Принципи управління контрактною діяльністю та практика ведення переговорів.

Робота з укладення та виконання контракту з іноземним контрагентом є підсумковим результатом будь-якоїзовнішньоекономічної операції.

Найпоширенішою формою є виклад контракту друкарським способом, причому там, де статті потребують додаткового узгодження, ставляться крапки або рисочки.

Друга форма передбачає наступний варіант: всі узгоджені статті, друковані друкарським способом, вміщуються на зворотному боці контракту, а неузгоджені - на лицьовому. Третя форма відновить усі узгоджені статті контракту до заздалегідь обговорених загальних умов поставок. Сфера дії типових контрактів постійно розширюється. Типові контракти розробляють, восновному, великі експортери даного виду продукції. Створенням типових контрактів займаються також торгові палати та федерації експортерів, біржі. Умови типових контрактів з часом змінюються. Юридичне формулювання окремих статей контракту постійно уточнюється, щоб уникнути зайвих суперечок неузгоджень.

Хто може виступати контрагентом? Практика показує, що 85% контрактів підписують підприємства, 15% - міністерства, відомства та спілки підприємців.

Класифікація підприємств. Підприємства в обов'язковому порядку реєструються у торговому реєстрі. Це робиться для стягнення державою відповідних податків.

Особливо важливим є юридичний статус підприємств. Під час укладення угоди потрібно ознайомитися з правовим становищем підприємства, щоб знати, хто плататиме борги, кому надається право укладення угод, які межі повноважень.

Підприємства за правовим становищем діляться на одноосібницькі й об'єднані підприємства. У більшості країн континентальної Європи прийнято поділ об'єднаних підприємств на такі види:

1. повне товариство;

2. командитне товариство;

3. товариство з обмеженою відповідальністю;

4. акціонерне товариство.

Повне товариство (ФРН – offene Handelsgesellschaft) - це об'єднання двох і більше осіб для здійснення підприємницької діяльності на основі особистої участі у справах. Повне товариство не зобов'язане публікувати відомості про результати господарської діяльності. Воно може бути розпущеним, якщо один із учасників забажає з нього вийти. Законодавство забороняє продати свою частку іншій особі без згоди учасників.

В основному у формі повного товариства створюються кооперативні об'єднання.

Командитне товариство (ФРН – Kammanditgesellschaft) - це об'єднання двох чи кількох осіб, в якому одні учасники несуть відповідальність як своїм вкладом; так і своїм майном, інші вкладники (командисти) - тільки своїм вкладом. Перші беруть участь у діяльності й особисто, й капіталами, другі - лише капіталом.

У товаристві з обмеженою відповідальністю (ФРН – Gesellschaft mit beschrahkter Haftung) сторони договору несуть відповідальність тільки своїми вкладами, а не майном. Кожному учаснику товариства дається письмове свідоцтво про сплату паю, який не є цінним папером, не може дробитися і бути проданим без згоди загальних зборів пайовиків.

Акціонерне товариство - це об'єднання капіталів шляхом випуску акцій, які є цінними паперами (це документ на пред'явника, він котирується на біржі, вільно продається). Відповідальність вкладника обмежується тільки сумою акцій.

В Англії розрізняють товариства (об'єднання осіб) і компанії (об'єднання капіталів).

Товариства (Раrtnershiр) бувають двох видів: з необмеженою відповідальністю і з обмеженою відповідальністю.

Товариство з необмеженою відповідальністю (Unlimited Раrtnershiр) відповідає повному товариству країн континентальної Європи. Воно тільки англійським правом не визнається юридичною особою і не підлягає обов'язковій реєстрації.

Товариство з обмеженою відповідальністю (Limited Раrtnershiр) відповідає командитному товариству. Воно є юридичною особою і підлягає реєстрації.

Компанії (Company) бувають з необмеженою відповідальністю, з обмеженою відповідальністю, з відповідальністю у межах обмеженої суми.

Компанія з необмеженою відповідальністю відрізняється від товариства з обмеженою відповідальністю тільки тим, що вона є юридичною особою їх кількість невелика. Компанії з обмеженою відповідальністю (Limited liability Company. Co Ltd) відрізняються від акціонерних тим, що тут створюється пайовий капітал. Пай не дробиться. У США функціонують два види об'єднань: товариства (об'єднання осіб), корпорації (об'єднання капіталів).

Товариства не визнаються за законом юридичною особою. Вони бувають повні (General Раrtnershiр) і командитні (Limited Раrtnershiр).

Корпорація - це акціонерне товариство (Соrр. Іnсоrр.). Капітал ділиться або на акції, або на паї, між якими11 немає відмінності. Корпорації у різних штатах мають різне правове становище щодо податків і зборів.

Основними способами ведення переговорів є переписка; особисті зустрічі; використання технічних засобів (телефон, телетайп, факс).

Технічні засоби для ведення переговорів застосовуються рідко, зокрема, тоді, коли:

• країни, де перебувають контрагенти, розташовані далеко одна від одної;

• фірми добре знають одна одну і підтримують довгострокові контакти;

• необхідно повторити замовлення зараніше укладеним контрактом. Переговори шляхом переписки. Письмову заяву продавця про бажання укласти договір купівлі-продажу називають офертою, а особу – оферентом. Тверда оферта робиться продавцем на певну партію товару лише одному можливому покупцю з вказанням терміну протягом якого продавець зв'язаний своєю пропозицією. Це означає що при беззастережному прийняті всіх умов оферти покупцем експортер зобов’язаний поставити товар на запропонованих ним умовах інакше оферент несе відповідальність за можливі збитки покупця. Строк дії оферти обумовлюється в самій оферті. Вільна оферта – це пропозиція без зобов’язань, які зв’язують продавця. Вона робиться на одну і ту ж партію товару кільком покупцям. Згода покупця з умовами оферти додатково мусить акцентуватися продавцем. Про те, що оферта вільна, має бути зроблена відповідна помітка. Якщо ініціатива придбання товару виходить від покупця, тоді він розсилає замовлення, що має силу твердої

оферти, чи запит, аналогічний вільній оферті.

Переговори шляхом особистих зустрічей. Склалися певні правила, звичаї та традиції проведення комерційних переговорів. Більшість контрактів укладаються завдяки особистим зустрічам.

Як правило, переговори проходять у місце розташуванні менш зацікавленої фірми - у службовому приміщенні. Приймаюча фірма складає план проведення переговорів, в якому бажано передбачити:

1. Дату, місце, час, регламент переговорів.

2. Склад учасників зі сторони фірми, що приймає.

3. Обговорення питань.

4. Альтернативи на випадок контрпропозицій партнера. За можливістю у портфелі учасників має бути три варіанти: оптимальний; менш оптимальний, але прийнятний; прийнятний, але малоцікавий.

5. Визначення осіб, які зустрічають учасників переговорів, виконують протокольні функції.

6. Визначення осіб, які готують довідково-інформаційний матеріал, копії контрактів і т.д.

7. Частування під час переговорів, а також організацію коктейлю, прийомів.

8. Культурну програму.

Зустріч гостей на вокзалі, в аеропорту - це завжди офіційно. Як правило, під'їжджаючи за гостями, машину ставлять із лівого боку вздовж тротуару. Першим сідає пасажир, який займає найпочесніше становище. До місця призначення автомашина під'їжджає таким чином, щоб пасажири виходили через праві двері. Першим виходить найбільш шанований пасажир. У призначений час гостей

у вестибулі офісу приймає помічник керівника, який проводжає їх до шефа. Шефові самому не потрібно зустрічати гостей біля входу в установу.

В основному, ініціатива у веденні переговорів у того, хто приймає гостей.Бесіду слід вести заспеціально призначеним для цих цілей столом. Перше почесне місце - справа від приймаючого візит.

Прийнято передбачати частування. На стіл ставиться мінеральна вода, сигарети. Через п'ять-десять хвилин після початку розмови може бути подано каву чи чай. Спиртні напої не пропонуються. Вони доречні тільки на прийомах і коктейлях. Відразу починати вести переговори по суті не прийнято. Спочатку представляють кожного учасника (бажаний обмін візитними картками). Не можна забувати, що у країнах Заходу в офіційних випадках називають один одного за прізвищем. А в народів Сходу взагалі немає прізвищ. Люди звертаються один до одного по іменах. Переговори від початку до кінця веде одна й та ж особа. її не перебивають, не виправляють. Інші члени делегації висловлюються після надання їм слова.

За порадами Гамільтона, треба:

• з'ясувати ступінь зацікавленості партнера;

• уникати зайвої поспішності;

• бути уважним і спостережливим;

• бути ввічливим і передбачливим;

• не доводити невимушеність допанібратства;

• бути небагатослівним;

• старатися подавати аргументи у питальній формі;

• не згадувати про невдалі угоди;

• добиватися згоди щодо окремих елементів, якщо цього не можна зробити у цілому;

• ініціативу переговорів брати на себе, а кінцеву відповідь зали шати за партнером.

Не рекомендується:

• висловлювати категоричне «ні», якщо не можна дати відповіді на заперечення;

• переносити укладення контракту на завтра, якщо це можна зробити сьогодні;

• концентрувати увагу на незгоді, якщо вона є.