Порядок приема и регистрации иностранных граждан в гостинице

 

В работе гостиничного комплекса важно учитывать такие факторы, как разнообразие потребностей различных групп туристов, индивидуальность в проведении досуга, уровень дохода, мотивация путешествий, мода, реклама и т.д. Нельзя не брать во внимание такую особенность международного туризма, как сезонность. Например, 66 процентов иностранных туристов приезжают в Россию с мая по сентябрь; в это время загруженность туристских гостиниц достигает 100 процентов. В холодное время года этот показатель составляет в среднем 60 процентов. Во Франции в это время 20, в Югославии 18 процентов. Иностранный туризм в России развивается экстенсивным и интенсивным путями. Первый связан с количественными изменениями, увеличением, развитием материально-технической базы. Второй развивается на основе улучшения организации производства, при экономном использовании рабочей силы и материальных ресурсов.

Расселение гостей является этапом операционного процесса, который состоит из встречи, регистрации, вручения ключа и сопровождения до номера.

Возможны два вида встречи:

- в аэропорту или на вокзале (на дальних подступах);

- около входа в гостиницу или в вестибюле (на ближних подступах).

Встреча на дальних подступах позволяет до прибытия в гостиницу познакомиться с гостем, составить или скорректировать программу обслуживания, рассказать о гостинице и предоставляемых услугах. О такой встрече договариваются при бронировании.

Если театр начинается с вешалки, то гостиница с вестибюля. А точнее с оборудованных подъездных путей к главному входу. Непременное условие прилегающая к гостинице территория должна быть освещена и благоустроена. Администрация обеспечивает охрану автобусов фирмы, на которых прибывают иностранные туристы. Вестибюль призван обеспечить все условия для встречи и отдыха туристов. Режим работы туристической гостиницы круглосуточный.

Внутренняя информация и реклама в гостинице включает режим работы всех служб, их расположение, виды дополнительных услуг, правила пользования кабельным телевидением, лифтом, телефонной связью, а также организацию медицинской помощи, порядок обмена валюты, программы пребывания и т.п. Важная роль принадлежит рекламе о расположении и режиме работы служб: ремонта и чистки одежды и обуви, стирки белья, парикмахерской, салона красоты, ремонта часов, проявления и печатания фотоматериалов, пункта проката, киосков по продаже газет, книг, сувениров. Все эти службы должны быть обеспечены средствами визуальной информации (вывески, таблички, надписи) на русском и иностранных языках. Необходимо иметь в наличии удобные и высококачественные рекламно-информационные материалы (буклеты, проспекты, справочники, путеводители) на русском и иностранных языках.

Персонал гостиниц, непосредственно занятый обслуживанием иностранных туристов, должен иметь соответствующую профессиональную подготовку, владеть иностранными языками в необходимом объеме, быть вежливым, предупредительным, иметь опрятный внешний вид, строго соблюдать правила санитарии и личной гигиены, впрочем, последние качества необходимы в работе и с отечественными туристами. Форменная одежда, нагрудный знак гостиницы все это необходимые атрибуты персонала. Работникам службы приема желательно знать 2 3 иностранных языка. Метрдотели, официанты, бармены должны владеть не менее чем одним европейским языком. В бригаду обычно включают официантов со знанием различных языков.

В отелях высокого класса гостей встречает швейцар, который приветствует их у входа.

В небольших гостиницах гость подходит к стойке службы приема и размещения, где его приветствует администратор. В том случае, если клиент приезжает в гостиницу не в первый раз, то желательно обратиться к нему по имени. Это произведет положительное впечатление.

Правилом для многих гостиниц является то, что администратор стоит за стойкой, а не сидит. Этим он подчеркивает свое уважение к гостю.

Процесс регистрации различается в гостиницах различной категории по времени и качеству обслуживания, но информация о госте везде одинаковая.

В отелях, имеющих автоматизированную систему, регистрация проходит очень быстро.

Различают два типа клиентов, которые прибывают для регистрации. Одни из них заранее забронировали места в гостинице, другие - нет. Поселение в гостиницу клиентов по брони в автоматизированных гостиницах занимает несколько минут. Известна японская гостиница, где время от приветствия до получения ключа занимает 45 секунд.

При предварительном заказе данные о клиенте уже известны из заявки на бронирование. Администратор уточняет номер заявки, выбирает необходимый модуль в компьютерной системе, и производит регистрацию. От гостя требуется только подписать регистрационную карточку.

Процесс регистрации гостей без предварительного бронирования занимает больше времени, иногда до 5-ти минут. В данном случае администратор учитывает характер размещения, необходимого гостю.

Кроме того, в процессе общения с гостем нужно обсудить такие вопросы, как стоимость номера, сроки размещения, порядок оплаты. Во время этого обсуждения работник гостиницы, владея основами психологии, задает и другие вопросы, которые позволяют судить о платежеспособности гостя. Нормальным для большинства гостиниц является просьба к гостю показать его кредитную карточку, которая является своего рода гарантией его платежеспособности. В том случае, если клиент является обладателем золотой карточки одной из ведущих кредитных компаний, таких как Америкен экспресс, Виза или Мастер кард, этого оказывается вполне достаточно, чтобы не беспокоиться об оплате.

При получении подтверждения на размещение, гость заполняет регистрационную карточку (анкету), которая является договором между Исполнителем и Потребителем. В анкете гость указывает адрес своего постоянного места жительства, адрес организации, оплачивающей проживание, если оплата производится третьим лицом, и вид платежа: наличные, кредитная карточка или чек.

Следует очень тщательно заполнять анкету, так как данные о клиенте могут быть использованы для приглашения вновь посетить гостиницу во время отпуска, для участия в деловой встрече, касающейся интересов клиента. Неправильно записанный адрес может сделать бесполезной рассылку рекламных материалов или невозможным возврат забытой в номере вещи гостя. Кроме того, правильно заполненный адрес гарантирует получение оплаты, даже если гость уехал, не заплатив за предоставленные услуги. Ошибочная дата отъезда в анкете приводит к тому, что номер может простоять непроданным сутки, если гость выезжает раньше. А в случае, когда гость планировал остаться дольше, номер может быть продан еще раз. В результате появляются два недовольных гостя. Неправильно записанный номер кредитной карты может привести к неоплате услуг, если гость выехал, не заплатив наличными.

Во время регистрации в гостинице администратор обращает внимание на срок действия визы, проставляет в визе регистрационный номер гостя, название гостиницы и дату регистрации.