ТОП 10:

Сделайте своим союзником секретаршу



Скажу со всей откровенностью: если у вас есть список лиц, с которыми вы хотите установить контакт, и вы даже знаете, что сказать им по телефону, то это еще далеко не значит, что вы сумеете до них дозвониться. Половина всех трудностей в знакомстве и развитии отношений с людьми заключается именно в установлении первого контакта. Это тем более сложно, если вы имеете дело с большой шишкой, окружившей себя линией обороны из телефонных автоответчиков, «слепых» адресов электронной почты, помощников и секретарш.

Как же открыть к ним дверь?

Первым делом необходимо «привратника» превратить из врага в союзника. И

никогда, ни в коем случае не портить с ним отношения. Многие секретари и

помощники на самом деле являются близкими деловыми партнерами своего босса, и не следует пренебрежительно думать о них как о второстепенном персонале.

Каждый раз, когда я вступал в конфронтацию с секретаршей начальника, я

проигрывал. Это как в детской игре «камень, ножницы, бумага». В этой игре, как научила меня Мэри Эбдо, секретарша всегда выигрывает. Мэри работала секретарем у Пата Локонто, президента компании Deloitte.

Поначалу мы прекрасно нашли с ней общий язык. Помню, мы как-то ужинали вместе с Патом и Мэри. Ей нужно было уйти пораньше. Я проводил ее до выхода и подождал, пока она поймала такси. На следующий день я позвонил девушке и поблагодарил ее за прекрасную организацию вечера.

Очевидно, люди редко благодарили Мэри за организаторские способности, потому что она была очень рада это услышать. Во всяком случае, в тот же день она сказала Пату, что я ей нравлюсь.

У Мэри был очень живой характер. Она была полна энергии и любила шутки.

Когда я начинал работать в компании, то, делая звонок Пату, всегда находил пару минут, чтобы поболтать с ней и сделать ей комплимент. Оглядываясь назад, я понимаю, что именно мои взаимоотношения с Мэри помогали мне так легко получить доступ к Пату. А отношения с ним можно считать одним из самых важных факторов моей карьеры в бизнесе.

Однако был период, когда все вдруг изменилось. В это время я как раз был

назначен руководителем службы маркетинга. У меня появилась собственная секретарша. Назовем ее Дженнифер. На мой взгляд, в ней было все, что требуется от секретаря. Она была симпатичной, организованной, трудолюбивой. Мы с ней сразу нашли общий язык. Единственной

проблемой было то, что она никак не могла ужиться с Мэри.

Мэри руководила всем штатом секретарей в фирме. Нелады между Дженнифер и Мэри начались практически с первого же дня. Дженнифер уперлась и не собиралась сдаваться. Я тогда решил, что постепенно все само собой образуется.

— Она просто показывает свою власть и не дает мне работать, — жаловалась

Дженнифер.

Мне хотелось поддержать Дженнифер. Ее жалобы казались мне обоснованными, но при этом я выслушивал лишь одну из конфликтующих сторон. Я убеждал Дженнифер постараться как-то поладить с Мэри. Но однажды, оказавшись между ними во время очередного конфликта, я сделал замечание Мэри, что она тоже могла бы изменить свое отношение к Дженнифер. Мэри восприняла мои слова в штыки. Начиная с этого дня мне стало крайне сложно находить время в расписании Пата для встречи с ним. Если раньше я с легкостью одолевал бюрократические препоны, то теперь они стали непреодолимыми. Мои отчеты о служебных расходах стали подвергаться мелочной придирчивой проверке, что отнимало у меня время, а давление на Дженнифер стало еще больше, что тоже не могло не сказаться на ее работе. Я решил, что с меня хватит. Придя в приемную Пата, я напрямик сказал:

– Послушай, Мэри, этому надо положить конец!

Я наивно полагал, что хуже быть уже не может. Как бы не так! Оказалось, что это были еще цветочки.

Жизнь в фирме превратилась в сплошной кошмар. В конце концов Пат отвел меня в сторону и сказал:

– Кейт, ты все только портишь. Теперь ты и мне осложняешь жизнь. Подумай сам: мне приходится выслушивать от Мэри массу всяких вещей о твоей секретарше, а я не хочу во всем этом разбираться. Ты ведешь себя просто глупо. Мэри хорошо тносится к тебе и всегда хорошо относилась. Пожалуйста, ради меня помирись с ней. Ведь на самом-то деле начальник здесь она.

Я лично всегда уважал Мэри, но теперь я понял еще и другое: такая секретарша, как Мэри, обладает огромной властью. Секретари — это не просто вспомогательный персонал начальства. Хорошая секретарша — это верный друг, адвокат, неотъемлемая составная часть не только профессиональной, но порой и личной жизни своего босса. Вскоре после этого Дженнифер пришла ко мне и сказала, что собирается уволиться:

— Я чувствую себя ужасно, да и ваша карьера под угрозой, если все будет и

дальше так продолжаться. Это был чрезвычайно благородный поступок с ее стороны, а заодно и способ обрести спокойствие в жизни. Я пообещал найти ей другую работу (и она действительно очень быстро ее нашла), и мы остались хорошими друзьями вплоть до нынешнего дня.

Когда мне пришлось искать себе очередную секретаршу, то я сделал две вещи. Во-первых, попросил Мэри предварительно проверить все кандидатуры и высказать о них свое мнение, а затем согласился с первой же кандидатурой, которую она порекомендовала. Во-вторых, я сказал своей новой секретарше, чтобы она выполняла все распоряжения Мэри. Вскоре после этого мои хорошие отношения с Мэри полностью восстановились. Пат оказался прав. Мэри действительно ко мне хорошо относилась, мне нужно было только лучше понять ее роль и значимость. Моя информация вновь начала доходить до Пата, и жизнь наладилась.

* * *

Роль секретарши внутри компании чрезвычайно велика, но она приобретает еще большую важность, когда вам приходится искать доступ в эту компанию со стороны.

Примерно в то же время, о котором я рассказываю, со мной хотели встретиться примерно двадцать представителей рекламных отделов различных газет и журналов, чтобы убедить меня разместить рекламу в их изданиях. Среди них был и Кент Блоссил из журнала Newsweek. У меня был специальный сотрудник, которому было поручено это направление работы, и я, как правило, с представителями прессы лично не встречался. Но Кент был не такой, как все. Он знал, какой властью располагает в организации

секретарша. Кент звонил Дженнифер раз в неделю. Он был почтителен и любезен. Время от времени он дарил ей коробку шоколадных конфет, букет цветов или что-нибудь еще. Однако я, несмотря на все намеки своей секретарши, не видел повода для встречи с ним.

Но Дженнифер тоже была настойчива. Кент не менее десяти раз без моего ведома попадал в расписание моих встреч на день. Каждый раз я его вычеркивал. Однако Дженнифер не унималась и продолжала составлять протекцию для своего друга, так как считала, что он отличается от других просителей и придерживается совершенно иных подходов к делам.

– Пусть он встретится с тем, кто отвечает за эту работу, — сказал я ей в конце концов.

– Нет, вы должны лично поговорить с ним. Вы ведь можете найти для этого пять минут. Это очень приятный человек, он творчески подходит к работе и стоит того, чтобы пожертвовать ради него пятью минутами. Я вынужден был сдаться. Кент действительно был приятным человеком. Но самое главное, что он пришел на встречу в полной боевой готовности, вооруженный

прекрасным пониманием того, чем я занимаюсь, и очень интересными деловыми предложениями. Первыми словами, которые я услышал от него во время встречи, были:

– Если не возражаете, я представлю вас трем высшим руководителям нашего

издательства. Вас это заинтересует? Поскольку я был убежден, что интеллектуальная собственность компании Deloitte должна получить достойное отражение в средствах массовой информации, это

предложение показалось мне чрезвычайно важным.

– Конечно, — сказал я.

– Кстати, мы проводим конференцию в Палм-Спрингс, где наше руководство и журналисты будут встречаться с представителями маркетинговых служб. Тема —стратегия средств массовой информации в условиях новой экономики. Вы разрешите мне внести вас в список приглашенных? Это было действительно ценное предложение, так как многие из участников

конференции могли стать потенциальными клиентами Deloitte.

– Да, это было бы неплохо.

– Кроме того, я знаю, что ваш сотрудник, отвечающий за связи с прессой,

рассматривает предложение, которое мы сделали ему несколько месяцев назад. Я не собираюсь тратить ваше время на изложение подробностей, но мне хотелось бы, чтобы вы знали, что у нас может получиться неплохое сотрудничество. На этом и закончилась наша пятиминутная встреча с Кентом. За это время он успел изложить информацию, в которой содержалось 98 процентов выгоды для меня и два процента для него.

После ухода Кента я позвонил своему сотруднику, который занимался прессой: Тебе надо съездить в Newsweek, — сказал я ему. — Выторгуй у них приемлемую цену по сравнению с другими журналами, с которыми мы работаем, и размести там наши материалы. Действуй.

Думаю, вы не удивитесь, узнав, что, когда Кент перешел на работу в другой

журнал, реклама моего бизнеса перекочевала туда же.

В чем мораль этой истории? Всегда учитывайте ту власть, которую имеет

секретарша. Проявляйте к ней уважение, которого она заслуживает. В этом случае для вас откроются все двери в кабинеты людей, полномочных принимать решения.

Что значит проявлять к ней уважение? По достоинству оценивайте ее помощь и не скупитесь на благодарность, будь то телефонные звонки, цветы или записка со словами признательности.

Однако бывают случаи, когда одной только любезности и мелких подарков

недостаточно. Временами, чтобы добиться встречи, приходится идти на настоящую хитрость. Прошлым летом в самолете по пути в Нью-Йорк я встретился с женщиной, которая некогда занимала высокий пост в компании Disney. В ходе беседы я упомянул о том, что живу в Лос-Анджелесе совсем недавно и хотел бы обзавестись кругом приятных знакомств. Она сразу же предложила мне познакомиться с Майклом Джонсоном, президентом компании Walt Disney International. В тот момент ничто не говорило о том, что Джонсон может оказать какую-то помощь мне или моей компании, но у меня все же возникло желание познакомиться с ним. В то время я руководил компанией, специализировавшейся на компьютерных играх, и подумал: «Кто знает, а вдруг Disney когда-нибудь заинтересуется этой сферой деятельности?» Единственная проблема состояла в том, чтобы пробиться через оборонительную систему Джонсона, которая всегда присутствует в таких крупных компаниях, как Disney.

Прилетев домой, я позвонил Майклу Джонсону и, как и ожидалось, наткнулся на нейтральный и даже, пожалуй, холодный прием.

– Мне очень жаль, но мистер Джонсон в отъезде, и его не будет целый месяц, —сообщила его секретарша.

– Хорошо, — ответил я. — Но, может быть, вы сообщите ему, что звонил один из друзей Джейн Пембертон? Попросите его, пожалуйста, связаться со мной, когда у него будет такая возможность. Во время первого звонка ни в коем случае нельзя проявлять агрессивность. Помните, что никогда нельзя злить секретаршу. Второй звонок был похож на первый. Я просто хотел напомнить о себе и намекнуть, что просто так не сдамся:

– Здравствуйте, это Кейт Феррацци. Я звоню потому, что так и не дождался

никаких известий от Майкла.

Здесь тоже не следует проявлять излишней назойливости. Вы просто

подчеркиваете, что с его стороны обязательно должен был последовать ответный звонок и вы ожидаете его. Секретарша Джонсона вежливо записала мое послание и поблагодарила за звонок. Я попросил ее дать мне адрес электронной почты, но она отказалась, сославшись на действовавшие в компании правила.

Во время третьей попытки она была уже не столь вежлива:

– Послушайте, — сказала она с некоторой ноткой раздражения в голосе, — мистер Джонсон очень занят и не знает вас. Я, конечно, мог бы ответить ей в том же тоне, и взаимная неприязнь начала бы разворачиваться по спирали, но я пошел по другому пути:

– О, мне действительно очень жаль. Я просто хороший друг его знакомой. Я только что переехал в ваш город, и Джейн предложила мне познакомиться с Майклом. Честно говоря, я даже не вижу причин для этого. Я просто знал, что у Джейн с Майклом хорошие отношения. Возможно, вы и правы. Не стоило этого делать. Может быть, Майкл недостаточно хорошо знает Джейн и поэтому не хочет встречаться со мной. В таком случае прошу извинить меня.

Увидев такую искренность и сговорчивость с моей стороны, секретарша слегка опешила. У нее вдруг возникли опасения, что она была слишком резка по отношению к другу знакомой своего босса. В конце концов, я всего лишь решил воспользоваться советом друга. Не исключено, что, захлопнув так резко дверь перед моим носом, она еще, чего доброго, наживет себе неприятностей. Тогда я предложил:

– А давайте я сам свяжусь с Майклом по электронной почте.

Возможно, секретарша подумала: «Вот и хорошо. Таким образом я избавлюсь от роли посредника во всей этой истории». На этот раз я в конце концов получил от нее адрес его электронной почты.

Мое послание было очень простым: «Дорогой Майкл. Я хорошо знаком с Джейн, и она предложила мне встретиться и побеседовать с вами… Джейн считает, что нам стоит познакомиться». Если бы у меня были какие-то конкретные темы для обсуждения, я бы сразу поставил его в известность об этом, но на тот момент я мог сослаться только на рекомендацию общей подруги, которая считала, что такая встреча будет нам обоим полезна.

Иногда имеет смысл воспользоваться различными формами коммуникации,

пытаясь установить важный контакт с незнакомым человеком. Сообщение по

электронной почте, письмо, факс или просто открытка имеют порой больше

шансов дойти до нужного человека.

Ответ Джонсона был коротким и сердечным: «Буду рад встретиться с вами в любое время». Я вновь позвонил его секретарше и сообщил, что Майкл готов встретиться со мной и она должна мне подсказать, когда это лучше всего сделать. Вскоре такая встреча действительно состоялась.

Ситуации, требующие таких сложных маневров, встречаются, к сожалению, не так уж и редко. Чтобы с честью из них выйти, нужна практика, практика и еще раз практика. Но если вы признаете ту роль, которую играют секретарши, и с помощью уважения, юмора и сочувствия превратите их в своих союзников, то перед вами откроются многие двери.

Глава 11.

Никогда не ешьте в одиночку

Динамика развития полезных связей чем-то напоминает карьеру потенциальной голливудской звезды. Оказаться вне поля видимости бывает намного хуже, чем пережить провал. Это значит, что вы должны постоянно поддерживать контакты со своими знакомыми и нужными людьми — за завтраком, за обедом, везде, где только можно. Если даже одна из ваших деловых встреч закончится неудачей, то на выбор у вас должно быть еще шесть контактов.

Формируя круг общения, всегда помните о том, что вы никогда и ни при каких условиях не должны исчезать из поля зрения своих знакомых.

Ваш календарь встреч и других мероприятий всегда должен быть заполнен до отказа. Вы должны все время быть на виду и проявлять активность.

Чтобы пояснить свою мысль, позвольте привести один пример. Несколько лет назад мне довелось оказаться на борту самолета с первой леди США Хиллари Клинтон, которая совершала турне по юго-западным штатам, перелетая с одного политического мероприятия на другое. По прилете она уже в пять часов утра вышла к завтраку и сделала несколько телефонных звонков. За день ей пришлось произнести четыре-пять речей, поприсутствовать на ряде деловых коктейлей и заглянуть в гости к нескольким знакомым. При этом она пожала по меньшей мере 2000 рук. К вечеру, когда большинство членов нашей команды уже мечтали о том,

чтобы вновь оказаться в самолете, Хиллари собрала свой штаб, села в

непринужденной позе и начала шутить и живо обсуждать события прошедшего дня. Побеседовав около часа, она принялась составлять программу на следующий день.

Независимо от того, каких политических взглядов вы придерживаетесь, нельзя без уважения относиться к такой целеустремленности и работоспособности. Я был просто поражен, как много людей она вспомнила по именам в ходе этой поездки. Мне лично было совсем непросто запомнить даже фамилии членов нашей команды.

Подобные примеры самоотверженного отношения к делу мне приходится

наблюдать повсюду. Особо хотелось бы отметить тех из друзей, кто имеет

достаточно скромное происхождение. Один мой знакомый директор фирмы вырос, как и я, в семье простого рабочего на Среднем Западе. Возможно, он не может похвалиться престижным образованием, но сегодня считается одним из самых уважаемых бизнесменов в своей отрасли.

Его формула не отличается сложностью, но полностью оправдывает себя. Каждый день он беседует по крайней мере с пятьюдесятью людьми. В неделю он тратит несколько часов на то, чтобы пройтись по своему предприятию и поговорить с сотрудниками самого разного статуса и положения. Если вы посылаете ему или его секретарше сообщение по электронной почте, то можете быть уверены, что через несколько часов получите ответ. Он считает, что в основе его успехов лежат этика

простого трудового народа и уроки, полученные от отца. Что касается коллег с более богатой родословной, однажды он сказал мне, что может выучиться всему, что они знают, а вот они никогда не будут иметь возможности узнать то, что знает он.

Да, вам предстоит усердно поработать, чтобы обзавестись нужным кругом

знакомств, но это не значит, что такая работа обязательно должна быть связана с большими затратами времени. Необходимо учесть, что здесь есть определенная разница в понятиях. Некоторые считают, что для регулярного поддержания контактов надо по восемнадцать часов в сутки метаться с одной встречи на другую и не отходить от телефона. Однако, по моему мнению, если я буду придерживаться такого подхода, то сочту, что не справляюсь со своей работой или вообще занимаюсь не своим делом. Ведь главное здесь — это дружеские взаимоотношения. Они должны доставлять радость, а не рассматриваться как пустая трата времени. Когда круг связей сформирован, а ваши цели зафиксированы на бумаге, вы, наоборот, сможете сэкономить массу времени на необходимые дела.

Как найти время для того, чтобы пообщаться со всеми людьми, с которыми

намечены встречи в течение недели? Кто-то из моих коллег заметил:

– Мне понадобилось бы клонировать себя, чтобы провести столько встреч.

– Вы затронули очень любопытную тему, — ответил я. — Мне не надо

клонировать себя, я клонирую события.

Постараюсь пояснить, что я имею в виду. Несколько месяцев назад мне пришлось отправиться в Нью-Йорк на двухдневную конференцию. Я имел список лиц, с которыми хотел повидаться: мой старый друг и клиент, который раньше был президентом компании Lego, а теперь размышлял над тем, чему посвятить остаток жизни; один из руководителей компании Broadway Video, с которым мне хотелось от имени одного из своих клиентов обсудить возможность постановки нового телевизионного шоу; и мой близкий друг, с которым мы не виделись уже целую вечность.

Итак, у меня было два дня и три человека, с которыми надо было увидеться, а я мог выкроить лишь пару часов на встречу с ними. Как выйти из этой ситуации?

Я пригласил их всех на ужин. Каждый мог извлечь какую-то пользу из знакомства с остальными, а у меня появилась возможность пообщаться со всеми и, возможно, даже почерпнуть ряд ценных идей относительно телешоу. Мой друг с потрясающим чувством юмора мог бы развлечь собравшихся и создать атмосферу непринужденности на этой «деловой» встрече.

Я попросил друга приехать ко мне в отель на полчаса раньше, чтобы мы имели возможность пообщаться с глазу на глаз. Я также предусмотрел, что если детали телевизионного шоу, которые я намерен был обсудить с руководителем Broadway Video, окажутся конфиденциальными, то могу задержаться с ним вдвоем на некоторое время после ужина.

Вся суть состоит в том, что я постоянно ищу возможность включить окружающих в сферу своей деятельности. Расширение круга знакомств приносит пользу всем: и им, и мне. Иногда я приглашаю кого-нибудь из кандидатов, намеревающихся устроиться ко мне на работу, провести вместе со мной свободное время и попутно провожу с ним собеседование. Некоторые совещания я провожу вместе с сотрудниками в машине по пути в аэропорт. Я постоянно ищу возможность совместить различные действия, и это позволяет мне втрое увеличить эффективность использования рабочего времени. В процессе этой деятельности я стараюсь связывать между собой различных людей из моего круга общения.

Чем шире ваши связи, тем больше у вас появляется возможностей по их

дальнейшему расширению. Изобретатель Ethernet Роберт Меткалф сказал

однажды: «Ценность сетевых систем возрастает пропорционально квадрату

численности их пользователей». В интернете, например, каждый новый

подключенный компьютер, сервер или пользователь расширяет возможности тех, кто уже работает с этой сетью. Тот же самый принцип справедлив и для сети ваших связей. Чем обширнее она становится, тем большую привлекательность приобретает для каждого из участников и тем быстрее растет. Ваш круг общения в чем-то схож с мускулатурой. Чем больше вы работаете над ним, тем сильнее он становится.

Такое «клонирование» обеспечивает успех любой беседы. Если я встречаюсь с человеком, которого знаю недостаточно хорошо, то могу пригласить еще кого-нибудь, чтобы вся встреча не превратилась в пустую трату времени. Иногда это может быть кто-то из моих молодых сотрудников. Для любого из них присутствие на такой встрече очень полезно, так как они многому могут научиться, увидеть, как делаются дела на практике, и в большинстве случаев внести свой вклад в успех беседы. Не следует недооценивать творческих способностей молодежи. Пользуясь таким способом, особое внимание обращайте на психологическую совместимость людей. Это не значит, что все присутствующие должны иметь одинаковое происхождение и образ мыслей. Наоборот, иногда удачное сочетание представителей различных профессий и характеров может обеспечить успех встречи. Доверяйте своему инстинкту. Лично я в таких случаях задаю себе проверочный вопрос, будет ли мне весело в такой компании. Если ответ положительный, то обычно все получается замечательно.

Вы обедали с кем-нибудь из коллег? Почему бы не при гласить кого-то на ужин, а заодно и еще нескольких человек из вашего делового или личного окружения? Таким образом ваша сеть друзей и знакомых будет постоянно расширяться.

Учитесь на собственных неудачах

Несмотря на легендарное величие и потрясающую карьеру, Авраам Линкольн был вечным неудачником. За свою жизнь он пережил множество деловых, политических и личных провалов. Но ни одна из неудач не выбила его из седла и не заставила свернуть с пути, ведущего к цели.

Линкольн терпел неудачи в бизнесе. Он не состоялся как фермер. Он проиграл выборы в законодательное собрание штата. У него был нервный срыв. Ему отказали в устройстве на работу в контору, регистрирующую земельные сделки. Когда в конечном итоге ему все же удалось попасть в законодательное собрание, он потерпел поражение, выставив свою кандидатуру на пост спикера. Он пытался пройти в Конгресс США и проиграл, пытался стать сенатором и вновь потерпел неудачу. Он выставил свою кандидатуру на пост вице-президента и провалился.

Когда Линкольн в конце концов был избран президентом, страна раскололась на две части. И тогда все, чему он научился за долгие годы, помогло ему выбрать направление в политике, которое сделало Америку великой державой. Я полагаю, что за каждым человеком, добившимся успеха, можно разглядеть длинную цепь неудач. Однако упорство и стойкость, как показывает пример Линкольна, помогают их преодолеть. Линкольн знал: для того чтобы двигаться вперед, обрести прочную почву под ногами, претворить в жизнь свои цели, необходимо учиться на своих ошибках, действовать и не сдаваться.

Глава 12.







Последнее изменение этой страницы: 2016-12-30; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.235.45.196 (0.013 с.)