Урок № 10. Загальні вимоги до організації документообігу. Характеристика документопотіків

Приймання вхідних документів

Кореспонденцію і телеграми приймають централізовано – у загальному відділі (канцелярії, спеціально призначеним працівником або секретарем). У разі надходження документів у неробочий час їх приймає черговий працівник. Інші працівники установи, незалежно від їх службового положення, не мають права приймати кореспонденцію безпосередньо від представників інших установ без реєстрації.

Незалежно від адресата кореспонденцію в установі передають секретареві. За необхідності він ставить особистий підпис і дату отримання документа в журналі про приймання документації. Якщо на конверті є напис "Терміново", "Вручити негайно", секретар зазначає час отримання документа.

До розкриття кореспонденції перевіряють правильність надсилання її на адресу, вказану на конверті. Неправильно надіслану кореспонденцію скеровують за призначенням.

У загальному відділі (канцелярії чи секретар) розкривають всі конверти за винятком тих, які мають напис "Особисто" (їх передають у запечатаному вигляді). Якщо в конверті з таким написом є службовий лист, то після прочитання, його реєструють.

Під час розкриття конвертів перевіряють відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа, додатків до нього або пошкодження, невідповідність номера на конверті номеру документа, складають акт у двох примірниках, один з яких надсилають відправнику, а другий передають до загального відділу (в канцелярію).

Розкриваючи кореспонденцію, конверти необхідно зберігати у таких випадках:

- якщо дата поштового штемпеля необхідна як свідчення дати відправлення або отримання документа (документи, представлені на конкурс, арбітражні документи, позовні заяви, судові повістки, пропозиції, заяви, скарги громадян, акти);

- якщо на документі взагалі відсутня дата;

- якщо дата документа або дата його реєстрації з погляду особливостей роботи установи суттєво відрізняє­ться від дати отримання документа;

- якщо адресу відправника можна встановити тільки за допомогою конверта.

Документи, які складаються з двох і більше аркушів, скріплюють. Додатки складають в порядку їх номерів і скріплюють з документом.

У процесі первинного опрацювання деяку частину документів можна виділити і скерувати безпосередньо в структурні підрозділи.

Форми реєстрації документів

Дня реєстрації документів застосовують карткову і журнальну форми.

Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа

Короткий зміст

Резолюція або кому направлений документ

Позначка про виконання документа

 

ЖУРНАЛ

реєстрації створюваних установою документів

Дата та індекс документа

Кореспондент

Короткий зміст

Позначка про виконання документа

 

При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдину реєстраційно-контрольну картку, придатну для опрацювання ПК. Реєстраційно-контрольні картки виготовляють в необхідній кількості примірників. Кількість примірників визначають за кількістю картотек, які ведуть в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

В установах, де довідкові картотеки ведуть в структурних підрозділах, реєстраційно-контрольні картки складають у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картку передають разом з документом). У разі взяття документа на контроль виготовляють три примірники картки.

Реєстраційно-контрольні картки групують в довідкові картотеки, які створюють на кожен календарний рік.

Довідкову картотеку складають з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцем, кореспондентами або термінами виконання. Другу частину картотеки використовують для пошуків виконаних документів з певного питання.

 

Урок № 10. Загальні вимоги до організації документообігу. Характеристика документопотіків

Документообіг - це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення.

Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.

Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

Основні параметри потоків документів:

Ø напрям потоку, який визначають пунктами відправлення і призначення;

Ø обсяг потоку, який визначають кількістю документів, які за одиницю часу;

Ø структура потоку, яку визначають різновидами документів, авторством;

Ø режим потоку, який визначають періодичністю руху документів через пункти опрацювання.

Практика діловодства сформувала такі принципи раціональної організації документообігу:

1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

2. Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.

3. Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.

4. Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються виконані копії.

При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми основних груп і видів документів. Під час розроблення схем документообігу складають раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами таких процесів:

Керівники:

- візування документів;

- приймання рішення про маршрут просування документів;

- проведення аналізу зведень;

- уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни;

Канцелярія:

- приймання документів;

- реєстрація;

- розсилання;

- контроль за модифікацією;

- одержання інформації про виконання;

- видача нагадування і зведень;

- зняття документів з контролю.

Виконавці:

- отримання документів на виконання;

- підготовка вихідних документів;

- підписання у керівництва і передача в канцелярію;

- одержання розпорядчої інформації;

- звіт про стан виконання документа.

Схеми документообігу розробляють керівники діловод­ної служби за участю керівників зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник діловодної служби або установи.

Схеми розробляють для різноманітних категорій документів (вхідних, вихідних внутрішніх; наказів з основної діяльності і особового складу, листів, замовлень, рекламацій). Для кожної групи документів створюють окрему схему обігу.

Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, передбачає виконання таких операції у такій послідовності: приймання вхідних документів;

попередній розгляд документів;

реєстрація документів;

розгляд документів керівництвом;

виконання документів.