Создание базы данных в MS«Access»

 

База данных – поименованная совокупность данных, организованная по определенным правилам, предусматривающая общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимо от прикладных программ.

База данных состоит из записей, они делятся на поля. Запись – наименованная единица обмена данными между оперативной и внешней памятью. Поле – наименованная единица обработки данных.

 

Microsoft Access позволяет:

 

- хранить почти неопределенное количество информации;

- располагать информацию в удобном порядке;

- создавать формы, облегчающие ввод информации;

- получать информацию по заданным критериям отбора, а также многое другое.

 

Создадим на основе Microsoft Access 2003 структуру таблиц Patients, Regions, Territories, Companies. Для этого воспользуемся режимом Конструктор.

 

1. Создание таблиц в режиме Конструктор.

 

В окне базы данных щелкнем вкладку Таблицы и кнопку Создать;

Щелкнем строку Конструктор и кнопку ОК;

В столбце Имя поля введем имя первого поля таблицы, например, для таблицы Patients это будет: patcode, fam, im, ot, pol, drogd, tercode, regcode, address, compcode. Аналогично, поступим далее с таблицами Regions, Territories, Companies, только будут другие имена в наименовании полей.

Щелкнем кнопку Sawe;

Введем имя таблицы: Patients;

Щелкнем кнопку Да, выберем подходящее поле и щелкнем кнопку Ключевое слово.

 

 

 

 

 

2. Построение связей между таблицами.

 

Связи между таблицами в нашем случае основаны по принципу «один ко многим» - каждая запись первой (главной) таблицы (Patients) связывается с одной или несколькими записями подчиненных таблиц. Связи между таблицами можно определить в режиме Конструктор.

 

Задание связей между таблицами:

 

В окне базы данных щелкнем на панели инструментов Сервис кнопку Схема данных;

Для того, чтобы включить диалоговое окно Добавление таблицы, щелкнем кнопку Добавить таблицу на панели инструментом Связи;

Щелкнем вкладку Таблицы;

Щелкнем имя нужной таблицы;

Щелкнем кнопку Добавить. Выбранная таблица или запрос появится в окне Схемаданных. Пункты 4 и 5 нужно повторить для всех таблиц, которые следует использовать в схеме данных;

Щелкнем кнопку Закрыть.

Получим итоговую схему данных.

 

 

3. Конструирование и создание форм

 

3.1 Создание форм с помощью мастера.

 

Мастера Access помогают быстро создать типовую форму, в которой выводятся все поля и записи из таблицы или запроса, или разработать специальную форму, в которой данные из отобранных полей выводятся в определенном формате, например, в виде диаграммы.

 

Создание простой формы.

 

В окне базы данных нажмите кнопку «Таблица» или «Запрос»;

Выберите таблицу или запрос, на основании которых будет создана форма (или нажмите кнопку «Открыть» для открытия таблицы или запроса в режиме таблицы);

Нажмите кнопку «Простая форма» на панели инструментов. Создается форма, в которой все поля размещаются в один столбец.

 

Создание специальной формы

 

В окне базы данных нажмите кнопку «Формы» (или выберите в меню Вид команду Объекты базы данных и команду Формы в подменю);

Нажмите кнопку «Создать» (или выберете в меню Вставка команду Форма);

Выберете в списке Мастер форм и введите в поле выбора источника данных имя исходной таблицы/запроса или выберите имя в раскрывающемся списке.

Нажмите кнопку «ОК»;

В диалоговом окне выберите необходимые таблицы/запросы и доступные поля;

В следующем диалоговом окне выберите внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица, сводная диаграмма;

Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах.

 

Параметры в последнем окне диалога позволяют открыть форму? как в режиме формы, так и в режиме конструктора.

 

Примечание: если созданная форма Вас не удовлетворяет, измените её в режиме конструктора или создайте настройки мастеров, которые будут использоваться для создания форм в дальнейшем.

 

3.2 Создание форм без помощи мастера

 

Пользователь, не удовлетворенный макетами форм, создаваемых с помощью мастеров, имеет возможность разработать форму самостоятельно. Для этого следует создать пустую форму и включить в нее нужные элементы управления и другие детали оформления.

 

Примечание: даже если стандартная форма не полностью отвечает требованиям пользователя, проще сначала создать форму с помощью мастера, а потом уже внести в нее необходимые изменения.

 

В окне базы данных нажмите кнопку «Формы» (или выберите в меню Вид команду Объекты базы данных и команду Формы в подменю);

Нажмите кнопку «Создать» (или выберете в меню Вставка команду Форма);

Выберите в списке Конструктор и введите в поле выбора источника данных имя исходной таблицы или запроса, содержащих данные, которые будут выводиться в форме. Нажмите кнопку «ОК» (если форма не предназначена для вывода данных, не выбирайте имя таблицы или запроса из списка);

Нажмите кнопку «Конструктор». Откроется окно формы в режиме конструктора, позволяющее пользователю создать форму самостоятельно.

 

При создании формы или отчета без помощи мастера в MicrosoftAccess используется шаблон, определяющий стандартные характеристики формы или отчета. Шаблон определяет, какие разделы будут выводиться в форме или отчете, и задаёт размеры каждого раздела. В шаблоне сохраняются все стандартные настройки свойств формы или отчета, а также их разделов и элементов управления. Стандартные шаблоны формы или отчета имеют имя «Обычный». Однако, допускается, использование в качестве шаблона любой существующей формы или отчета.

 

Настройка параметров «Шаблон формы» или «Шаблон отчета».

 

Выберете в меню Сервис команду Параметры;

Откройте вкладку Формы и отчеты;

Введите имя шаблонов формы и отчета, которые будут использоваться как шаблоны;

Нажмите кнопку «ОК».

 

Шаблоны формы и отчета определяют:

- вывод областей заголовка и примечаний формы или отчета;

- вывод областей колонтитулов;

- размеры (ширину и высоту) разделов;

- свойства элементов управления, задающиеся по умолчанию

 

Шаблон не задает создание элементов управления в новых формах или отчетах. Настройки, указанные в параметрах «Шаблон формы» и «Шаблон отчета», сохраняются в системной базе данных рабочей группы MicrosoftAccess (обычно это файл SYSTEM.MDA), а не в базе данных пользователя (файл ***.MDA). Измененные настройки становятся действительными для любой базы данных, открываемой или создаваемой. Для того, чтобы использовать собственные шаблоны в других базах данных, пользователь должен скопировать или экспортировать в них эти шаблоны.

 

Формирование запросов

Применение запросов является наиболее быстрым способом получения информации из базы данных. Запросы используются тогда, когда необходимо получить те данные, которые вас интересуют. То есть с помощью запросов можно получить выборку данных, удовлетворяющих поставленным условиям.

СУБД Access позволяет создавать несколько основных видов запросов: простой запрос, запрос с параметрами, запрос с итогами, запрос с групповой обработкой данных, перекрестный запрос. Рассмотрим создание первых двух.

Создание простого запроса