Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Систематизация документов и контроль за их исполнением
Порядок прохождения дипломатических и служебных документов (иначе, документооборот) в системе Министерства иностранных дел предусматривает целый ряд этапов: а) прием, первичная обработка и разметка; б) регистрация и рассмотрение документов на уровне руководителя соответствующего структурного подразделения; в) направление документа исполнителю; г) исполнение документа и контроль за его исполнением; д) списание в дело исполненных документов для хранения с последующей передачей в архив. При регистрации документов на них ставится особый регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступающего документа, дату поступления, количество листов документа. Нумерация писем, телеграмм, факсов, других входящих и исходящих документов ведется, как правило, в пределах календарного года арабскими цифрами. Предварительное рассмотрение входящих документов включает также распределение всех документов на два основных потока: для доклада руководству министерства и на рассмотрение непосредственно в заинтересованные структурные подразделения министерства без резолюции руководства. Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, подлежат особой систематизации, обеспечивающей их сохранность и оперативный поиск. Документы как правило группируются в отдельные дела по следующим принципиальным признакам: — номинативный (по разновидности документов): вербальные и личные ноты, справки и т.п.; — авторский (по авторам документов дела): документы Коллегии министерства, министра, заместителей министра, начальников департаментов и т.д.; — корреспондентский (по названию корреспондента): примером может служить переписка с посольствами стран, входящими в ведение того или иного территориального департамента; — предметно-вопросный (группируются документы по одному конкретному вопросу): к примеру, переписка с Министерством культуры Российской Федерации о создании Российского культурного центра в столице одного из иностранных государств; — хронологический: годовые отчеты, квартальные политические письма, поступающие из посольств. Важным элементом систематизации и учета документов является номенклатура дел. Она служит основой для составления отдельных описей дел постоянного и временного хранения. Форма номенклатуры включает тематический индекс каждого отдельного дела, который присваивается всем однородным делам, формируемым в различных структурных подразделениях министерства и в его загранучреждениях.
Система контроля исполнения, принятая в МИД России, направлена на обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений и заданий, в том числе со стороны высшего политического руководства страны, а также на проверку исполнения служебных документов. В основу всей контрольной деятельности в министерстве положен принцип непрерывного текущего или оперативного контроля, который по общепринятому мнению является наиболее эффективным видом контроля[191]. Такой контроль, в частности, предусматривает постоянное контролирование исполнения поручений в установленные сроки и хода подготовки служебных документов; информирование руководства о всех случаях задержек с исполнением поручений; обобщение работы по исполнению документов, а также разработку конкретных мероприятий и предложений по усилению эффективности контроля за исполнением поручений. Главным структурным подразделением министерства, в функции которого входит организация и проведение контрольной деятельности на постоянной основе, является Генеральный секретариат. В его состав входит целый ряд специализированных отделов: отдел документационного обеспечения; отдел коллегии и контроля; отдел координации; отдел информационного обеспечения загранпредставительств; отдел по работе с письмами и личными обращениями; личная канцелярия министра; несекретная канцелярия; секретная канцелярия; центральное машбюро. Каждый из указанных отделов укомплектован соответствующим составом специалистов. Многие прошли специальную подготовку по вопросам машинописи и стенографии, компьютерной обработки документов, информационным технологиям, архивному делу и особенностям ведения секретного делопроизводства. Генеральный Секретариат министерства выполняет следующие функции в части дипломатического документирования и служебного делопроизводства:
— разрабатывает общую номенклатуру дел министерства, обеспечивает хранение дел и оперативное использование документов; — разрабатывает и внедряет унифицированные формы документов Министерства; — осуществляет экспедиционную обработку и регистрацию документов; —обеспечивает своевременное поступление к руководству министерства документов, их разметку в подразделениях, контроль за правильностью их оформления; —осуществляет контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки; — осуществляет контроль за работой с документами в структурных подразделениях министерства и в его загранучреждениях, обеспечивает правильность формирования и оформления дел, подлежащих сдаче в архив; — ведет работу по письмам и заявлениям граждан. Все документы, которые связаны с исполнением конкретных поручений, учитываются в особом журнале и в карточке контроля. В них фиксируются дата, регистрационный номер, вид и краткое содержание документа или поручения, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении. Служебные документы снимаются с контроля после полного решения поставленных в них вопросов. Отметка об исполнении делается как на самом документе, так и в журнале и карточке контроля.
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2017-01-19; просмотров: 337; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.116.40.177 (0.006 с.) |