Установлен следующий обязательный состав реквизитов для

регистрации документов:

v автор (корреспондент);

v название документа;

v дата документа;

v индекс документа;

v дата поступления документа;

v индекс поступления документа (для входящих документов) заголовок документа или его краткое содержание;

v резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

v срок исполнения;

v отметка об исполнении;

v номер дела.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль исполнения включает:

v постановку документа на контроль;

v проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

v проверку и регулирование хода исполнения;

v учет и обобщение результатов контроля исполнения документов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт, который проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменения срока исполнения производится только по указанию руководителя и срок исполнения не должен превышать 10 дней.

Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Данные о результатах исполнения контролируемых документов обобщаются по состоянию на 1 число каждого месяца и докладывается руководству учреждения.

 

Регистрационные журналы. Систематизация документов и их хранение.

а) При движении входящих документов выполняются следующие операции в такой последовательности:

- прием входящих документов;

- первоначальная(экспедиционная) обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- исполнение.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции необходимо для подготовки документов к их дальнейшей обработке и использованию. Первоначальная обработка заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в учреждение и подготовке документов к передаче по назначению.

В процессе первоначальной обработки некоторую часть документов могут отделить и направить непосредственно в структурные подразделения.

После экспедиционной обработки документы направляют на рассмотрение.

В канцелярии и структурных подразделениях производят предварительное рассмотрение поступивших документов.

Главная цель предварительного рассмотрения документов- установление подразделения или лица, которым должен быть направлен документ на рассмотрение

На документах, направляемых руководителю учреждения и его заместителям, иногда проставляют их инициалы.

Документ после рассмотрения руководителем возвращается в канцелярию(секретарю учреждения) для перенесения текста резолюции на регистрационную карточку, а затем направляется по назначению.