Отримання, облік, оформлення, зберігання та знищення бланків суворого обліку по фінансово-економічній службі військової частини.

До бланків суворого обліку військової частини належать:

- документи, що засвідчують особу, освіту, трудовий стаж (трудова книжка і вкладиш до неї; посвідчення офіцера, військовий квиток; дипломи, грошові атестати);

- проїзні документи (документи на перевезення вантажів; військові проїзні документи);

- документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки чекові, бланки довіреностей).

Облік бланків суворого обліку у військовій частині ведеться фінансово-економічною службою в книзі обліку бланків суворого обліку та керівних документів фінансово-економічної служби (форма №46), але є виключення: б ланки грошових атестатів генералів, офіцерів, прапорщиків, мічманів і військовослужбовців за контрактом (форма №2) обліковуються в Книзі обліку військовослужбовців, що знаходяться на грошовому забезпеченні, та бланків грошових атестатів (форма №18), а бланки трудових книжок та вкладиші до них - в Книзі обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них (форма П-9).

Книга обліку бланків суворого обліку та керівних документів фінансово-економічної служби (форма №46), якщо в році заведення буде використана не повністю, переходить на наступний рік до повного її використання.

У книзі обліку бланків суворого обліку та керівних документів фінансово-економічної служби (форма №46) відводяться окремі розділи для обліку кожного виду бланків суворого обліку, а також для обліку керівних документів (законів України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів і вказівок Міністерства фінансів України і органів Державного казначейства України, інших міністерств і відомств, наказів Міністра оборони України, вказівок Департаменту фінансів МО України тощо). До книги (форми №46) вносяться всі операції, пов’язані з отриманням і витрачанням бланків із зазначенням серії й номера кожного бланка (книжки). Книга (форми №46) повинна бути пронумерована і скріплена підписом командира і начальника фінансового органу військової частини.

Рух бланків суворого обліку ведеться на позабалансовому рахунку 08 “Бланки суворого обліку”. На цьому рахунку обліковуються бланки суворого обліку, що перебувають на зберіганні і видаються під звіт (трудові книжки, атестати, бланки посвідчень). Також на цьому рахунку обліковуються путівки, отримані безоплатно від громадських, профспілкових та інших організацій. Путівки повинні зберігатися в касі нарівні з грошовими документами.

Рух бланків суворого обліку ведеться в кількісному та вартісному показниках відповідно до первинних документів (накладна, акт).

Списання використаних бланків суворого обліку проводиться не рідше одного разу на півріччя на основі акту внутрішньої перевірочної комісії, а у військових частинах, де внутрішні перевірочні комісії не створюються, - на основі акту комісії, що створюється наказом командира частини для перевірки правильності витрат цих бланків.

Внутрішня (або спеціально призначена) перевірочна комісія, перевіряє правильність використання бланків суворого обліку і складає акт, в якому вказується: які бланки суворого обліку використані, номера і кількість книжок. Акт підписується головою і членами внутрішньої перевірочної комісії, начальником фінансового органу і затверджується командиром частини, після чого бланки списуються з Книги обліку бланків суворого обліку і керівних документів по фінансово-економічній службі (форма №46) та знищуються.

Бланки суворого обліку повинні зберігатися в надійній шафі, що закривається на замок, яка в неробочий час повинна опечатуватись.

Відповідальність за збереження бланків суворого обліку несе особисто начальник фінансово-економічної служби військової частини.

9. Обов’язки та права командира військової частини, начальника штабу, заступників (помічників) командира військової частини, начальників служб та командирів підрозділів з фінансово-економічних питань.

Командир військової частини зобов’язаний:

організувати фінансове господарство згідно з вимогами чинного законодавства України та цього Положення, забезпечити своєчасне витребування і одержання від забезпечувального фінансового органу належних військовій частині коштів, їх облік і подання фінансової звітності;

суворо дотримуватись фінансової дисципліни, законно та ефективно використовувати кошти і забезпечувати виконання цих вимог всіма посадовими особами військової частини;

організовувати здійснення заходів щодо виявлення та використання внутрішньогосподарських резервів, запобігання збиткам;

вживати заходи щодо виконання працівниками існуючих норм праці та обсягів робіт, а також встановлених правил внутрішнього трудового розпорядку;

забезпечувати виплату особовому складу у зазначені строки належного грошового забезпечення і заробітної плати, не допускати заборгованості за цими виплатами, своєчасно розглядати скарги і заяви з цих питань та вживати заходи щодо їх вирішення;

розмістити фінансовий орган в окремому, спеціально обладнаному приміщенні, організувати охорону каси згідно зі Статутом гарнізонної та вартової служб Збройних Сил України;

здійснювати заходи щодо збереження готівки у військовій частині під час доставки із установи банку та в інших випадках;

для доставки готівки надавати транспорт і озброєну охорону;

особисто, не пізніше наступного дня, перевіряти оприбуткування одержаної готівки, про що робити помітку в касовій книзі;

не рідше одного разу на місяць проводити позапланову перевірку наявності готівки і цінностей в касі, про результати перевірки робити запис в касовій книзі;

забезпечувати перевірку фінансового господарства частини внутрішньою перевіряльною комісією, особисто розглядати акти перевірки і приймати за ними рішення;

вживати заходи до усунення виявлених недоліків, запобігання та припинення порушень і зловживань, притягнення винних осіб до відповідальності і відшкодування заподіяної ними державі матеріальної шкоди;

про виявлені порушення і вжиті заходи доповідати безпосередньому начальнику та повідомляти начальнику забезпечувального фінансового органу;

контролювати повну та своєчасну сплату обов’язкових зборів, платежів та податків;

дозволяти видачу грошей під звіт, затверджувати авансові звіти та інші видаткові документи;

особисто підписувати першим підписом фінансові документи, заявки на кошти, платіжні доручення, грошові атестати військовослужбовців, роздавальні відомості на виплату грошового забезпечення військовослужбовцям, заробітної плати працівникам та інші виплати, договори і трудові угоди, фінансову звітність та службове листування з фінансових питань;

організовувати та забезпечувати проведення інвентаризації матеріальних цінностей військової частини згідно з чинним законодавством;

оголошувати наказом список посадових осіб, які є постійними авансоутримувачами;

організовувати ознайомлення особового складу частини з наказами і вказівками з фінансових питань;

періодично, але не менше одного разу на місяць, заслуховувати доповідь начальника фінансового органу про стан фінансового господарства;

під час проведення контрольних заходів контрольно-ревізійними органами забезпечувати належні умови для роботи їх працівників, забезпечувати надання необхідних документів та письмових пояснень з питань, що перевіряються;

розглядати і підписувати акти ревізій фінансово-господарської діяльності військової частини та своєчасно подавати донесення про виконання винесених пропозицій.

Начальник фінансового органу зобов’язаний:

організувати і вести фінансове господарство військової частини згідно з чинним законодавством України та цим Положенням;

забезпечувати своєчасне і правильне планування та витребування коштів на потреби військової частини та інших частин, зарахованих до неї на фінансове забезпечення;

дотримуватися фінансової дисципліни;

ощадливо ставитися до державних коштів;

знати і правильно застосовувати у практичній роботі законодавство з фінансово-господарських питань;

знати організацію та порядок ведення військового господарства, умови проходження служби особовим складом Збройних Сил України;

розробляти разом з начальником штабу, заступниками (помічниками) командира військової частини і начальниками служб пропозиції з фінансового забезпечення заходів бойової підготовки частини;

здійснювати разом з іншими службами економічний аналіз фінансово-господарської діяльності частини і на основі даних аналізу розробляти та доповідати командиру частини пропозиції щодо забезпечення збереження коштів, законного та ефективного використання коштів та матеріальних цінностей, запобігання втратам і непродуктивним витратам;

своєчасно задовольняти особовий склад частини грошовим забезпеченням (заробітною платою) та іншими виплатами, передбаченими чинним законодавством України;

своєчасно здійснювати установлені відрахування з грошового забезпечення і заробітної плати та перераховувати утримані суми за призначенням;

вести роботу щодо доведення до особового складу вимог законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, наказів Міністра оборони України з питань грошового і пенсійного забезпечення, заробітної плати та інших фінансово-економічних питань;

організувати і правильно вести бухгалтерський облік та діловодство фінансового органу, своєчасно складати і доповідати командиру військової частини встановлену звітність;

кожен день перед здачею каси під охорону варти чи сторожового поста звіряти наявність готівки і цінностей в касі з даними бухгалтерського обліку;

доповідати командиру військової частини про одержання готівки і не пізніше наступного дня подавати йому касову книгу для перевірки оприбуткування готівки;

розглядати проекти договорів і угод, які укладаються військовою частиною, стосовно дотримання процедур закупівлі, забезпеченості необхідними асигнуваннями коштів і візувати їх;

своєчасно оприбутковувати матеріальні цінності, придбані військовою частиною і отримані безоплатно, перевіряти в необхідних випадках фактичну наявність цих матеріальних цінностей на складах частини, про результати перевірки доповідати командиру військової частини;

періодично перевіряти у підзвітних осіб наявність одержаної ними під звіт готівки або виправдних документів на її витрату, вимагати від підзвітних осіб подання авансових звітів в установлені Положенням терміни;

перевіряти дотримання штатно-тарифної дисципліни в підрозділах, службах військової частини, а також правил внутрішнього трудового розпорядку;

надавати допомогу голові і членам внутрішньої перевіряльної комісії військової частини у вивченні законодавства з питань ведення фінансового господарства;

контролювати правильність відпуску матеріальних цінностей споживачам і вживати заходів до суворого дотримання порядку їх оплати;

своєчасно і правильно виконувати виконавчі документи згідно з чинним законодавством України;

вживати заходи до своєчасного і повного витребування сум на користь військової частини за виконавчими документами;

забезпечувати своєчасний і правильний розгляд заяв, скарг і пропозицій особового складу з питань грошового забезпечення і заробітної плати та інших виплат;

вести книги обліку нестач і грошових стягнень та нарахувань військової частини, контролювати рух і своєчасне закінчення справ стосовно нестач і правильність списання нестач матеріальних цінностей з обліку, вживати заходи щодо відшкодування збитків;

зберігати та обліковувати цінності нагородного (преміального) фонду і бланки суворого обліку фінансової служби;

підписувати другим підписом заявки на кошти, платіжні доручення, грошові атестати військовослужбовців, роздавальні відомості на виплату грошового забезпечення військовослужбовцям, заробітної плати працівникам та інші виплати, звітність і службове листування з фінансових питань;

своєчасно вносити зміни до керівних документів з фінансових питань, вести облік наказів, директив, вказівок і роз’яснень з питань ведення фінансового господарства;

забезпечувати збереження документів фінансового органу від псування і втрат, а також здачу їх в архів в установлені строки;

особисто здійснювати керівництво і контроль за діяльністю посадових осіб фінансового органу і організовувати їх спеціальну підготовку;

постійно працювати над підвищенням своєї військової та спеціальної підготовки, твердо знати та правильно використовувати в практичній роботі законодавство з фінансово-економічних питань;

періодично, але не менше одного разу на місяць, письмово доповідати командиру військової частини про стан фінансового господарства;

у кінці кожного місяця складати і подавати командиру військової частини на затвердження план роботи фінансового органу на наступний місяць.

Далі керівник наголошує, що крім обов’язків, у начальника фінансового органу є і права стосовно фінансово-економічних питань, якими слід користуватися для якісного ведення фінансового господарства.

Керівник заняття демонструє на слайді права начальника фінансово-економічної служби. До них відносяться те, що

Начальник фінансового органу має право, згідно з розпорядженням командира військової частини та функціональними обов’язками, давати начальникам служб і командирам підрозділів вказівки з фінансових питань та вимагати від посадових осіб:

розрахунки та інші матеріали для складання і коригування кошторисів, заявок та вимог на кошти;

проекти договорів та угод для їх перевірки та візування;

книги обліку втрат матеріальних засобів відповідних служб для перевірки правильності і своєчасності записів у них;

проводити інструктаж матеріально-відповідальних осіб з питань обліку, збереження та використання матеріальних і грошових цінностей, що знаходяться на їх відповідальному зберіганні.

Начальник фінансового органу, одержавши наказ, який суперечить установленому порядку використання коштів, повинен письмово доповісти про це командиру військової частини; при письмовому підтвердженні командиром військової частини відданого ним наказу виконує його, про що терміново доповідає начальнику забезпечувального фінансового органу. Начальник фінансового органу, який не доповів начальнику забезпечувального фінансового органу про одержання наказу, що суперечить установленому порядку використання коштів, несе відповідальність за його виконання нарівні з командиром військової частини, який віддав цей наказ.

Начальник штабу, заступники (помічники) командира військової частини і начальники служб відповідають за своєчасне та правильне визначення потреб у коштах підпорядкованих служб, а також за законне та ефективне використання коштів, що знаходяться у їх розпорядженні.

Вони зобов’язані:

у встановлені командиром військової частини строки складати обґрунтовані розрахунки до кошторисів на потрібні кошти;

забезпечити складання виробничих планів і кошторисів за підпорядковані їм служби військової частини.

Начальник штабу військової частини чи інша посадова особа, яка очолює підрозділ з обліку особового складу, забезпечує передачу начальнику фінансового органу необхідних для розрахунків грошового забезпечення і заробітної плати даних про чисельність особового складу і проходження ним служби, наказів про прибуття і вибуття, переміщення, прийом та звільнення, а також організовує перевірку відповідності роздавальних відомостей на видачу грошового забезпечення і заробітної плати обліковому складу та штату (штатному розпису) військової частини.

За правильність і своєчасну передачу штабом військової частини фінансовому органу довідок та інших документів, за перевірку відповідності видаткових відомостей обліковому складу і штату (штатному розпису) військової частини начальник штабу чи інша посадова особа, яка очолює облік особового складу, несе відповідальність у встановленому порядку.

Командири підрозділів військової частини зобов’язані в установлені терміни одержувати у фінансовому органі готівку і своєчасно виплачувати грошове забезпечення військовослужбовцям строкової служби своїх підрозділів. Вони підписують роздавальні відомості на виплату грошового забезпечення і відповідають за правильне складання роздавальних відомостей, оформлення їх особистим підписом одержувачів, а також за збереження готівки і повернення у фінансовий орган невиданих сум у триденний строк з дня одержання готівки для видачі.