Типи інформаційних систем, що використовуються в організаціях з різноманітним спрямуванням основної діяльності.

Структура інформаційної системи може бути представлена як сукупність її функціональних підсистем, а функціональний признак може бути використаний при класифікації інформаційних систем.

Функціональний признак визначає призначення підсистеми, а також її основні цілі, задачі й функції.

В господарській практиці виробничих і комерційних об’єктів типовими видами діяльності є: виробнича, маркетингова, фінансова, кадрова.

Ці напрямки діяльності визначили типовий набір інформаційних систем:

· виробничі системи;

· системи маркетингу;

· фінансові й облікові системи;

· системи кадрів;

· інші типи, що виконують допоміжні функції залежно від специфіки діяльності фірми.

В великих компаніях інформаційна система функціонального призначення може складатись з декількох підсистем для виконання підфункцій. Наприклад, виробнича ІС має наступні підсистеми: управління запасами, управління виробничим процесом, комп’ютерного інжинірингу і т.д.

В табл.. 3 наведено по кожному виду ІС розв’язувані в них типові задачі.

Таблиця 3.

Функції інформаційних систем

Система маркетингу	Виробничі системи	Фінансові й облікові системи	Система кадрів	Інші системи, наприклад ІС керівництва
Дослідження ринку й прогнозування продажів Управління збутом; Рекомендації по виробництву нової продукції; Аналіз і встановлення цін; Облік замовлень	Планування обсягів робіт і розробка календарних планів; Оперативний контроль і управління виробництвом; Аналіз роботи обладнання; Участь у формуванні замовлень постачальникам;   Управління запасами	Управління портфелем замовлень; Управління кредитною політикою; Розробка фінансового плану; Фінансовий аналіз і прогнозування; Контроль бюджету; Бухгалтерський облік	Аналіз і прогнозування потреби в трудових ресурсах; Ведення архівів записів про персонал; Аналіз і планування підготовки кадрів	Контроль за діяльністю фірми; Знаходження оперативних проблем; Аналіз управлінських и стратегічних ситуацій; Забезпечення процесу вироблення стратегічних рішень

Інформаційна система маркетингу (ІСМ) — це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, об’єднаних в технологічний ланцюг для збирання, передавання, оброблення й нагромаджування інформації для підготовки і прийняття управлінських рішень у маркетингу. У спеціальній літературі з маркетингу більш вживаною є назва «маркетингові інформаційні системи» (МІС). Під цим розуміють сукупність планових і систематизованих методів і процесів збирання, аналізу та оброблення маркетингової інформації, необхідної для прийняття відповідних рішень.

В маркетинговій ІС можна виділити наступні функціональні підсистеми: дослідження ринку; розробка стратегії і планування маркетингу; дослідження товару; ціноутворення; збут товарів; рекламна діяльність; контроль маркетингової діяльності. До сфери маркетингу належить клас CRM-систем (системи управління взаємовідносинами з клієнтами). Тут можна назвати Парус: Менеджмент і маркетинг, АПЕК- CRM, АМО- CRM та інші.

Операційні інформаційні системи. Автоматизація управління виробництвом на рівні підприємства здійснюється спеціалістами планово-економічного і виробничо-диспетчерського відділів на відповідних АРМ, забезпечуючи розробку виробничої програми підприємства, її економічне обґрунтування, розподіл по цехах і в разі необхідності відповідне коректування. Цей вид роботи належить до функції управління виробничою програмою підприємства та реалізує міжцехове планування і регулювання виробництва.

Автоматизовані робочі місця плановика та економіста планово-економічного відділу реалізують функції планування собівартості продукції, прибутку та рентабельності.

На рівні цехів здійснюється розробка серії виробничих програм і завдань для цеху, виробничих дільниць, бригад, тобто реалізується функція управління виробничою програмою цеху. Цю роботу виконують спеціалісти виробничого бюро цеху та планово-економічного бюро цеху на АРМ економіста. На цих же АРМ розраховується планова потреба в ресурсах на виконання місячного плану виробництва.

АРМ майстра дільниці забезпечує автоматизацію цехового оперативного управління і виконує функції реагування за прийнятний час на різні порушення виробничого графіка, ведення поопераційного обліку виготовлення деталей.

Основними функціональними підсистемами інформаційної системи управління персоналом на підприємстві є: підсистема оформлення та обліку кадрів; підсистема планування, прогнозування і маркетингу персоналу; підсистема розвитку кадрів; підсистема аналізу і розвитку засобів стимулювання праці; підсистема персоналізованого пенсійного і податкового обліку. Система управління кадрами може бути побудована на основі спеціалізованої автономної системи кадрового обліку, наприклад система Кадри, або бути складовою автоматизованої системи управління підприємством. Так, функції кадрового обліку в КІС Галактика виконує модуль управління персоналом. В системі АБ Офіс є відповідна підсистема Кадри для ведення наказів кадрового обліку і нарахування заробітної плати.

Фінансові інформаційні системи. Інформаційна система фінансового менеджменту на підприємстві виконує функції автоматизації фінансових розрахунків і прийняття рішень щодо управління фінансами підприємства. До складу задач інформаційної системи входять аналіз фінансової звітності, управління вибором проектів інвестицій, управління вибором джерел фінансових ресурсів і т. ін.

Автоматизація аналізу фінансової звітності підприємства передбачає проведення розрахунків спеціальних показників, що характеризують результати господарської та фінансової діяльності підприємства, визначення на базі їх значень фінансового становища підприємства та вироблення рекомендацій щодо подальшої стратегії його розвитку.

Прийняття рішень щодо інвестицій супроводжується інвестиційними розрахунками, що визначають кількісні співвідношення надходжень і витрат. Інвестиційні розрахунки можуть виконуватися за двома моделями: за однією — в ізольованому інвестиційному плануванні порівнюються альтернативи інвестицій тільки одна з одною; за іншою — у загальному інвестиційному плануванні враховуються змінні зв’язки інвестиційних альтернатив з виробничим процесом.

Бухгалтерські інформаційні системи відображають галузеві особливості діяльності й розміри підприємств, відрізняються по функціям, принципам побудови, можливостям настроювання й адаптації, технічному й методологічному супроводу й т.д. ІС бухгалтерського обліку традиційно охоплює такі підсистеми: облік основних засобів та нематеріальних активів; облік матеріальних цінностей; облік праці та заробітної плати; облік готової продукції та її реалізації; облік фінансово-розрахункових операцій; облік витрат на виробництво; зведений облік та складання звітності.

На великих підприємствах реалізуються всі види обліку — первинний, управлінський, фінансовий, кожен з них розв’язує свій комплекс задач. На рівні первинного обліку здійснюється збір, реєстрація, часткова обробка інформації. На рівні управлінського обліку формуються результатні дані, що відображають здійснювані господарські операції в вартісній оцінці у вигляді файлів бухгалтерських проводок. На рівні фінансового обліку реалізується зведений облік, формується Головна книга, бухгалтерський баланс й інші звітні регістри.

На кожному рівні управління створюються автоматизовані робочі місця спеціалістів-економістів, бухгалтерів, фінансистів, аналітиків, котрі взаємодіють між собою.

 

ТЕМА 4. Планування розвитку управлінських інформаційних систем

1. Організаційне планування ІС: методологія, основні етапи та підходи.

2. Технічна та програмна підтримка ІС.

3. Планування впровадження ІС на підприємстві.

4. Підтримка функціонування інформаційних систем.

Організаційне планування ІС: методологія, основні етапи та підходи.

Для планування ІС прийнято поділ на коротко-, средньо- і довгострокове планування, або відповідно на оперативне і стратегічне.

Стратегічне планування ІС − це процес, у якому приймаються принципові рішення в області ІС підприємства щодо діючих протягом тривалого терміну, цілей і основних положень (принципів), заходів, ресурсів, а також бюджету і фінансування. Часові рамки стратегічного планування ІС залежно від супутніх умов (масштаб підприємства, специфічні для підприємства інформаційні проблеми, ступінь проникнення ОІ тощо) охоплюють 5-10 років.

Результатом СПІС повинний бути документ, що містить, по-перше, констатацію існуючого положення в області ІС як на підприємстві, так і поза ним, по-друге, розроблені по роках стратегії в цій області і необхідні для їхньої реалізації на підприємстві заходи.

Необхідність стратегічного планування:

· динаміка інформаційного ринку вимагає постійного аналізу можливостей і загроз з боку нових ІТ;

· постійне поліпшення співвідношення «ціна/продуктивність» (price/performance) по всіх компонентах засобів інформатизації розширюють сферу застосування нових ІТ;

· розширення спектру використання інформаційно-технологічних послуг і продуктів призводить до зростання обсягів інвестицій у ІС;

· постійно зростаюча потреба у кваліфікованих працівниках для розвитку й експлуатації нових ІС. Кадри повинні готуватися заздалегідь і, як правило, протягом тривалого часу;

· розвиток і використання практично будь-яких ІС звичайно триває декілька років, ряд додатків розвивається паралельно. Це вимагає детального планування у часовому і ресурсном аспектах з урахуванням внутрішніх пріоритетів;

· зростаюча складність і комплексність з урахуванням росту функціональних вимог, вимагають також значних організаційних і кадрових змін;

· багато рішень у сфері інформатизації є довгостроковими і їх скасування пов’язане з великими втратами. Наприклад, в ситуаціях, позв'язаних із придбанням дорогої техніки і програмних засобів, або із розвитком банків даних і мереж ЕОМ.

Для процесу СПІС характерні наступні типові фази або етапи.

1. Постановка задач СПІС: для якої частини підприємства повинно проводитися СПІС, у якому саме вигляді і ким, а також що від цього має отримати підприємство і коли?

2. Всебічний аналіз умов. Для виявлення простору дій при упорядкуванні планів у сфері ОІ і ІС необхідний аналіз умов або положення справ у даній області.

З одного боку, аналізується найважливіша частина оточення підприємства (клієнтура, ринки продукції, технологія, конкуренти, економіка, політика тощо) і ідентифікуються переваги, що витікають із цього, ризик і вимоги. З іншого боку, вивчаються внутрішні умови підприємства (структура виробництва, процеси виробництва, ринки, фінанси, ресурси, конкуренція, персонал тощо) і встановлюються сильні і слабкі сторони сфери ІС.

3. Постановка стратегічних цілей для ІС. Отримані у фазі аналізу умов знання являють собою основу для конкретного формулювання стратегічних цілей ІС. Має сенс ставити одну мету або невелике їх число в якості базису для ієрархічної системи цілей.

4. Розробка стратегій ІС. Вона виконується з урахуванням архітектури застосування ІТ, доступних або наявних ресурсів, структури організації і управління. Стратегії ІС характеризують простір і потенціал, що повинні бути задіяні для досягнення позначених цілей.

5. Планування конкретних заходів. Цей етап має вже оперативний характер і тому, по суті, не є власне частиною СПІС. У рамках довгострокового планування заходи описуються в загальній формі, у вигляді деяких акцій у складі стратегій, окремі кроки яких фіксовані у часі. Короткострокові плани в області ІС містять, навпаки, специфіковані заходи на весь плановий рік. Планування заходів є передумовою для визначення окремих проектів розвитку ІС.

Завдяки упорядкуванню зверху вниз (або знизу нагору) описаних складових системи планування на підприємстві встановлюється ієрархічний порядок створення стратегічних планів, що для практичного втілення вимагає також структурування СПІС у часі.

Стратегія автоматизації - це план, узгоджений за термінами та цілями зі стратегією організації. Іншою особливістю є ступінь відповідності пріоритетів автоматизації стратегії бізнесу, зокрема, яких цілей необхідно досягти:

· зниження вартості продукції;

· збільшення кількості та асортименту продукції;

· скорочення циклу: розробка нових товарів/послуг - вихід з ними на ринок;

· перехід до виробництва під конкретного замовника з урахуванням індивідуальних вимог тощо.

Стратегічні цілі бізнесу з урахуванням обмежень - конвертуються в стратегічний план автоматизації підприємства.

Поняття стратегії автоматизації включає в себе такі компоненти:

1. Цілі: сфери діяльності підприємства та послідовність, в якій вони будуть автоматизовані;

2. Спосіб автоматизації: по участках, напрямках діяльності чи інформаційних потоків, комплексна автоматизація.

3. Довгострокова технічна політика: розробкакомплексу внутрішніх стандартів підприємства;

4. Обмеження: фінансові, часові, обмеження пов’язані з впливом «людського» фактора, технічні/технологічні тощо;

5. Процедура управління змінами плану.

Типові проблеми, які виникають при розробці стратегії автоматизації здебільшого пов’язані з наступними факторами:

· стан ринку інформаційних технологій;

· визначення ефективності інвестицій в інформаційні технології;

· необхідністю реорганізації діяльності підприємства при впровадження інформаційних технологій.

Сумарні витрати на розробку стратегії автоматизації за експертними оцінками складають 5-10 тис. доларів. А втрати за відсутності стратегії можуть скласти для підприємства з чисельністю від 100 тис. чол, до 800-900 тис. доларів.

Принципи побудови ефективної ІС