Станьте организатором конференции

Военные стратеги знают, что большинство сражений выигрываются еще до того, как прозвучал первый выстрел. То же самое можно сказать и о большинстве конференций. Вы можете превратить простое в ней участие в реализацию своей миссии. Для этого надо не только присутствовать, но и принимать самое активное участие в подготовке и проведении конференции. Конференции полезны главным образом только с одной точки зрения. Нет, я имею в виду не кофе и пирожные в паузах. И не ценные мысли, которые там высказываются. Конференция — это форум, где встречаются единомышленники, которые способны помочь исполнить вашу миссию. Прежде чем дать согласие на участие в ней, я иногда заранее прикидываю ее возможные результаты с точки зрения соотношения пользы и затрат. Можно ли считать, что потенциальная польза превышает или хотя бы равна затратам денег и времени? Если да, то я готов участвовать в ней. Если нет, то нет. Все очень просто. Вы можете сказать, что это слишком прагматичный подход, но он дает хорошие результаты.

Сразу же после того, как мы продали фирму YaYa, ее новые владельцы начали проводить в жизнь политику по сокращению расходов на командировки и конференции. На мой взгляд, такая политика была в корне ошибочной. Владельцы фирмы рассматривали конференции как бессмысленное времяпрепровождение, предназначенное не столько для людей, непосредственно создающих прибыль, сколько для руководства. Нашей новой партнерской компании расходы, связанные с ежегодным участием сотрудников в нескольких конференциях, показались слишком высокими и неоправданными.

Я решительно возражал против этого и решил убедить их по-своему, представив им список прибыльных проектов, непосредственно связанных с людьми, с которыми я познакомился на различных конференциях. Владельцы фирмы были просто потрясены, когда я продемонстрировал им список контрактов и размер прибыли, ставшие последствиями участия в различных конференциях. Такое негативное отношение к встречам деловых людей встречается не так уж редко. Причина этого кроется в широко распространенном заблуждении руководства фирм, что из участия в конференции следует извлекать полезный опыт работы. Это неверно. Настоящий опыт можно извлечь только из собственной деятельности, из книг, из советов экспертов. Дискуссии за круглым столом и выступления участников конференций могут навести на какие-то интересные мысли, но редко бывают источником получения глубоких знаний.

Однако конференция — это, пожалуй, самое лучшее место для завязывания профессиональных знакомств. Позвольте привести один пример. Старая модель процесса продаж исходила из того, что продавец тратит 80 процентов своего времени на встречи с потенциальными покупателями, презентации и заключение контрактов. Остальные 20 процентов посвящаются развитию взаимоотношений с клиентами. Сегодня же главное внимание уделяется именно отношениям с клиентами. Умные продавцы (и, соответственно, руководители и владельцы фирм) 80 процентов времени тратят теперь на развитие прочных отношений с людьми, с которыми они ведут дела. Даже самая лучшая презентация не может создать между продавцом и клиентом отношений подлинного доверия, необходимого для успешного бизнеса.

Те, кто в полной мере использует возможности конференций, стоят на голову выше своих коллег по отрасли. Пока одни тихо сидят на заседаниях, что-то записывают в блокноты и попивают бесплатную воду, другие организуют встречи и на все сто процентов используют свои возможности для общения с людьми, которые могут изменить их жизнь.

Если вы считаете, что они играют не по правилам, то вы правы. Они уже переросли традиционные нормы хорошего тона на конференциях, и это выделяет их из общей массы. Они пользуются своими правилами, позволяющими им извлечь из таких мероприятий максимум пользы.

Мой друг Пол Редди, руководитель фирмы, занимающейся разработкой программного обеспечения, утверждает, что всех участников конференции можно разделить на две категории: шары для боулинга и булавки. Шар катится, нарушая привычный порядок на конференции, сталкивается с людьми, производит на них впечатление своей смелостью и изобретательностью и добивается поставленных перед собой целей. Булавка же сидит, пришпиленная к своему месту, и чего-то ждет.

Отправляясь в очередной раз на конференцию, рассматривайте ее не как вынужденное отступление от генеральной линии бизнеса, а как хорошо скоординированную кампанию, приближающую вас к исполнению своей миссии. Ниже я привожу правила, которым всегда следую, принимая участие в подобных мероприятиях.

Помогайте организаторам

(а еще лучше – сами станьте организатором)

Любая конференция — это кошмар для организаторов. Для ее успешного проведения необходимо учитывать тысячи самых разнообразных факторов. Неизбежная неразбериха может оказаться для вас прекрасной возможностью, чтобы вмешаться, оказать организаторам помощь и стать таким образом непосредственным участником процесса.

Если вы вошли в круг организаторов, то можете влиять и на список гостей, и на повестку дня. Вам не составит труда оказаться в числе приглашенных на различные неофициальные ужины и коктейли.

Как стать участником процесса? Это не так уж трудно. Для начала просмотрите предварительно программу конференции, посетите сайт, где рассказывается о ней, и определите главное лицо, отвечающее за ее подготовку. Созвонитесь с ним. Как правило, этот человек по уши загружен работой и находится в состоянии сильного стресса. Я люблю звонить таким людям за несколько месяцев до начала мероприятия, чтобы сказать: «Я хочу принять участие в конференции, которую вы организуете, и заинтересован в том, чтобы в этом году она была подготовлена лучше, чем когда бы то ни было. В вашем распоряжении все мои ресурсы — время, творческие способности и связи. Чем я могу помочь?»

Я гарантирую, что организатор будет вне себя от радости. И утверждаю это с полной уверенностью, так как однажды отвечал за подобное планирование и подготовку, будучи еще руководителем службы маркетинга в компании Deloitte. В то время наша компания тесно сотрудничала с Майклом Хаммером. Мы пришли к выводу, что конференция могла бы стать отличным способом продемонстрировать рынку нашу связь с Майклом, продвинуть наш бренд и приобрести новых клиентов. Поэтому мы предложили организовать конференцию под совместной эгидой Deloitte и Майкла Хаммера.

Наш вклад в ее проведение выражался в знании отрасли и конкретных проектах, а вклад Майкла — в опыте реинжиниринга и организации первоклассных конференций. Совместная работа дала мне возможность посмотреть, как готовится конференция, и, разумеется, поближе пообщаться с Майклом. Я понял, как важно знать заранее, кто будет присутствовать, кому и почему дадут возможность выступить, а кому нет. Но самым главным было понимание, насколько важны такие форумы для создания круга полезных связей.

С самого начала мы решили применить несколько новых методов, чтобы как-то справиться со стихией конференции. Мы ввели в действие систему контроля подготовки, ежедневно сверяя действительное положение вещей с нашими планами. Каждый из участников конференции со стороны Deloitte получил задание познакомиться с двумя конкретными гостями из числа приглашенных. Один из них, которого мы рассматривали как потенциального клиента, представлял собой «главную цель», а второй выбирался из числа тех, кто мог оказаться полезным нашей компании, например из представителей прессы. Основная задача, если выразить ее в двух словах, состояла в знакомстве с новыми людьми. Поскольку мы заранее знали, кто будет присутствовать, сотрудники получили краткие сведения об участниках, с которыми должны были познакомиться. Там было указано, кто эти люди, чем они занимаются, их главные достижения и увлечения, а также проблемы, стоящие перед их фирмами, которые можно было бы решить с помощью компании Deloitte. Этой информации было достаточно, чтобы установить и развить контакт с человеком.

Сотрудники также получили перечень вопросов, которые необходимо было решить в ходе знакомства, и информацию, которую следовало довести до собеседника. В конце каждого дня сотрудники отчитывались, с кем и где они познакомились, как происходило знакомство. Если кому– то не удалось встретиться с намеченным человеком, то мы разрабатывали план на следующий день, который обеспечивал такую встречу. Он предусматривал, например, что наш сотрудник окажется за обеденным столом рядом с приглашенным лицом, что я лично познакомлю их или эту задачу возьмет на себя Майкл.

Таким образом, у нас была ясная программа действий, в соответствии с которой каждый сотрудник, заранее снабженный необходимой информацией, четко знал, с кем, как и где он должен познакомиться. Результаты оказались потрясающими.

Впоследствии в компании FerrazziGreenlight мы усовершенствовали этот метод и давали консультации по проведению конференций даже таким выдающимся организаторам подобных мероприятий, как журнал Forbes или компания PeopleSoft.

Залогом успешного проведения конференции является тяжкий труд. Все присутствовавшие на конференции Хаммера с удивлением отметили, насколько она оказалась полезной для их бизнеса. Правильная организация немало способствовала развитию нужных связей. Разумеется, на конференции, как всегда, блистал Майкл Хаммер, и я многое почерпнул для себя из общения с ним. Однако именно правильная организация конференции обеспечила выполнение ее главной функции — близкое общение профессионалов-единомышленников в атмосфере, способствующей установлению взаимовыгодных отношений.