Особенности копирование документа в текстовый редактор

Если форма документа не соответствует форме оригинальных бланков по размеру и расположению на листе или в документ надо ввести свои реквизиты, то текст документа копируют в текстовый редактор, например Word. При этом следует проверить настройки параметров для экспорта документов (выбрать меню Сервис, команду Настройки, затем корешок Экспорт и установить переключатель Раздвижные таблицы RTF (это обеспечит удобство редактирования таблиц)). Например, скопируем Табель учета рабочего времени в текстовый редактор Word и внесем изменения в документ.

Технология работы:

1. Найдем соответствующий документ.

2. Войдем в текст документа, выделим таблицу табеля учета рабочего времени и нажмем кнопку пиктографического меню . После выполнения операции копирования можно увидеть, что таблица очень большая и не помещается по ширине странице. Поэтому необходимо выполнить следующие действия:

1) изменить ориентацию бумаги, выбрав меню Файл, команду Параметры страницы, вкладку Размер бумаги, переключатель на альбомная;

2) уменьшить шрифт в таблице;

3) выполнить автоподбор ширины ячеек, выделив таблицу, используя меню Таблица, команду Автоподбор, команду По содержимому.

Задание 2.2. Скопируйте Книгу учета сырья и материалов в текстовый редактор Word и внести изменения в документ.

Поиск по тексту документа

Иногда возникает необходимость быстро найти в тексте какую-либо информацию. в этом случае можно использовать кнопку пиктографического меню . При нажатии на нее открывается окно-строка Найти в тексте слово или словосочетание, в которое необходимо вписать поисковое выражение или слово.

Задание 3.1. Найдите в тексте закона «Об экономической несостоятельности (банкротстве)» информацию о ликвидационной комиссии.

Связи документа

На практике при изучении какого-либо нового для юриста правового института бывает необходимо знать не только основной документ по этому вопросу, но и какие документы из Единого информационного массива с ним связаны и с какой силой. Чтобы видеть все связи изучаемого документа, надо использовать кнопку пиктографического меню . Данная кнопка служит для построения прямых и обратных ссылок к любому фрагменту текста или к тексту в целом.

Для корректного представления большого числа связей используется структурированный список, в котором связи отсортированы по:

– важности и по типу юридической взаимосвязи (изменен, разъяснен, упоминается и т.д.);

– информационным банкам.

В представленном списке Вы можете увидеть и обратные ссылки для данного документа.

Задание 4.1. Найдите Декрет Президента №17 «О лицензировании отдельных видов деятельности» и постройте список связей этого документа.

 

Сохранение документа в файл

Сохранить документ в файл можно несколькими способами:

1. Находясь в тексте документа, использовать пункт Файл главного меню. В нем выбрать действие Сохранить как. Документ будет сохранен в формате rtf.

2. Находясь в тексте документа, вызвать локальное меню. В нем выбрать действие Сохранить как. Документ будет сохранен в формате rtf.

3. Скопировать текст документа в Word и там сохранить Файл/ Сохранить как. Документ будет сохранен в формате doc.

При сохранении списка документов в файл можно задавать атрибуты сохранения документов списка, ставя в соответствующих окнах (или снимая) птички.

Задание 5.1. Найдите в разделе заработная плата законодательства о труде действующий Указ «Об обеспечении своевременной выплаты заработной платы». Сохраните его в папку Мои документы в Word с расширениями rtf. и doc. Сохраните туда же список найденных документов, содержащий только название документа и источник его публикации.

 

1. Копирование документов в папки пользователя

Для длительного хранения подборок документов, например, по определенной тематике, предназначены папки документов. При этом, независимо в каком разделе Вы находитесь, Вам доступны папки всего информационного массива. Все папки сохраняются после выхода из системы. Наполнять папку документами можно постепенно, по мере поиска документов, в том числе и за несколько сеансов работы. Документ может быть занесен в папку как непосредственно из его текста, так и из списка.

Списки документов в папках хранятся в виде Структурированного списка и, не открывая папку, Вы можете видеть, сколько документов и из каких информационных банков включены в данную папку.

Папку можно создать через:

1) основное окно базы данных;

2) находясь в списке документов;

3) находясь непосредственно в документе.

Для примера найдем все тремя способами документы, тематически относящиеся к лизингу, и занесем эти документы в папку с именем Лизинг.

Перед тем как начинать поиск документов, обратите внимание на то, что в этом примере нам не известны реквизиты документов, известен лишь круг интересующих вопросов. Как Вы помните, в таких случаях очень часто проводится поиск по тематике и полнотекстовый поиск.

Способ 1

Технология работы:

1. В окне базы данных щелкаем по корешку Папки.

2. В открывшемся окне выбираем кнопку Создать и щелкаем по ней.

3. Так как в данном случае нам нужна только одна папка выбираем Создать папку документов и называем ее Лизинг1.

4. Щелкаем по корешку Карточка поиска для перехода в неё.

5. В фильтре поля Тематика наберем слово Лизинг и выберем открывшийся раздел.

6. Построим список найденных документов.

7. Выделим одним из способов все документы списка.

8. Нажмем кнопку пиктографического меню и в появившемся окне нажмем кнопку Занести.

9. Чтобы посмотреть созданную папку выйдем из списка документов в окно базы и выберем корешок Папки. Для того, чтобы посмотреть папку Лизинг1, надо дважды щелкнуть на ее названии.

Способ 2

Технология работы:

1. В фильтре поля Тематика наберем слово Лизинг и выберем открывшийся раздел.

2. Построим список найденных документов.

3. Выделим одним из способов все документы списка

4. Нажмем кнопку пиктографического меню и в появившемся окне нажмем кнопку Создать, затем выберем Создать папку документов и наберем название Лизинг2.

5. Затем нажмите кнопку Занести.

6. Просмотрим созданную папку.

Способ 3.

Технология работы:

1. В фильтре поля Тематика наберем слово Лизинг и выберем открывшийся раздел.

2. Построим список найденных документов.

3. Войдем в текст любого документа из списка.

4. Нажмем кнопку пиктографического меню и в появившемся окне нажмем кнопку Создать, затем выберем Создать папку документов и наберем название Лизинг3.

5. Затем нажмите кнопку Занести.

6. Просмотрим созданную папку.

! Чтобы выборочно выделить документы в списке надо выполнить щелчок мыши на названии документа, а затем нажать клавишу Insert (обратите внимание на статусную строку, в которой указано количество помеченных документов)

Иногда необходимо для удобства в работе создавать группы папок, объединенные одной общей темой, тогда вместо Создать папку документов необходимо выбирать создать Группу папок.

Для того чтобы очистить папки и удалить сами папки используется кнопка Удалить.

Задание 6.1. Выберите все действующие документы о способах обеспечения исполнения обязательств. Создайте группу папок с название Обеспечение обязательств. в ней создайте папки Залог, Неустойка, Задаток. Отсортируйте созданный список документов по каждой из тем и занесите вновь полученные списки в одноименные папки.

Закрепление материала

1. Найдите все действующие документы о ценных бумагах и сформируйте список. Создайте папку Акции и папку Право. Список документов отсортируйте таким образом, чтобы он не содержал документов о золотой акции и занесите его в папку Акция. В папку Право занесите документы о золотой акции. найдите определение золотой акции и скопируйте его в Word.

2. Найдите в законе о простом и переводном векселе определение переводного векселя. Это определение скопируйте в папку Вексель и в Word, дополнив его источником публикации.

3. Найдите Декрет №11 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» и постройте список связей к документу.

4. Сделайте обзор публикаций на юридическую тематику за 2002 год. Создайте папки с обзорами по следующим темам:

1) право собственности;

2) ценные бумаги;

3) договорное право;

4) ответственность.

Содержание одной любой папки перенесите в Word, где создайте одноименную папку. Папка должна содержать список, входящих в нее статей (вначале), а каждая публикация должна сопровождаться информацией о том, когда и где была опубликована данная статья и располагаться в списке по времени получения (т.е. сначала более свежие) (сохранять на диске D в папку Право/ П–073).

 

Лабораторная работа №5

 

ЗАКЛАДКИ В ТЕКСТЕ.