Схема 1. Структура карточки поиска

Название поля	Содержимое словаря (или его смысл)
Тематика	Указаны названия всех тематик (подтематик), к которым относятся документы
Вид документа	Указан конкретный вид документа: закон, указ, декрет, письмо и т.д.
Принявший орган	Указаны названия органов, принявших документы
Дата	Указаны даты принятия документов
Номер	Содержит официальные номера документов
Дата в Минюсте	Указаны даты регистрации документов ИБ в Минюсте
Номер в Минюсте	Содержит номера документов ИБ, под которыми они зарегистрированы в Минюсте
Дата в НРПА	Указаны даты регистрации документов ИБ в НРПА
Номер В НРПА	Содержит номера документов ИБ, под которыми они зарегистрированы в НРПА
Название документа	Указываются все слова, составляющие названия документов
Текст документа	Указываются слова, встречающиеся в текстах документов
Ключевые слова	Указаны слова или словосочетания, отражающие основное содержание документа
Поиск по статусу	Предоставляет возможность выбора действующих редакций документов, недействующих редакций, утративших силу документов
Когда получен	Указаны даты ввода документов в базу
Папки документов	Позволяет проводить поиск по документов в папках, созданных пользователем.

 

Задание 2.2. Поочередно, начиная с самого верхнего, просмотрите содержание словарей каждого поля. Для этого в первую очередь необходимо войти в это поле. Это можно сделать любым из следующих способов:

1) подвести курсор к выбранному полю и когда вид указателя изменится (само название поля станет напечатано синим цветом), щелкнуть по нему один раз левой клавишей мыши;

2) выбрать с помощью курсора нужное поле и щелкнуть в незаполненной строке этого поля один раз левой клавишей мыши;

3) выбрать с помощью курсора нужное поле и нажать клавишу Enter;

4) подвести курсор к нужному полю и начать набирать нужное слово или число в незаполненной строке этого поля.

Проделайте вышеуказанные действия и отметьте, чем отличаются полученные результаты.

 

Обратите внимание!!!

! Нажатие клавиши Enter на клавиатуре всегда аналогично двойному щелчку правой кнопкой мыши.

! Для того, чтобы найти необходимое слово в словаре выбранного поля необязательно сначала входить в словарь и с помощью полос прокрутки вручную искать слово, можно, выбрав нужное поле сразу начать набирать с клавиатуры необходимое слово при этом словарь откроется автоматически.

! Перемещаться по полям можно не только с помощью курсора, но и с помощью клавиш

! При заполнении карточки реквизитов старайтесь избегать любых ошибок, поскольку система не сможет найти документ, совпадающий с ошибочным запросом.

 

Задание 2.3. Внимательно просмотрите весь список полей записи. Войдите в каждое поле и изучите как его заполнять.

Ошибочно набранную букву можно удалить, нажав клавишу Backspace () на клавиатуре.

Для того чтобы закрыть окно необходимо нажать кнопку с изображением крестика в правом верхнем углу окна или клавишу Esc.

После заполнения полей в карточке реквизитов система последовательно просматривает все имеющиеся в базе документы. Если содержимое всех заполненных полей из карточки реквизитов совпадает с реквизитами документа, то документ считается найденным и заносится в список. Затем осуществляется переход к следующему документу из ИБ. Если некоторые поля не заполнены, то система считает, что пользователя устраивают все документы, независимо от данного параметра.

Вы одновременно можете искать документы во всех доступных информационных банках. Однако, можно отключить те информационные банки, поиск по которым не должен осуществляться, сняв птичку в квадрате (щелкнув по нему), расположенному слева от названия информационного банка (название ИБ будет в этом случае отображаться серым цветом). Отключите любой ИБ, затем подключите ИБ.

Если документ будет найден в информационном банке, который Вы отключили, то система сообщит Вам об этом, после чего нужно подключить требуемый ИБ для поиска документа.

Для поиска любого документа, как правило, достаточно заполнить одно – три поля. Чтобы заполнить карточку поиска и найти документ, нужно вначале проанализировать, что Вам известно об этом документе. В каждое из полей необходимо занести нужную информацию. Например, необходимо найти действующий закон «О статусе военнослужащих». В этом случае в поле Вид документа мы заносим слово закон, в поле Название – О статусе военнослужащих, в поле Поиск по статусу – все акты, кроме утративших силу и не вступивших в силу.

 

Задание 2.4. Поиск документа

Найдите в базе данных Консультант Плюс текст действующей Конституции Республики Беларусь

Технология работы:

1. Откройте базу данных.

2. Заполните в карточке реквизитов поле Вид документа.

3. Заполните в карточке реквизитов поле Название документа.

4. Нажмите кнопку Построить список документов и просмотрите список найденных документов.

5. Вернитесь в окно База данных и с помощью заполнения одного из полей добейтесь того, чтобы в список найденных документов заносились только действующие редакции.