Если инвентаризация длится больше 1 дня, а также в обеденный перерыв, все члены комиссии покидают аптеку одновременно, на ночь аптека опечатывается.

При инвентаризации все операции с товарно-материальными ценностями прекращаются, все оплаченные экстемпоральные ЛФ по рецептам (Rp) следует отпустить.

При инвентаризации комиссия проверяет правильность всех весоизмерительных приборов, их маркировку.

Комиссия должна получить у материально-ответственного лица кассовую книгу, кассовый и товарный отчёты. Эти документы визируются председателем комиссии, т.е. на них ставится указание “До инвентаризации” и ставится дата и подпись председателя. Сотрудники аптеки дают расписку о том, что до инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, все ценности оприходованы или списаны.

Председатель под расписку выдаёт членам комиссии инвентаризационные описи с визой.

Комиссия начинает с инвентаризации кассы, по результатам составляется акт об инвентаризации денежных средств в кассе (обязательно указываются показания счётчика).

Параллельно начинается инвентаризация товарно-материальных ценностей: снимаются все остатки, всё пересчитывается, взвешивается и перемеривается.

Товарно-материальные ценности, которые находятся в упаковке производителя, проверяются по документам и в натуральном виде при выборочном анализе.

При снятии остатков бланки описей должны быть составлены в 3 или 4 экземплярах (при смене материально-ответственного лица): 1-ый экземпляр описи заполняется материально ответственным лицом, кот. сдаёт дела другому лицу, 2-ой и 3-ий – под копирку заполняет член комиссии, 4-ый – материально ответственное лицо, который принимает дела.

Заполнение инвентаризационной описи (форма утверждена указанием Госкомстата № 88 от августа 1998г.). До начала инвентаризации заполняется “шапка” описи. По каждому виду товарно-материальных ценностей составляется отдельная опись. В описи указывается наименование товара, количество, цена (позже указываются оптовые и розничные цены). Описи д.б. заполнены без ошибок и помарок, исправление ошибок проводится путём зачёркивания неправильной записи и написания сверху правильной записи, исправление заверяется председателем, материально-ответственным лицом и членами комиссии. Каждое наименование пишется на отдельной строке, пустые строки прочеркиваются. По каждой странице подсчитывается сумма товарно-материальных ценностей в натуральных показателях. В конце описи прописью указывается количество порядковых номеров записей и проставляется итог по оптовым и розничным ценам. На последней странице ставится отметка о проверке цен, таксировке, производится итог и ставятся подписи лиц, производивших опись. Каждый лист описи д.б. подписан председателем, материально-ответственным лицом и членами комиссии. На последней странице описи материально-ответственное лицо даёт расписку о том, что имущество проверялось в его присутствии, претензий к членам инвентаризационной комиссии не имеется, все ценности переданы на хранение, а при наличии претензий (замечания, ошибки в работе) необходимо заявить председателю, который должен принять меры к устранению ошибок.

По всем ценностям с истекшим сроком годности составляется отдельная инвентаризационная опись.

Все испорченные товарно-материальные ценности списываются по акту с указанием виновных лиц (если они есть), при необходимости уничтожаются с указанием способа уничтожения.

При поступлении товара в аптеку во время инвентаризации, товар принимается по всем правилам, также оформляется отдельная инвентаризационная опись, где делается указание “Товар, поступивший в период инвентаризации”.

Товары, проданные ЛПУ, д.б. отосланы до инвентаризации; если товар не забрали и не оплатили, то этот товар разбирается на общих основаниях, вносится в инвентаризационные описи; если товар оплатили, списали в расход, то этот товар вносится в отдельную ведомость с указанием “Товары, проданные до инвентаризации, но не вывезенные из аптеки”.