Классификация ОРД: организационные, распорядительные и справочно-информационные документы.

а) К организационным документам относятся: уставы, положения, инструкции, договор.

Устав - это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами.

Например: Устав добровольного спортивного общества, устав железных дорог, ветеринарный устав и т.д. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами и подлежат государственной регистрации в установленном порядке.

Положения - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства.

Например: Общее положение о министерствах, структурного подразделения. Положения регламентируют деятельность должностных лиц. Индивидуальные положения создаются на основе типовых, они разрабатываются ми утверждаются вышестоящими органами управления. Положения и уставы являются сложными документами.

Инструкции - это правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например приказов).

К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Текст разделяется на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Начинается инструкция разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указующий характер, в ней используются распорядительные слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «рекомендуется». Текст инструкции излагается от 3-го лица. На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника службы делопроизводства, составляется должностная инструкция. Инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем

Договор - это соглашение двух или более сторон, направленное на установление изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

б) К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях, относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый вышестоящими и центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данным предприятием. Виды приказа: по основной деятельности (они регистрируются отдельно от приказов по личному составу). Приказы по основной деятельности издаются для исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны организации, структурные подразделения, должностные лица. В приказе необходимо указать сроки (дату) исполнения действий.

Текст приказа состоит из 2-х частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа.

Текст распорядительной части имеет повелительную форму изложения и начинается словами «приказываю».

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруется арабскими цифрами. В приказах по личному составу отражаются вопросы приема, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. Оформляются приказы на специальном бланке или общем бланке организации и вступает в силу с момента его подписания. Проект приказа по личному составу, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юристом, с руководителями структурных подразделений.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения издают руководители по вопросам частного характера, составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями по вопросам информационно-методического характера.

Ключевыми словами в тексте указания могут быть: «обязываю» или «предлагаю».

 

в) К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, заявление, протокол, телеграммы, телефонограммы.

Справка - документ, в котором дается описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делятся на 2 группы: с информацией о фактах и событиях служебного характера и справки выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживании и т.п.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Делятся они на внутренние (подписывается составителем), и внешние (подписывается руководителем), адресуется в вышестоящие инстанции.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.). Оформляются на общем бланке учреждения, текст документа должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Главное при составлении акта - установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе. Оформляется на общем бланке. Текст акта делится на 3 части: введение, констатирующая часть и выводы. В введении указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи, существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией Фактов. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Письмо - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.

Виды писем: сопроводительное, письмо-просьба, письмо-напоминание, письмо информационное, рекламное письмо и т.д.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Виды: простые и сложные.

Простое заявление включает в себя один вопрос. Сложное заявление два или несколько вопросов с развернутой мотивировкой и перечнем документов, подтверждающих содержание текста.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Виды: простые (краткие), сложные (полные).

Простой протокол состоит из 2-х частей: «Слушали», «Постановили».

Текст сложного протокола состоит из 3-х частей: «Слушали», «Выступили», «Постановили».

Текст протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной.

В вводной части указывается: фамилии присутствующих, отсутствующих, фамилии приглашенных, а также повестка дня со всеми вопросами на повестке дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Протокол подписывается председателем и секретарем.