов’язкові для кожного документу дані (реквізити):

- назву документа (рахунок, накладна, роздавальна відомість та ін), номер і дату;

- найменування та адресу організації (військової частини, установи, підприємства), яка склала документ;

- показники господарської операції (в кількісному, якісному та вартісному виразі);

- загальну суму за документом (цифрами та словами);

- підписи осіб, відповідальних за операцію та правильне її оформлення в документі, а також підпис особи, яка затвердила документ, із зазначенням її посадового положення;

- розписку осіб, які одержали та здали майно, грошові суми та цінності;

- відмітку про перевірку та прийняття документу до обліку за підписом начальника фінансового органу військової частини.

Інші дані (реквізити) визначаються характером операцій, які відображаються по обліку.

Всі видаткові грошові документи, сплачені готівкою, у тому числі документи, які додаються до авансових звітів підзвітних осіб, обов’язково погашаються шляхом проставляння штампу чи написом "Оплачено" (із зазначенням дати) особою, яка здійснює оплату документів.

Записи в грошових документах робляться чорнилом, кульковою ручкою чи на друкарській машинці.

Вказівки про те, які грошові документи військових частин чи окремі дані (реквізити) цих документів підлягають заповненню тільки чорнилом, даються Департаментом фінансів Міністерства оборони Украіни.

Грошові документи, для яких встановлена нумерація їх у військовій частині, послідовно нумеруються порядковими номерами від початку до кінця року. Нумерація ведеться окремо за кожним видом документів (роздавальні відомості, реєстри, платіжні доручення, рахунки та ін.). В грошових документах як в текстовій їх частині, так і в цифрових даних помарки та підчистки не допускаються. Допущені в грошових документах помилки виправляються методами коректурним і червоне сторно. Виправлення завіряються на цьому ж документі за підписом осіб, які підписали документ.

Виправлення не допускаються в банківських платіжних документах (чеки, платіжні доручення та ін.),прибуткових, видаткових касових ордерах, грошових атестатах на сім’ї та аліменти, а також в інших документах, визначених Департаментом фінансів Міністерства оборони України.