ІІ. Повідомлення теми й мети заняття

На занятті ми розгрянемо оформлення реквізитів заяви – документа з групи щодо особового складу, довідки й листа – з групи довідково-інформаційних документів.

ІІ. Новий матеріал

1. – Заява – найбільш використовуваний документ. Це документ, який містить прохання особи чи установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Особиста заява Службова заява

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо. Наше завдання – скласти заяву про надання щорічної відпустки.

Реквізити

1. Адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім’я яких подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, прізвище, ім’я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата.

7. Підпис.

– Пригадайте, які дані слід указувати в тексті наказу про надання відпустки. (а) вид відпустки (основна); б) загальну кількість робочих днів; в) дата виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку).

Прізвища чоловічого роду ІІ відміни відмінюються за загальними правилами відмінювання іменників. У родовому відмінку вони мають закінчення -а, (-я): Павленка, Комара.

У давальному відмінку однини іменників-прізвищ чоловічого роду II відміни вживаються паралельні закінчення -ові, -еві (-сві) і -у, -ю: надіслати Дрозду (Дроздові), рекомендувати Горобцю(Горобцеві).

У діловому мовленні прийнято вживати коротку форму, що має закінчення -у, -ю.

Не відмінюються:

Іншомовні прізвища з кінцевим приголосним: Бізе, Бруно, Вівальді, Дю.ма, Дідро, Мюссе, Россіні, Руссо.

Жіночі прізвища як власне українського походження з кінцевим приголосним, -о, -й, так й іншомовні: Кухаренко, Повертайло, Масло, Комар, Яковець, Пінчук, Плахтій, Повалій, Маковій, Свистун, Чак, Петраш, Макаревич, Моріц

 

- Аналіз запропонованих зразків заяв.

- Складання заяв студентами.

2. – Наступний етап заняття – набування вмінь складання довідки.

Довідка – це документ, що засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої установи.

Особисті (стосуються окремих осіб) Службові (щодо установи в цілому)

Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, в них від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості.

Реквізити

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видання.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

6. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

7. Текст.

8. Призначення (куди подається довідка).

9. Підписи.

10. Печатка.

- Аналіз запропонованих зразків довідок.

- Заповнення бланків довідок.

3. – Перед тим, як почати опрацьовувати особливості оформлення й написання ділового листа, повторімо лексичні значення деяких термінів. (Індивідуальне повідомлення: тлумачення слів, записаних на дошці.)

Адрес – письмове, найчастіше ювілейне привітання.

Адреса – місце проживання особи.

Адресант – той, хто відправляє лист.

Анресант – той, хто одержує лист.

Епістола (грецьке) – лист, послання.

Епістолярний – той, що стосується літературних творів, які мають форму листів, послань.

Постскриптум (латинське) – РS – “ після написання ”, приписка до закінченого листа після підпису.

Стиль – у мові – сукупність мовних засобів, прийомів, вибір яких зумовлений змістом, характером висловлювання.

Інформація – повідомлення

Бюро – колегіальний орган, що обирається для виконання певної, головним чином керівної роботи.

– Існують також довідкові бюро. На нашім занятті є таке бюро. Його представники допоможуть нам з’ясувати ряд питань.

Інформація №1:

Першим класиком епістолярного стилю, тобто того, що обслуговує листування, щоденники, записні книжки, вважають афінянина Епікура. З його листів через сотні й сотні літ прийшли до нас блискучі афоризми про життя і смерть.

В античності існували різноманітні теорії епістолярного стилю. Так, граматик Артемон називав листи “половиною діалогу” і підкреслював відмінність листа як письмової форми повідомлення від усної: “Лист вимагає більш грунтовної обробки, ніж діалог, бо діалог схожий на непідготовлене висловлювання, експромт, лист же пишеться і надсилається як подарунок”.

– Лист – це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами й закладами.

Інформація №2:

Офіційні листи складаються за певним зразком і з суворим додержанням норм ділового стилю. Найчастіше до слова “лист” додається означення-прикметник (гарантійний, супровідний) або означення-іменник: лист-запит, лист-прохання, лист-пропозиція тощо.(Схема 1).

Більшість офіційних листів пишеться на виготовлених у друкарнях бланках, на яких є герб, емблема установи, назва її, адреса, номер рахунку в банку, номер листа, дата складання.

– Запишімо основні реквізити листа.

1. Штамп (повна назва установи – автора листа).

2. Номер і дата листа.

3. Назва установи-адресата.

4. Текст, що складається з двох частин:

– Опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

– Висновки та пропозиції.

5. Підпис керівника організації.

6. Печатка.

– Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції, тобто низку загальноприйнятих правил.

Інформація №3

Лист – це особливий вид творчості. Уміння написати листа – означає визначити його зміст і композицію, вибрати потрібні слова і словосполучення.

У 19 ст. видавались збірки “Письмовники” – збірки зразків листів на різні теми та побутові ситуації. Там подано й такі поради, до яких варто прислухатись і нам: “Нехай лист не буде жартівливим, якщо він пишеться високопоставленій особі, грубим, – якщо рівній, пихатим – якщо підлеглому, неохайно написаним – якщо вченому; неуважно складеним – якщо невченому; хай він не буде містити уторованих, заяложених виразів, якщо пишеться найближчій людині… Передмови й підписи повинні відповідати рівню близькості й важливості. Заведено писати власноручно тим, хто нам особливо дорогий.”

– Пропоную Вам ознайомитися з різними видами складових частин тексту ділового листа.

Елементи ділового листа

1. Звертання:

Шановний(а) (ім’я та по батькові)! Шановний(а) пане (пані) …! Глибокошановний (ім’я та по батькові)! Вельмишановний добродію! Шановні панове (колеги)! Високошановний пане …!

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.

Високопоставлений пане Міністре! Шановний вчителю!

Вельмишановний (високоповажний) професоре! Високоповажний пане ректоре!

2. Якщо це лист-відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за… Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви… Перш за все дозвольте подякувати Вам за… Цей лист – вияв нашої вдячності за… Дозвольте висловити свою вдячність… Вдячні Вам за запрошення… Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями щодо… Дякуємо за надану змогу…

3. У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді… Підтверджуємо отримання Вашої телеграми… Ми отримали Вашого листа з повідомленням про… і щиро Вам вдячні. Офіційно підтверджуємо свою згоду на… На підтвердження нашої попередньої домовленості (телефонної розмови) повідомляємо…

4. Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:

У відповідь на Ваш лист від (дата)… Відповідно до пункту укладеної угоди… Відповідаючи на Ваш запит від (дата)… Відповідно до контракту (домовленості)… Посилаючись на оголошення в газеті (журналі), просимо Вас…

5. До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханнями. Типові вислови для їх оформлення:

Будь ласка, повідомте нам про … Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд… Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у… Насамперед просимо повідомити… Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь. Просимо Вас терміново оплатити рахунки. Ми були б щиро вдячні, якби Ви могли повідомити про своє рішення найближчим часом. Вибачте за додаткові турботи, але чи не були б Ви настільки люб’язні дати детальні письмові пояснення з приводу…

6. Іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося… Щиро перепрошуємо Вас за вчораншє спізнення на зустріч. Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю. Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини незручності. Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи. Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу… Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення… Вибачте, нам вельми незручно, що…

7. У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав’язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочинати так:

Вважаємо за свій обов’язок ще раз нагадати Вам про… Вважаємо необхідним нагадати Вам… Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка. Дозвольте нагадати Вам про… Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про… Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на лист від (дата). Вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про необхідність оплати рахунка за… Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

У зв’язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

Усі наші намагання примусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

8. До категорії складних листів належать листи-відмови. Сформулюйте відмову так:

Ми докладно вивчили запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо ні найменшої змоги…

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам…

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції.

Вибачте, але ми не можемо погодитися на…

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з деяких причин.

9. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту листа. Слово “дякую” – найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини.

Дозвольте ще раз подякувати Вам… Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність… Щиро дякуємо за… Дякуємо за допомогу. Ще раз дякуємо Вам і висловлюємо надію, що…

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата як психологічне підкріплення усього висловленого в листі:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку. Будемо раді співпрацювати з Вами.

Були б раді співпрацювати з Вами і чекатимемо Вашої відповіді.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною.

Гадаю, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді. Сподіваємося отримати Вашу відповідь найближчим часом.

Маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими установами. Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю.

Завершальним може бути прохання:

Просимо Вас уважно ознайомитися з… Просимо Вас терміново повідомити (зателефонувати).

Буде ввічливо, якщо наприкінці листа Ви повторите вибачення за турботи, затримку з оплатою чи запізнення:

Ще раз просимо вибачення за завдані незручності. Щиро просимо вибачення за…

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

10. Не слід забувати про прощальну фразу. Пропонуємо такі форми:

З повагою… З вдячністю і повагою… Бажаємо успіхів! З повагою і найщирішими побажаннями… Залишаємо з пошаною…

- Аналіз складових частин листа-запрошення (за зразками).

ІІІ. Підсумок

- Доякого класу документів належать лист-запрошення та довідка?

- Домашнє завдання: скласти лист-запрошення та відповідь на нього; опрацювати конспект.

Самостійне опрацювання теоретичного питання:

Характеристика вивчених видів та типів документів

 

Практичне заняття № 6

Тема: Підготовка й оформлення протоколу. Протокол як документ системи. Формуляр-зразок протоколу. Основні частини тексту протоколу.

Мета: Розглянути складові частини текстів протоколу. Підготувати й оформити протокол.

. Розвивати увагу, пам’ять,мовлення; виховувати охайність, коректність, ввічливість, стриманість, наполегливість у вивченні дисципліни.

 

Література: 1. Глущик С.В. “Сучасні ділові папери”.

2. Воловник Т.Г. “Оформлення документів”.

3. Зразки протоколів.

План заняття