Одеський юридичний інститут НУВС

Кафедра історії державності України

Акт № 2

передачі матеріальних цінностей однією матеріально відповідальною особою іншій.

 

20.03.2004 м.Одеса

Підстава: усне розпорядження начальника кафедри.

Складений комісією: голова комісії завідувач кафедри Гонтар О.В.

Члени комісії: ст. викладач Тягнирядно Є.В., доцент Шмаленко Ю.І., лаборант Підгородецький В.І.

20 березня комісія перевірила наявність матеріальних цінностей у кабінеті й вирішила передати Підгородецькому В.І. такі матеріальні цінності:

1. Телевізор «Samsunq”;

2. Відеомагнітофон;

3. Магнітофон “Toxi”;

4. Діапроектор “Альфа”.

 

Складений у двох примірниках:

1-й примірник – бухгалтерії;

2-й примірник – кафедрі.

 

Голова комісії: О.В.Гонтар

Члени комісії (підписи) Є.В.Тягнирядно

Ю.І.Шмаленко

В.І.Підгородецький

Довідка

Довідка — це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних і юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, установ, підприємств.

Довідки поділяються на особисті та службові.

Особисті підтверджують той чи інший 6іографічний або юридичний факт конкретної особи.

Службові повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки потребуе ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і грунтовного аналізу отриманих даних про факти й події службового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видачі.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

6. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

7. Текст.

8. Призначення (куди подається довідка).

9. Підписи службових осіб.

10. Печатка.

 

Зразки:

Одеський юридичний інститут НУВС

 

«____»_____________2004 р.

№ _____________

Довідка

Видана Марчуку Петру Васильовичу в тому, що він є студентом 3-го курсу п’ятого факультету Одеського юридичного інституту національного університету внутрішніх справ.

Видано для подання до військкомату.

Декан факультету (підпис) І.А.Дришлюк

Доповідна записка

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора і може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженпям на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає.

Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки і містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не м1стить аналітичної частини, а лише вступну (обгрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Реквізити:

1. Місце укладання — повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат — посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у Д. відмінку.

3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка подає записку у Р. відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»).

6. Текст — може поділятися на такі частини:

а) загальну — лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

б) описову — аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з'ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову — конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

 

Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам.

 

Зразки:

 

Деканові політехнічного інституту

професору Тимошенкові

Дмитру Павловичу

старшого викладача кафедри

історії державності України

Гончарук Надії Миколаївни

 

Доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що протягом першого семестру студент 3-го курсу Пантелєєв О.І. пропустив 43 академічних години, немає атестації. Прошу вжити заходи до студента Пантелєєва О.І.

 

03. 12. 2003 Гончарук

 

Деканові географічного факультету

доценту Пономаренкові О.К.

старости групи Матвійчука В.І.

Пояснювальна записка

10 березня 2004 р. перша група відвідувала музей Західного та Східного мистецтва і після огляду запізнилася на заняття з ділової української мови у зв’язку з непередбаченим порушенням руху транспорту в місті.

 

10. 03.2004 (підпис)

 

Запрошення(повідомлення)

Запрошення— це документ, що містить коротку інформацію про подію або захід і адресується конкретній особі, особам чи організації. Запрошуючи взяти активну або пасивну участь в анонсованому заході, цей документ завжди повинен бути за змістом увічливим та коректним і містити дані про дату, місце, час, характер зібрання й умови, що висуваються перед його учасниками.

 

Реквізити

1.Назва документа.

2. Звертання до адресата (у кличномувідмінку):

статус(посада); прізвище; ім'я; ім'я по батькові.

3. Текст, що містить:

- дату й час заходу; місце проведення; назву заходу; порядок денний, тематику подій; прізвища доповідачів у послідовності заявленого виступу; маршрут проїзду (якщо треба); контактний телефон для довідок.

4. Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта або назва структури, яка запрошує.

5. Печатка (якщо треба).

Документ може бути й без назви і починатися з шанобливого звертання у Кл. відмінку:

- Шановний (-а, -і)…

- Глибокошановний (-а, -і)…

- Вельмишановний (-а, -і)…

- Добродію(-йко, -ї)…

- Пане (-і, -но, -ове)… тощо.

 

Запрошення

Шановні студенти та курсанти!

Запрошуємо вас на святковий вечір, присвячений 194-й річниці від дня народження Т.Г.Шевченка. який відбудеться 9 березня 0 15.00. в актовому залі інституту.

 

Програма вечора

1. «Шевченко і сучасність», доповідь ст. викладача Іваненка В.П.

2. Літературно-музична композиція «Наш пророк».

 

Оргкомітет

Звіт

Звіт — документ, який містить відомості (інформацію) про результати діялъності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завданъ і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Реквізити:

1. Гриф затвердження — праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) — для зовнішнього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який має такі дані, як:

— «про роботу атестаційної комісії; «про роботу відділу...», -«про педагогічну (виробничу) практику» -тощо;

— термін звітності ( з 09.01.2002 до 09.02.2002, за 1 квартал2002 р. тощо);

— статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

— прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

— вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

— основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи. практики тощо);

— висновки (рекомендації, критичні зауваження поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

6. Додаток (якщо є):

— службова (доповідна, пояснювальна) записка

— довідкові матеріали;

— квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності).

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх).

9. Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

Зразок:

 

Звіт

про участь у 4 Всеукраїнській конференції студентів ім. Т.Г.Шевченка

курсанта Одеського юридичного інституту НУВС Мирзи С.С.

З 14. 03. 2000. до 18. 03. 2000 р. у м. Києві проходила 4 Всеукраїнська студентська конференція «Духовне відродження України очима молоді». На цю конференцію з’їхалися представники майже всіх юридичних вузів України, в тому числі нашого інституту. Для учасників конференції були створені всі необхідні умови для роботи та відпочинку. На конференції працювала комісія, до якої можна було звернутися за будь-якою консультацією. Організатори конференції забезпечили приїжджих студентів житлом та годуванням.

Виконуючи поставлені переді мною завдання, я виступила з доповіддю спочатку на пленарному засіданні, а потім на секційному. Секція, в якій я брала участь називалася “Загальна Декларація прав людини”. В своїй доповіді розкривала проблему права дитини і висвітлила всі питання, які ставила перед собою. Тема моєї доповіді зацікавила учасників конференції і вони ставили питання, на які я відповідала. На секції розглядалися інші цікаві питання, які я уважно слухала і брала участь в обговоренні доповідей.

Конференція проходила в теплих, дружніх умовах.

Участь в цій конференції дала змогу багато пізнати нового і цікавого, прислухатися до пропозицій та думок своїх ровесників, розширити свій кругозір. Мою роботу відмітили як одну із кращих і за це мене нагородили почесною грамотою та цінним подарунком.

Після закінчення конференції я зробила висновок, що таку студентську конференцію треба провести і в нашому інституті, адже вони дають змогу не лише розкрити щось нове, а й здружитися зі студентами інших вузів.

 

11.10. 2000. Мирза.

Оголошення

Оголошення — це документ, у якому міститься необхідна іформація. За змістом оголошення поділяються на два види:

1. Організаційні — оголошення про подію чи захід.

2. Рекламні — оголошення про навчання, роботу, послугн, пропозиції тощо.

Як організаційні, так і рекламні оголошення за формою бувають: писані, мальовані, комбіновані, відтворені механічним способом та ін.

Текст будь-яких оголошень повинен бути лаконічним, конк ретним і містити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу. Рекламні оголошення повинні висвітлювати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

Розрізняють оголошення:

— службові — підприємств, навчальних закладів, державних установ, організацій, фірм, агентств тощо;

— особисті — приватної особи чи групи осіб.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст, що містить:

— дату;

— час;

— адресу місця проведения;

— організатора (відповідального);

— порядок денний (зміст) заходу;

— коло осіб, яких запрошено;

— умови входу (вільний чи платний);

— способи проїзду (для зовнішніх).

3. Назва структурного підрозділу чи колегіального органу, або посада і прізвище особи, яка дає оголошення (якщо треба).

 

Оголошення

15 вересня 2003 року о 14.00 в актовому залі Одеського юридичного інституту НУВС професор кафедри історії державності України Цвілюк С.А. виступить з лекцією «Мова як чинник національної консолідації. Мовна політика у контексті глобалізації».

Кафедра історії державності України

Протокол

Протокол — це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету і результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питапь. Зміст інших протоколів — об'єктивний опис певного факту чи події.

Протоколом також оформляється певна діяльність адмістративних, державних, міждержавних структур, слідчих міліцейських та судових органів.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ») та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питапь (під рубрикою «УХВАЛИЛИ»

Повні, у тексті яких окрім ухвал стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зі6рання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

У протоколах зазначають такі відомості.

1. Назва документа (посередині та порядковий номер (після слова «Протокол»).

2. Дата проведения заходу, засідання та ін. (ліворуч).

3. Місце проведения (праворуч).

4. Назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейиа конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо).

5. Назва установи, організації, закладу чи їхнього структур­ного підрозділу, де вібувається захід.

6. Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори.

7. Посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.

8. Склад учасників заходу зазначається за таким принципом:

посада, звання, прізвище та ініціали керівників уста­нови, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених, членів президії (якщо є);

якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх учасників (за абеткою);

якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист (укладений за абеткою).

9. Відсутніх і причини відсутності зазначають або поіменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо відсутніх більше 10 осіб.

10. Порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у Н. відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

11. Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» (ці слова подають із нового рядка великими літерами).

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

13. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Витяг із протоколу

Витяг із протоколу — один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою (усіченою) формою повного протоколу відображає конкретне окреме питання. Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Номер документа, із якого робиться витяг.

3. Назва організації, установи, яка проводила засідання, на­раду.

4. Дата проведення зборів, засідання.

5. Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано у протоколі).

6. Текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося).

7. Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).

8. Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг.

9. Дата укладання витягу.

 

Зразки:

Протокол №2

загальних зборів курсантів 1-го факультету 1-го курсу

Одеського юридичного інституту НУВС

05.12. 2003. М. Одеса

Голова: Литвиненко С.В.

Секретар: Шульга В.О.

Присутні: Начальник факультету майор міліції Кулик В.П., курсанти 1-го курсу 1-го факультету.

Порядок денний:

1. Підведення підсумків успішності курсантів за перший семестр.

2. Вибори кандидатури для поїздки до США.

 

1. СЛУХАЛИ:

Начальник факультету Кулик В.П. інформував про завершення першого семестру і підбив підсумки успішності курсантів першого факультету, звернув увагу на велику кількість неатестованих курсантів.

ВИСТУПИЛИ:

Командир 11 взводу Федоренко Олександр розповів, що із 30 курсантів атестацію отримали 19 осіб, 5 курсантів не отримали атестацію через хворобу, а інші мають незадовільні оцінки з різних предметів.

Командир 12 взводу Воробйов Володимир доповів, що атестацію не отримали 8 курсантів, 3 – через хворобу, інші мають незадовільні оцінки.

УХВАЛИЛИ:

1. До 25 грудня невстигаючим курсантам ліквідувати всі заборгованості.

2. Командирам взводів Федоренку О. і Воробйову В. проконтролювати вчасну ліквідацію заборгованості невстигаючих курсантів.

 

2. СЛУХАЛИ:

Начальник факультету Кулик В.П. інформував, що набирається група курсантів для поїздки до США з метою обміну досвідом і для цього слід провести вибори достойних курсантів, які будуть представляти наш інститут.

ВИСТУПИЛИ:

Командир 11 взводу Федоренко О. висунув на обговорення кандидатуру курсанта Луценка Ігоря, дав на нього позитивну характеристику і запропонував проголосувати.

Командир 12 взводу Воробйов В. охарактеризував позитивно курсанта Василишина Олега і теж запропонував проголосувати.

Результати голосування:

В голосуванні брали участь 60 осіб.

Луценко І. за – 58 (п’ятдесят вісім),

проти – 2 (два).

Василишин Олег за – 48 (сорок вісім),

проти – 10 (десять),

утрималися – 2 (два).

УХВАЛИЛИ:

1. Рекомендувати Луценка І. і Василишина О. для поїздки до США.

 

Голова С.В.Литвиненко

Секретар В.О.Шульга

 

Витяг із протоколу № 14

засідання профспілкового комітету

Одеського юридичного інституту НУВС

від 15.05.2002

3. СЛУХАЛИ:

3. Валько Б.Г. — заява з клопотанням про надання путівки до лікувально-оздоровчого санаторію м. Трускавця

4. УХВАЛИЛИ:

1.Надати завідувачу навчальної частини Вальку Борисові Геннадійовичу путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Голова Зинов'єв Я. В.

Секретар Альошина О. Б.

Службові листи

Службовий лист – це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів.

За функціональними ознаками службові листи поділяють­ся на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді — листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді — листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рек­ламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну ад­ресу, тільки останній укладається від імені декількох організа­цій чи установ.

Циркулярний — завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкрива­ти бажано тільки одне питання.

Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа — поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.

Реквізити

1.Назва міністерства (для державних структур).

2.Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада.

прізвище та ініціали (праворуч). 5.Заголовок листа

6.Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8.Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9.Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10.Печатка (якщо необхідно).

11.Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Ось декілька порад, які допоможуть вам досягти мети:

— Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

— Пишіть коротко і просто. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності мови.

— Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу, основну увагу — найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

Зразок листа-прохання:

 

Одеський юридичний інститут НУВС Друкарні видавництва «Освіта»

вул. Успенська, 1, вул. Польова,10,

26500, м. Одеса, 26511, м.Одеса

тел. 28-28-75

02.03.2003, №136 ї

Про виготовлення бланків

індивідуальних планів роботи викладачів

Просимо виготовити бланки індивідуальних планів роботи викладачів на папері видавництва у кількості 1 (однієї) тисячі штук протягом 2 кварталу 2003 року. Оплату гарантуємо.

Ректор інституту (підпис) Ф.К.Думко

Головний бухгалтер (підпис) К.Л.Лук’янчук

 

м.Луганськ,

20.05.2003

Шановний Голубенко Іване Олексійовичу!

Подавець цього листа, Віталій Едуардович Войтович, їде на три тижні до Києва на стажування. Це мій спіробітник і особистий друг.

Буду щиро вдячний, якщо Ви тепло зустрінете його і надасте підтримку на час його перебування у Вашому місті.

Наперед вдячний за ласкавість і передаю дружні вітання.

Ваш Юрій Хілобок.

План

План роботи — це документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів (ро6іт) для їхнього подальшого виконання. Він має такі складові: послідовність, обсяг, умови й

забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього

обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відповідальних за кожний пункт плану).

Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки,

діаграми, таблиці, схеми тощо. Розрізняють такі групи планів:

а) річні (календарний, фінансовий, навчальний);

б) піврічні (семестрові); в) квартальні (четвертні); місячні, декадні, тижневі, добові.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану:

1. Гриф затвердження.

2. Назва документа.

3. Назва установи чи структурного підрозділу.

4. Термін, на який укладено план.

5. Порядковий номер.

6. Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).

7. Зміст роботи.

8. Посада, прізвище та ініціали виконавця.

9. Посада, прізвище та ініціали відповідального.

10. Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (проведення) роботи.

Службові плани робіт підписують посадові особи, які відповідають за їх виконання, а індивідуальні - ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником.

 

Зразок:

“Затверджую”

проректор по роботі

з персоналом

полковник міліції

_________О.В.Поярков

“_____” _____________2003 р.

 

ПЛАН

РОБОТИ ВИКЛАДАЧА-КУРАТОРА 1 ГРУПИ 3-ГО КУРСУ

ФАКУЛЬТЕТУ №5 ОДЕСЬКОГО ЮРИДИЧНОГО НСТИТУТУ

НА 1-ий СЕМЕСТР 2003/04 НАВЧАЛЬНОГО РОКУ

№ з/п	Найменування заходів	Строк Виконання	Відмітки про виконання
	Загально-організаційні заходи
1.1.	Постійно контролювати та щомісяця підводити підсумки успішності та дисципліни.	Щомісяця
1.2.	Проводити моніторинг знань навчальних досягнень студентів з усіх предметів.	Постійно
1.3.	Запрошувати на засідання кафедри невстигаючих студентів.	Грудень
1.4	Відвідувати заняття з тих дисциплін, де багато пропусків чи незадовільних оцінок.	Жовтень Листопад
	Індивідуально-виховна робота
2.1.	Продовжувати вести індивідуальний контроль успішністі таких студентів:Лопушинського С., Євич О., Горінової М., Чевганюк Д., Полозкової Г.	Постійно
2.2.	Підтримувати зв¢язок з батьками невстигаючих студентів.	Постійно
2.3.	Проводити індивідуальні бесіди зі студентами про навчальну дисципліну.	Постійно
2.4.	Провести бесіди зі студентами: - “Коли людина вважається здоровою?” - “Стрес і шляхи його подолання”	Жовтень     Листопад
2.5.	Провести лекцію-діалог “Що буде, якщо...”	Грудень
	Позакласна робота
3.1.	Провести тренінг “Заборонений плід”	Жовтень
3.2.	До Дня Української писемності і мови провести конкурс знавців української мови.	9. 11.