Организационная структура службы управления персоналом

Структура управления организацией (организационная структура) – одно из основных понятий управления, связанное со стратегическими целями развития организации, выполняемыми его структурными подразделениями функциями, организацией процесса управления и распределения полномочий между работниками организациями.

В рамках организационной структуры осуществляется управленческий процесс, в котором принимает участие весь персонал организации. Структура необходима, чтобы все протекающие в организации процессы осуществлялись уполномоченными субъектами управления своевременно и качественно.

Теоретики менеджмента определяют структуру как:

1) «совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами» (Н.И.Кабушкин);

2) «упорядоченный набор элементов, тем или иным способом связанных друг с другом» (В.Г. Веснин);

3) «упорядоченная система устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого, форм разделения и кооперации управленческого труда, в рамках которого осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей» (З.П.Румянцева);

4) «система оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности между входящими в её состав органами управления и работающими в них людьми» (С.Шапиро).

В структуре управления организацией элементами структуры могут быть как отдельные работники, так и структурные подразделения (управления, службы, отделы, подотделы, бюро и пр.), выполняющие функциональные обязанности (работники) и операции (структурные подразделения). Отношения между элементами структуры управления определяются вертикальными (линейными) и горизонтальными (функциональными) связями.

Традиционная модель управления организацией в условиях плановой экономики была ориентирована на 1)действия и решения вышестоящих органов и организаций; 2) предполагала её стабильное и долговременное функционирование, жесткое построение внутренних организационных структур и выполнение предписанных функций.

Традиционная система управления персоналом органа государственной власти и управления основывалась на основных названных положениях управления организацией, в основном осуществляла учетные функции и функцию ведения кадрового делопроизводства, и не отвечала за эффективное использование труда государственных служащих и развитие кадров в органе власти.

Кадровая служба была представлена немногочисленным отделом кадров. Поскольку функции отдела кадров сводились к оформлению кадровых документов, он не играл существенной роли в общей системе управления органа власти, являясь второстепенным, вспомогательным структурным подразделением.

В то же время функции кадровой работы возлагались на другие отделы: отдел труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), плановый отдел (планирование численности, планирование затрат на рабочую силу), партийный комитет (резерв на выдвижение, подбор руководящих кадров, воспитательная работа в коллективе, разрешение конфликтных ситуаций), профсоюзная организация (организация быта, отдыха).

Разобщенность узкоспециализированных структурных подразделений снижала эффективность работы с кадрами, не позволяла комплексно решать задачи формирования и эффективного использования кадрового потенциала организации.

Отделы кадров не были наделены правом решения задач планирования, организации, координирования, стимулирования и контроля за деятельностью работников, не участвовали в выработке кадровой политики.

Отметим, что кадровая политика в органе государственной или муниципальной власти и управления представляет собой целостную, устойчивую, оформленную в правовом отношении общность людей, организующую обособленный социальный организм, обладающий определенной сложившейся структурой формальных и неформальных отношений, функций и поведенческих норм.

Несмотря на изменения, произошедшие в российской экономике в начале 90-х годов XX века, когда централизованное управление организациями фактически было упразднено, руководители организаций получили управленческую, финансовую, правовую самостоятельность, управление персоналом как функция и вид деятельности, специально выполняемый специализированными структурными подразделениями, не подверглась реформированию и наделению новым содержанием деятельности. Службы по управлению персоналом не стали координационными центрами кадровой работы в организации, и это при том, что в условиях конкуренции всегда усложняется система мотивации и стимулирования работников, временные рамки по приему на работу сокращаются, материальное поощрение работников жестко увязывается с получаемой прибылью. К сожалению, не стала преобладающей точка зрения, заключающаяся в том, что решающей предпосылкой конкурентоспособности организации является человеческий капитал.

До настоящего времени в большинстве российских органов государственной власти и управления, а также местного самоуправления отделы по делам государственной (муниципальной) службы и кадров структурно разобщены с другими структурными подразделениями региональных правительств (администраций) и органов местного самоуправления.

Конкретное место и роль структурных подразделений – носителей функций управления персоналом – в системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя (организационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности, определяемых позицией первого руководителя организации по отношению к кадровой службе).

В новых экономических реалиях, когда организации ориентируются на потребителя, необходимы качественные парадигмальные изменения системы управления персоналом, создание целостной системы управления персоналом, продиктованные следующими обстоятельствами:

- тщательный отбор работников с учетом характерологических и физических особенностей, оптимальное распределение работников по рабочим местам в условиях сокращения численности персонала

- уменьшение численности работников с параллельной компенсированностью большей интенсивности труда, более высокой квалификацией работников (возрастает роль и ответственность отдела кадров в выборе направлений квалификационного роста работников, в повышении форм обучения и стимулировании труда);

- реструктуризация службы управления персоналом, которая влечет повышение роли всех уровней менеджмента в управлении персоналом и обуславливает необходимость изменения деятельности всех структурных подразделений, создания многофункциональной службы по управлению персоналом.

При организации кадровой службы, структурировании её состава необходимо исходить из того, что:

1. Перечень работ, связанных с обеспечением эффективного управления персоналом, имеет относительно стандартный вид для всех организаций, а это значит, что их реализация является необходимым и достаточным условием реализации задач и функций управления.

2. Принципиальное построение кадровой службы в современных экономических условиях не имеет общепризнанной формы. Конкретное построение кадровой службы зависит от многих факторов, среди которых можно отметить размер организации, объем управленческих работ, понимание руководством задач управления персоналом.

При проектировании структуры службы кадров (управления персоналом) и организации её деятельности исходят из того, что существование какого – либо структурного подразделения оправданно лишь в определенных условиях (при определенной численности персонала, объеме управленческих работ данного вида). В других условиях эта функция может быть передана другому структурному подразделению (например, юридическому отделу), или отдельному должностному лицу в составе самостоятельного структурного подразделения. Зачастую объединяют функции юриста и специалиста по кадрам, либо специалиста по охране труда и специалиста по управлению персоналом.

Изучение российской практики организации управления персоналом показывает, что работа с кадрами продолжает оставаться второстепенной функцией и распыляется по нескольким функциональным подразделениям, поскольку существует непонимание того, что есть «управление персоналом», а что «работа с кадрами».

По мнению профессора В.П.Пугачева, главная функция работы с кадрами состоит в обеспечении организации оптимальным количеством работников нужной квалификации и мотивации, то есть в обслуживании производственного процесса, что мы и наблюдаем в большинстве российских организаций.

Главной функцией руководства (управления) персоналом является непосредственное повседневное руководство людьми в процессе достижения основных, стратегических целей организации, что является показателем деятельности топ-менеджеров немногих, как правило, крупных организаций.

После определения функциональной структуры кадровой службы, составляющих её подразделения, решается вопрос о задачах каждого структурного подразделения, его функциях, численном составе и структуре занятых в них работников, должностных обязанностях каждого из них, а также о взаимоотношениях подразделений друг с другом в рамках кадровой службы и с другими подразделениями организации в части входящей и исходящей информации, так и в отношении методического обеспечения кадровой работы, реализации функции контроля и надзора за её проведением.

Сложившаяся практика функционального разделения труда, закрепленная в Едином тарифно – квалификационном справочнике по должностям рабочих и служащих, предусматривает наличие в структуре управления организацией следующие должности специалистов, ориентированных на человека (работника): экономист по труду, социолог, психолог, физиолог, инженер по охране труда и технике безопасности, инженер по организации труда, инженер по нормированию труда, инженер по организации и нормированию труда, техник по труду, инспектор по кадрам, менеджер по персоналу (кадрам).

Как следует из содержания кадровой работы, ею должны заниматься специалисты, обладающие знаниями в области экономики, организации, социологии и психологии, юриспруденции, а руководитель кадровой службы должен обладать специальной подготовкой в области управления персоналом.

По-нашему мнению, менеджер по кадрам должен выполнять административные функции и руководить кадровой работой, отвечать за планирование и проведение кадровой политики в организации, за набор, отбор, оценку, назначение, продвижение по службе работника в организации, за объективное информирование работников, которое позволит им выбрать правильную тактику организационного поведения.

Содержание работы менеджера по кадрам зависит от размера организации и количества работников соответствующей службы. Чем больше численность, тем больше возможностей для узкой специализации, более глубокого разделения труда между работниками (социолог, психолог, конфликтолог и т.д.).

В работе по управлению персоналом одно из важных направлений деятельности менеджера – грамотное, основанное на знании правовых норм ведение кадрового делопроизводства.

Документация по управлению персоналом подразделяется на группы в зависимости от её функционального назначения.

Информационные показатели, содержащиеся в кадровой документации, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно – биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др.

Виды документов по управлению персоналом подразумевают документы, содержащие сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы:

организационно-распорядительные, персональные, учетные, плановые, отчетно-статистические.

Разновидности документов по функциям и задачам управления персоналом включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, введенный Госстандартом РФ (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

К организационно – распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе, относятся: организационные документы (Положение о службе управления персоналом, должностные инструкции работников этой службы и других подразделений организации, правила внутреннего трудового распорядка, Положение о персонале, штатное расписание); распорядительные документы (приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с персоналом); распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности организации; приказы, распоряжения по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки); информационно – справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков).

К персональным документам относятся: трудовые книжки, справки с места работы, характеристики или рекомендательные письма, автобиографии и др.

Из учетных документов следует выделить личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней.

Плановой документацией являются плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.д.

Отчётно – статистическая документация составляется по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников.

Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

3 Технологии подбора, отбора и оформления трудовых отношений

Операциональный уровень работы HR – менеджеров предполагает реализацию основных функций, к которым следует отнести подбор, отбор и зачисление на службу персонала.

Целями набора персонала являются:

-создание резерва подходящих кандидатур на вакантные места;

-приверженность к справедливому процессу набора;

-проведение эффективной и рентабельной работы по набору кадров.

Рассмотрим деятельность менеджеров службы по управлению персоналом, связанную с выполнением функциональных обязанностей по набору, отбору и найму персонала с точки зрения:

1) права (российского трудового законодательства);

2) профессиональной этики;

3) бизнес-интересов организации.

Набор, отбор и оформление трудовых отношений с персоналом должны проводиться в соответствии:

1)с HR – стратегией (политикой в области управления персоналом) организации;