Робота з функціями бази даних

Microsoft Excel пропонує 14 функцій для роботи зі списками. Кожна з цих функцій повертає інформацію про елементи списку, які задовольняють деяким умовам.

Функція СЧЕТЕСЛИ (діапазон;критерій) підраховує кількість елементів у діапазоні, які задовольняють критерію.

Діапазон записується у вигляді блока, критерій записується у вигляді текстового рядка, що містить умови.

Наприклад, щоб підрахувати кількість співробітників, у яких кількість утриманців більше одного, треба записати у вільному місці таблиці формулу:

=СЧЕТЕСЛИ(D11:D20;”>1”).

Функція СУММЕСЛИ (діапазон;критерій;діапазон_підсумовування)

підсумовує значення в зазначеному діапазоні, з огляду тільки на ті записи, що задовольняють критерію.

Наприклад, щоб підрахувати сумарну зарплату співробітників, які мають більше одного утриманця, треба записати у вільному місці таблиці формулу:

=СУММЕСЛИ(D11:D20;”>1”;H11^H20).

Інші функції, орієнтовані на роботу зі списками, мають узагальнену назву Бдфункції. На відміну від двох наведених вище функцій, вони потребують створення блока критеріїв, як при роботі з розширеним фільтром.

Функція ДСРЗНАЧ (діапазон_списку;поле;блок_критеріїв) обчислює середнє значення у вказаному полі серед тих записів, що задовольняють умові, записаній в блоці критеріїв.

Наприклад, щоб обчислити середню зарплату співробітників, які мають більш одного утриманця, створимо блок критеріїв в клітинах G3:G4, записавши в G3 – Кількість утриманців, а в G4 – >1. Відповідь дасть формула:

=ДСРЗНАЧ(A10:H20;”Всего начислено”;G3:G4).

Ознайомтесь з іншими функціями обробки бази даних самостійно.

Ви можете використовувати команду Данные/Проверка для того, щоб значення, що вводяться в список, задовольняли деяким умовам. У вікні діалогу Проверка вводимых значений на вкладці Параметры зазначтетип та інтервал значень, що дозволяється вводити. Вкладка Сообщение для ввода дозволяє скласти підказування користувачу про те, які дані можна вводити. На вкладці Сообщение об ошибке можна ввести повідомлення, яке буде з’являтися на екрані, якщо введено некоректні дані. Задайте перевірку для даних із списку і перевірте як вона працює.

5.2 Контрольні питання

5.2.1 Яка частина таблиці може бути списком? Чим список(база даних) відрізняється від електронної таблиці?

5.2.2 Поясніть різницю в можливостях сортування за допомогою кнопок панелі інструментів і за допомогою пункту меню Данные/Сортировка. Які обмеження має сортування в Excel?

5.2.3 Які можливості надає користувачу опція Автофильтр?

5.2.4 Перелічіть правила завдання блока критеріїв для розширеного фільтра. Які особливості завдання критерію, що обчислюється?

5.2.5 Які функції для роботи зі списком Ви знаєте? Їхнє призначення і можливості.

5.2.6 Як задати перевірку значень, що вводяться, і які можливості у Вас при цьому є?

5.2.7 Назвіть головні можливості та вимоги до опції Данные/Итоги в списку.

 

5.3 Завдання для самостійної роботи

 

Для списку, що Ви створили в лабораторній роботі №1, виконайте наступні дії.

5.3.1 Зробіть сортування списку по декількох полях усіма можливими засобами.

5.3.2 За допомогою команди Данные/Фильтр/Автофильтр відберіть дані, що задовольняють декільком умовам (визначте умови самостійно).

5.3.3 За допомогою команди Данные/Фильтр/Расширенный фильтр організуйте відбір даних у вільне місце таблиці, що задовольняють більш складним критеріям, а також критеріям, що обчислюються. Для цього задайте декілька блоків критеріїв і блоків виведення.

5.3.4 Обчисліть середні значення, максимальні і мінімальні значення по числових полях для даних, що задовольняють різноманітним умовам, використовуючи функції бази даних. Підрахуйте кількість записів у списку, що задовольняють декільком умовам.

5.3.5 Організуйте для декількох полів перевірку значень, що вводяться.

5.3.6 Підведіть підсумки по декількох полях таблиці, використовуючи різноманітні підсумкові функції.

 

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА

 

6.1 Джонс Эдвард, Саттон Дерек. Библия пользователя Office 97.: Пер. с англ.- К.:Диалектика,1997.-848с.

6.2 Евдокимов В.В. и др. Экономическая информатика.Учебник для вузов. – СПб.:Питер, 1997.-592с.

6.3 Использование Microsoft Excel 97: Пер. с англ. – Изд.-бестселлер.-К.;М.;СПб: Изд. Дом «Вильямс», 1998.-800с.

6.4 О.Ефимова, М.Моисеева, Ю.Шафрин. Практикум по компьютерной технологии, Упражнения, примеры и задачи. – Москва, ABF,1997.

6.5 А.Левин. Самоучитель работы на компьютере. – Москва: Издат. «Нолидж»,1998.-624с.

6.6 Гарнаев А.Ю. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах.-СПб.:БХВ – Санкт-Петербург, 1999. – 336 с., ил.