Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів

Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи.

Під час реєстрації вхідних документів на їх першій сторінці у правому нижньому кутку ставлять штамп, який містить індекс кореспондента, підрозділу та порядковий номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів. Також вказують дату надходження документа. Наприклад, 125-05-850 12.05.99., де 125 - індекс кореспондента; 05 - індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ; 850 - порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року.

Для зручності реєстрації і пошуку документів структурним підрозділам і групам кореспондентів присвоюють індекси.

Порядок реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян здійснюють за "Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого само­врядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.

Вихідну документацію реєструють у загальному відділі (канцелярії) та структурних підрозділах.

У загальному відділі (канцелярії) реєструють:

Ø листи, адресовані до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;

Ø листи, адресовані в республіканські установи, підвідомчі та інші організації, які підписані керівником установи та його заступниками.

У структурних підрозділах реєструють листи, підписані керівниками підрозділів та їх заступниками.

При реєстрації листа-відповіді його вихідним номером є вихідний номер листа-запиту.

Якщо вихідний документ є ініціативним, то його реєструють на картку, яку зберігають в картотеці ініціативної кореспонденції, а його номер складають з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції, написаних через тире, та номера справи, в якій зберігають копію документа, написаного через дріб. Наприклад, 125-08-850/10.

Принципи індексації і побудови карток такі ж, як і для вхідної кореспонденції.

Вихідні телеграми, факси мають порядкову нумерацію в межах року. Їх реєструють в окремих облікових формах (журналах, реєстрах) в тому ж порядку, що й всю іншу кореспонденцію.

У загальному відділі (канцелярії) реєструють такі внутрішні документи: накази з основної діяльності, накази із особового складу, накази із оперативних питань, накази із особового складу підпорядкованих організацій, розпорядження. Інші види внутрішніх документів реєструють в структурних підрозділах.

 

Форми реєстрації документів

Дня реєстрації документів застосовують карткову і журнальну форми.

Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа

Короткий зміст

Резолюція або кому направлений документ

Позначка про виконання документа

 

ЖУРНАЛ

реєстрації створюваних установою документів

Дата та індекс документа

Кореспондент

Короткий зміст

Позначка про виконання документа

 

При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдину реєстраційно-контрольну картку, придатну для опрацювання ПК. Реєстраційно-контрольні картки виготовляють в необхідній кількості примірників. Кількість примірників визначають за кількістю картотек, які ведуть в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

В установах, де довідкові картотеки ведуть в структурних підрозділах, реєстраційно-контрольні картки складають у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картку передають разом з документом). У разі взяття документа на контроль виготовляють три примірники картки.

Реєстраційно-контрольні картки групують в довідкові картотеки, які створюють на кожен календарний рік.

Довідкову картотеку складають з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцем, кореспондентами або термінами виконання. Другу частину картотеки використовують для пошуків виконаних документів з певного питання.