Організація обліку виконання бюджету

 

Облік – це процес, який складається з операцій спостереження, сприйняття, вимірювання та фіксації (реєстрації) фактів, явищ природи чи суспільного життя.

Якщо процес обліку здійснюється над бюджетними об’єктами, такий облік називається бюджетним.

Бюджетний облік – сукупність взаємопов’язаних облікових процедур про стан і рух бюджетних потоків у ході виконання бюджетів усіх рівнів, кошторисів бюджетних установ, іншої планово – нормативної бюджетної документації.

Бюджетний облік, своєю чергою, поділяється на бухгалтерський облік виконання бюджетів і бухгалтерський облік виконання кошторисів бюджетних установ

Відповідно до положень Бюджетного кодексу України, бухгалтерський облік виконання кошторисів бюджетних установ ведуть розпорядники бюджетних коштів, а бухгалтерський облік виконання державного і місцевих бюджетів – органи Державного казначейства.

Бюджетний облік, як облікова система, включає три підсистеми:

бухгалтерський облік, який забезпечує своєчасне і повне відображення всіх операцій органів державного казначейства та надання користувачам інформації про стан активів та зобов’язань, результати виконання бюджетів та їх змін.

фінансовий облік, який ведеться з метою накопичення даних про доходи, видатки, кредитування за вирахуванням погашення та фінансування бюджетів, а також підведення результатів виконання бюджетів;

управлінський облік, який ведеться з метою забезпечення керівництва органів Державного казначейства та фінансових органів оперативною інформацією, яка використовується для планування, управління бюджетними коштами, оцінки і контролю їх використання.

Отже, бухгалтерський облік виконання бюджету відображає виконання бюджету через облік доходів, видатків, ресурсів бюджету, зобов’язань і розрахунків та результатів, які виникають у процесі виконання бюджетів Бухгалтерський облік виконання бюджетів охоплює всі аспекти виконання державного та місцевих бюджетів, тому дає повну картину про виконання бюджетів усіх рівнів.

Сутність бухгалтерського обліку виконання бюджету найповніше проявляється в його функціях: наглядовій, відображення, узагальнення, контролю за виконанням бюджетів, аналізу (рис. 6.1.).

Вони всі взаємопов’язані і доповнюють одна одну.

Рис. 6.1 Функції бухгалтерського обліку виконання бюджетів.

 

 

Функція нагляду виконується в процесі створення й використання фінансових ресурсів держави – бюджету – і за доходами, і за видатками.

Функція відображення базується на тому, що всі операції, які здійснюються за рахунок бюджетних коштів, відображаються у відповідних бухгалтерських документах.

Функція узагальнення провадиться під час всіх операцій за рахунками, результатом яких є баланс.

Наведені функції забезпечують і кількісний, і якісний облік виконання бюджетів усіх рівнів, змін, внесених до них у процесі виконання, що дає змогу виявити відхилення від затверджених у бюджеті асигнувань і внести відповідні зміни у бюджет.Таким чином, через виконання зазначених функцій органи влади забезпечують управління бюджетами всіх рівнів відповідно до своїх повноважень.

Функція контролю виявляє себе під час проведення бухгалтерського обліку надходжень доходів за їхніми видами та обліку виконання видаткової частини бюджету за відповідними відомствами, установами й організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджету, тобто використання бюджету за призначанням, за цільовим використанням коштів згідно з бюджетними призначеннями.

Через бухгалтерський облік виконання бюджетів виявляються всі порушення бюджетного законодавства, невиконання вимог щодо використання бюджетних коштів.

Бухгалтерський облік виконання бюджетів враховує всі кошти бюджетів за всіма рахунками. Він необхідний для забезпечення збереженості бюджетних коштів через відображення всіх операцій, виконуваних через бюджет, у бухгалтерських документах, складання бухгалтерського балансу й звіту про виконання бюджетів. Бухгалтерський облік виконання бюджетів дає змогу запобігати крадіжкам, розтратам та іншим порушенням у виконанні бюджетів усіх рівнів. У цьому чітко проявляється функція бухгалтерського обліку щодо забезпечення збереженості бюджетних коштів.

Функція аналізу полягає у здійсненні на основі первинних і зведених даних економічного аналізу наявності, стану і руху ресурсів державного бюджету із широким застосуванням економіко-статистичних методів і моделювання. Дані оперативного та бухгалтерського обліку, бухгалтерська звітність є головним джерелом інформації для економічного аналізу виконання бюджету, джерелом, що забезпечує документальне обґрунтування аналітичних висновків.

Метою бухгалтерського обліку виконання бюджетів є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої інформації про фінансовий стан, результати виконання та рух грошових коштів бюджетів.

Предметом бухгалтерського обліку виконання бюджету є процес виконання державного бюджету, який відображає один з аспектів розширеного відтворення, а саме - процес розподілу і перерозподілу національного доходу.

Об’єктами бухгалтерського обліку виконання бюджетів є дохідна і видаткова частини бюджетів, а також ресурси і зобов’язання бюджетів, визначення результату та інші заходи, що здійснюються у бюджетному процесі.

Метод бухгалтерського обліку виконання бюджетів – це сукупність спеціальних способів і прийомів, за допомогою яких вивчається предмет бухгалтерського обліку. У бухгалтерському обліку застосовують такі методи:

хронологічне і систематичне спостереження;

вимірювання бюджетних засобів і процесів;

реєстрація та класифікація даних з метою їх систематизації;

узагальнення інформації з метою звітності.

Перелічені методи дають змогу формувати бухгалтерську інформацію для зовнішніх і внутрішніх користувачів. Облікові дані формуються за допомогою таких інструментів – елементів методу:

документація, інвентаризація, грошова оцінка, рахунки, подвійний запис, бухгалтерський баланс, бухгалтерська звітність.

Основні елементи методу бухгалтерського обліку виконання бюджетів наведено на рис. 6.2.

 

Рис. 6.2 Основні елементи методу бухгалтерського обліку виконання бюджетів

 

Ці інструменти забезпечують технологію облікового процесу – трансформацію даних про окремі операції в різноманітну інформацію для управління.

Документація – письмове свідчення про здійснену бюджетну операцію, яке надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку виконання бюджету.

Кожна бюджетна операція, яка підлягає відображенню в бухгалтерському обліку, повинна бути оформлена документами. У них дається повний опис здійснених операцій, їх точний кількісний вираз і грошова оцінка. Правильність відомостей, які проводяться в документах, підтверджується підписами осіб, відповідальних за здійснені операції. Усі записи в регістрах бухгалтерського обліку здійснюються на підставі документів, які пройшли перевірку на правильність і об’єктивність їх оформлення, а також на законність здійснених операцій.

Інвентаризація – це уточнення фактичної наявності грошових коштів і фінансових зобов’язань шляхом зіставлення їх з даними бухгалтерського обліку на певну дату. Внаслідок інвентаризації виявляється відповідність фактичних даних показникам обліку, а також надлишки або нестачі. Тому за її допомогою контролюється збереження ресурсів, перевіряється повнота і достовірність даних бухгалтерського обліку і звітності.

Рахунки бухгалтерського обліку представляють спосіб групування і поточного відображення бюджетних операцій за якісними, однорідними ознаками, які обумовлені прийомом подвійного запису.

Подвійний запис – спосіб взаємопов’язаного відображення бюджетних операцій на рахунках бухгалтерського обліку, коли кожна операція записується за дебетом одного рахунку і за кредитом іншого рахунку на однакову суму.

Бухгалтерський баланс – це спосіб економічного групування й узагальнення даних про виконання бюджету, виражених у грошовій оцінці і складених на певну дату. Складається з двох частин – активу і пасиву.

Бухгалтерська звітність – це сукупність показників обліку, виражених у формі певних таблиць, які характеризують рух фінансових ресурсів, зобов’язань і фінансовий стан бюджету за звітний період.

Грошова оцінка – спосіб грошового виразу руху коштів, зобов’язань і бюджетних операцій для отримання узагальнених даних за поточний і звітний період з бюджету в цілому.

Основне завдання бухгалтерського обліку виконання бюджетів – повне, своєчасне і достовірне відображення процесу виконання бюджетів усіх рівнів.

Ухвалення управлінських рішень базується на всебічному і глибокому аналізі облікових даних. Обґрунтування цих рішень залежатиме насамперед від повноти, і достовірності вихідної інформації, яка формується на базі обліку та звітності. Ухвалені рішення будуть дієвими тільки у тому разі, якщо вони своєчасні. Це, своєю чергою, висуває вимоги до оперативного отримання інформації. Доцільно щоденно мати повні відомості про виконання бюджетів.

Тому, бухгалтерський облік виконання бюджетів, має досить важливе значення в управлінні бюджетним процесом та бюджетними коштами:

по-перше, він слугує інструментом, який дає змогу керувати процесом виконання бюджетів, цільовим спрямуванням бюджетних коштів і сприяє дотриманню фінансової дисципліни, що забезпечує виконання основної функції бюджету – раціонального розподілу і перерозподілу національного доходу;

по-друге, бухгалтерському обліку виконання бюджетів належить важливе значення у бюджетному плануванні, тому що дані про виконання бюджетів за поточний рік і попередні періоди слугують базою для складання проекту бюджету на плановий бюджетний період;

по-третє, бухгалтерський облік і звітність мають особливе значення в розвитку фінансової науки, тобто всебічну і виважену наукову оцінку того чи іншого явища можна дати тільки на основі повної і достовірної інформації, яку надає облік і звітність.

Значення бухгалтерського обліку виконання бюджетів особливо зростає в період, коли економіка і держава вражені інфляційними процесами. Головне завдання бухгалтерського обліку виконання бюджетів у цей період – забезпечити чітку організацію бухгалтерського обліку з метою забезпечення ефективного використання бюджетних коштів, а також державну дисципліну в усіх органах та установах, які виконують бюджет.

Загальні вимоги до бухгалтерського обліку виконання бюджетів:

а) облік повинен бути чітко документований;

б) облік проведених операцій здійснюється у певній послідовності на підставі документів;

в) записи проведених операцій відображаються на рахунках бухгалтерського обліку;

г) облік повинен бути суцільним за охопленням операцій і безперервним у часі.

Бюджетні операції здійснюються у межах бюджетних призначень, встановлених законодавством України, і тому виконання бюджетів відображається у бухгалтерському обліку відповідно до щорічного Закону про Державний бюджет України та Рішення рад про місцеві бюджети.

Бухгалтерський облік операцій з виконання бюджетів передбачає їхній зв’язок через єдиний план рахунків та єдину бюджетну класифікацію.

Залежно від природи облікової інформації відрізняють три основних видів бухгалтерського обліку виконання бюджетів: оперативний, статистичний, бухгалтерський.

Кожен з них має свою специфіку, коло явищ, що спостерігаються, завдання і методи спостереження.

Оперативний облік використовується для реєстрації, спостереження і контролю за окремими явищами бюджетного процесу з метою повсякденного управління. Дані оперативного обліку збираються на певну дату усно, телефоном, телеграфом, телефаксом або відправляються засобами електронного зв’язку у вигляді термінових повідомлень керівництву і державним органам, якщо це передбачено законодавством України. За допомогою оперативного обліку здійснюється повсякденний контроль на певних ділянках бюджетного процесу. Така інформація необхідна для відповідних оперативних висновків і розробки конкретних рекомендацій щодо виявлення додаткових резервів бюджету з наступним їхнім використанням.

Статистичний облік вивчає й узагальнює масові явища та їхні закономірності в бюджетному процесі. Він тісно пов’язаний з іншими видами обліку, використовує дані оперативного і бухгалтерського обліку, має свої особливі прийоми збору даних (переписи, анкетування, опитування) і способи опрацювання цих даних (групування, зведення, вирахування різних показників: середніх, індексів, коефіцієнтів). Дані статистичного обліку використовуються для економічного аналізу і прогнозування на поточний і перспективний періоди.

Бухгалтерський облік – це упорядкована система збору, реєстрації й узагальнення у грошовому виразі інформації про активи й зобов’язання бюджетів та їх рух шляхом суцільного, безперервного і документального обліку всіх бюджетних операцій.

Бухгалтерський облік виконання бюджетів слугує основою інформаційного забезпечення управління бюджетним процесом.

Облікові реєстри – носії інформації, отриманої з первинних документів або інших реєстрів: книги, відомості тощо. За ступенем узагальнення інформації, облікові реєстри класифікують на синтетичні, аналітичні, та комбіновані.

Записи в облікових реєстрах ведуться з меморіальних ордерів, які є відображенням згрупованих за відповідними ознаками первинних документів.

Первинні документи відображають відомості про операції з виконання бюджету. Вони складаються під час проведення операцій, виступають підставою для здійснення облікових записів та бухгалтерського обліку операцій з виконання бюджетів в органах Державного казначейства.

Первинні документи для надання юридичної сили повинні містити обов’язкові реквізити: назву документа,номер та дату складання документа, назву установи, від імені якої складений документ, місце складання документу, назву отримувача коштів, зміст операції, суму операції, номери рахунків за дебетом і кредитом, назва банку, казначейства (отримувача та платника коштів) і його номер коду, підписи осіб, відповідальних за проведення операції та правильність ії оформлення, призначення платежу, коди економічної класифікації видатків із зазначенням сум, коди бюджетної класифікації доходів та термін платежу, суму податку на додану вартість або напис «без податку на додану вартість», на першому примірнику відбиток печатки та підписи відповідальних осіб.

Первинні документи як у паперовій формі так і у вигляді електронних записів, які не містять обов’язкових реквізитів, є не дійсними і не можуть бути підставою для відображення операцій в обліку.

Надання Державному казначейству України статусу учасника системи електронних платежів НБУ та створення внутрішньої платіжної системи Держказначейства обумовили перехід до автоматизованої форми ведення бухгалтерського обліку. За такої форми обліку збір, передача, систематизація та опрацювання бухгалтерської інформації здійснюються автоматизовано, з використанням спеціально розробленого програмного забезпечення.

Система автоматизованого обліку відображає основні процеси, пов’язані з отриманням різних зведених показників, що характеризують бюджетний процес. У цій системі організації бухгалтерського обліку інформація йде по єдиному каналу і використовується для оперативного, бухгалтерського і статистичного обліку.

Суть форми полягає в тому, що на підставі автоматично введених даних про здійснені операції з виконання бюджету відбувається групування дебетових і кредитових оборотів за синтетичними й аналітичними рахунками, визначається сальдо, формуються обігові відомості і звітність, роздруковуються первинні документи.

Вихідна інформація подається у вигляді друкованих регістрів за рахунками бухгалтерського обліку.

Одне з основних завдань системи – забезпечення високого рівня внутрішнього бухгалтерського обліку та контролю.

 

Баланс виконання бюджету

Баланс виконання бюджету. За даними поточного обліку на початок кожного місяця складають баланс про виконання бюджету (ф. № 1-м). Одна його частина — це актив, який відбиває фінансові ресурси бюджету на певну дату, їх склад та розміщення, друга — пасив, де відображаються джерела утворення ресурсів бюджету.

В активі балансу відображають дебетові залишки за активними рахунками 1-го класу «Активи» (ресурси бюджету) і 7-го класу «Видатки бюджету» та за активно-пасивними рахунками 4-го класу «Розрахунки». В активі також відображають залишок за дебетом 5-го класу рахунків «Результати виконання бюджету».

У пасиві балансу відображають кредитові залишки за пасивними рахунками 2-го класу «Зобов’язання», 3-го класу «Кошти бюджетів та розпорядників бюджетних коштів» і 6-го класу «Доходи бюджету», за активно-пасивними рахунками 4-го класу «Розрахунки», 5-го класу «Результат виконання бюджету».

Баланс виконання бюджету фінансовими органами (Державного казначейства, територіальних органів казначейства, фінансових управлінь) дає узагальнену інформацію про стан активів і пасивів бюджету за звітний період. Структура балансу має такий вигляд (табл.6.1):

 

Таблиця 6.1

Структура балансу виконання бюджету

Актив	Пасив
1. Активи (ресурси бюджету) 2. Розрахунки 3. Видатки бюджету 4. Результат виконання бюджету	1. Доходи бюджету 2. Зобов’язання 3. Кошти бюджетів та розпорядників бюджетних коштів 4. Розрахунки 5. Результат виконання бюджету
Баланс	Баланс