Документальне оформлення руху товарів на тов «нова холдинг»

 

Усі операції руху товарних цінностей поділяють на дві групи: прибуткові та видаткові й оформляють їх відповідними документами.

Видаткові документи, у свою чергу, поділяють на документи, якими оформляють внутрішнє переміщення і документи на реалізацію на сторону.

Товари на ТОВ «Нова Холдинг» надходять від постачальників на основі договорів постачання і купівлі-продажу. Договір – це основоположний документ, що визначає права та обов’язки сторін і є підставою для здійснення будь – якої торговельної операції. Основними його реквізитами є найменування сторін, найменування та кількість товару, сума, терміни постачання, порядок розрахунків, відповідальність сторін. Типовий договір постачання наведений в додатку Б1.

Рух товарів від постачальника до покупця оформлюється супровідними документами, які виписуються як постачальником, так і покупцем (товарно-транспортну накладну (додаток В), рахунок-фактуру (додаток Г1), накладну (додаток Ґ1)). Постачальники контролюють товарно-матеріальні цінності на шляху їх руху до покупця, а покупці – з моменту їх прийняття до стадії реалізації.

Порядок оформлення відпуску товарно-матеріальних цінностей залежить від способу перевезення вантажу: автомобільним, залізничним або іншим видом транспорту. Перевезення може здійснюватись власним засобом, засобом постачальника або автотранспортної організації. Це залежить від договірних умов.

При доставці вантажів автомобільним транспортом особлива увага повинна приділятися оформленню первинної транспортної документації, до якої відносяться дорожні листи (форма №2 (в межах України)), талони замовника (форма № 1-ТЗ), товарно-транспортні накладні (форма № 1-ТН). Перевезення вантажів на комерційній основі здійснюється тільки за наявності належним чином оформленої товарно-транспортної накладної (Додаток В). Обов’язковим є заповнення всіх реквізитів, які містяться в даному документі: підстава на відпуск товарів (замовлення, розпорядження), номер автомашини, номер дорожнього листа, прізвище водія і вантажника, через кого відпускається товар, ким і кому відпускається товар, найменування, кількість, ціна і вартість товару. ТТН виписується у чотирьох примірниках. Якщо в товарно-транспортну накладну не вписуються всі найменування, то додатково складається належним чином оформлена товарна накладна.

При доставці товарів залізницею оформлюється комплект документів на перевезення у складі накладної, квитанції про прийняття вантажу, дорожньої відомості, корінця дорожньої відомості.

Для одержання товарів безпосередньо на складі постачальника чи станції призначення представнику торговельного підприємства видається довіреність типової форми № М-2 (Додаток Д1). Довіреність видається на строк, необхідний для отримання і вивезення товарів за рахунком, накладною або іншим документом, але не більше ніж на 10 днів. У виданій довіреності наводиться перелік цінностей із обов’язковим зазначенням назви і кількості, які необхідно отримати. Оскільки з більшістю постачальників ТОВ «Нова Холдинг» веде постійну співпрацю, то для них підприємством передбачено кільцеві довіреності терміном дії на 1 календарний місяць. Бланки доручень є документами суворої звітності; облік їх одержання, зберігання та використання ведеться згідно з Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних доручень на одержання матеріальних цінностей, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 16.05.1996 р. № 99 (з урахуванням змін від 18.10.1996 р. № 226). У дорученні в обов'язковому порядку ставить свій підпис особа, яка його одержала. Його також затверджують підписами керівника та головного бухгалтера ТОВ «Нова Холдинг» та засвідчують печаткою підприємства. Без цих підписів і печатки чи з незаповненими (повністю або частково) реквізитами доручення вважається недійсним. Незаповнені рядки доручення прокреслюються.

Видані довіреності реєструють у спеціальному журналі (Додаток Е): роблять запис про використання довіреності або про повернення невикористаних довіреностей. Повернені доручення погашаються написом «Не використане» і зберіться протягом терміну, встановленого для зберігання первинних документів.

Невикористані доручення повертають наступного дня після закінчення строку їхньої дії. Особам, які не подали звіт про раніше одержані доручення, заборонено видавати нові доручення на одержання товарів.

Бланки доручень, що зберігаються на ТОВ «Нова Холдинг», відображають в обліку на підставі прибутково-платіжних документів за вартістю, що складається з витрат на придбання і доставку, на дебеті субрахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети». Одночасно вони обліковуються на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку».

В кінці кожного місяця використані доручення списуються актом списання довіреностей (додаток Є).

На основі супровідних документів постачальника (рахунок-фактура, накладна, товарно-транспортна накладна тощо) підприємством здійснюється приймання по кількості та якості.

Матеріальна відповідальність виникає в момент прийняття товарів за кількістю матеріально-відповідальними особами. Якщо вона співпадає в часі з прийманням за якістю, то матеріальна відповідальність виникає в момент накладення штампу і підпису матеріально-відповідальною особою. Приймання за кількістю і якістю не зупиняється при відсутності транспортних та супровідних документів (не відфактуровані поставки). В такому випадку складається акт в двох екземплярах про фактичну наявність товару і робиться позначка про відсутність документа.

Один примірник відправляється постачальнику, а інший є підставою для оприбуткування товарів. В комісію по прийманню товарів без супровідних документів входять товарознавець та представник незацікавленої організації. При неможливості визначити ціну на товари, які надійшли, матеріально-відповідальні особи оприбутковують їх за натуральними показниками на відповідальне зберігання, складають окремий товарний звіт. При визначенні ціни оприбутковують у встановленому порядку.

Приймання товарів, поставленого в неушкодженій тарі, за вагою нетто і кількістю товарних одиниць в кожному місці здійснюється, як правило, на складі покупця.

Якщо при прийманні товарів встановлена недостача чи невідповідність кількості, ТОВ «Нова Холдинг» припиняє подальше приймання, забезпечує збереження товарів і складає акт первинного приймання товарів.

Якщо при прийманні товарів встановлена невідповідність ваги брутто вазі, вказаній в транспортних чи супровідних документах, одержувач не повинен пошкоджувати цілісність тари і пакування. Якщо вага брутто вірна, а недостача встановлена при перевірці ваги нетто чи кількості товарних одиниць в місцях, одержувач повинен припинити приймання, зберегти та надати представнику постачальника тару і розкриту упаковку та викликати для участі в продовженні приймання товару і складанні двостороннього акту представника постачальника.

За результатами приймання складається відповідний акт в п’яти примірниках (Додаток Ж).

Порядок приймання товарів за кількістю і якістю залежить від того, надходять вони в тарі чи без. Товари без тари приймають по кількості місць в момент отримання. Товари в тарі приймають спочатку за вагою брутто і за кількістю місць, а пізніше – за вагою нетто і кількістю одиниць одночасно з відкриттям тари, але не пізніше 10 днів (24 години для товарів, що швидко псуються) з моменту отримання товарів.

Під час приймання товарів за якістю не завжди можна визначити дефекти, тому інструкцією П-7 торгівельним організаціям надано право на протязі п’яти днів скласти акт про скриті дефекти.

Поряд з прийманням товарів за кількістю і якістю контроль за їх надходженням на ТОВ «Нова Холдинг» здійснюється шляхом реєстрації і детальної перевірки правильності і достовірності всіх супровідних документів.

Постачальник в супровідних документах вказує вільну ціну товару, тари, витрати на доставку, суму ПДВ.

Якщо підприємства мають неузгоджені розбіжності щодо кількості, якості товарів, документального оформлення партії, то в 3-денний термін виставляється претензія до винної сторони, що оформлюється відповідним листом. Якщо на протязі календарного місяця претензія не була задоволена, то потерпіла сторона має право звернутися до суду з метою стягнення штрафу або пені з винуватця (в разі, коли це обумовлено договором).

Постачальник повинен виписати покупцю, зареєстрованому як платник ПДВ, податкову накладну (Додаток З1). Цей документ дає право покупцю, зареєстрованому як платник ПДВ, включити до складу податкового кредиту суму затрат по сплаті ПДВ. Податкова накладна є одночасно розрахунковим і звітним документом.

Податкова накладна виписується на кожну поставку товару в двох примірниках, оригінал видається покупцю, а копія зберігається у постачальника як розрахунковий і звітний документ. Виконуючи ці функції, податкова накладна не замінює інших документів, що підтверджують відпуск товарів (рахунок, рахунок-фактура, накладна тощо).

Згідно Порядку ведення отриманих та виданих податкових накладних, що затверджений наказом ГНАУ від 30.06.2005 р. № 244, не пізніше 01.08.2005 р. податкові накладні повинні фіксуватись в Реєстрі виданих та отриманих податкових накладних (Додаток І, Ї), що відтепер замінює Книгу обліку продажу і Книгу обліку придбання товарів.

Реєстр отриманих і виданих податкових накладних – це основа для відображення зведених результатів податкового обліку в податкових деклараціях з ПДВ. Реєстр складається з двох розділів: Реєстр виданих податкових накладних та Реєстр отриманих податкових накладних. Реєстр, як документ податкового обліку, повинен зберігатись на ТОВ «Нова Холдинг» протягом 3-х років.

При оприбуткуванні товарів виписується прибуткова накладна (Додаток И1), або на документах постачальника ставиться відмітка про оприбуткування.

Основним документом на поставку товару є рахунок-фактура (Додаток Г1), який поєднує в собі 2 частини: рахунок, який є вимогою оплатити товар, і накладну, що підтверджує поставку товару. Цей документ може бути виписано лише за умови наступної оплати. В інших випадках рахунок і накладна виписуються окремо і можуть надходити від постачальника в різні терміни. Рахунок і рахунок-фактура повинні бути акцептовані. Акцепт розрахункових документів – це надпис уповноваженої особи (акцептанта) на рахунку, який засвідчує згоду оплатити рахунок.

Оплата за товари може здійснюватися як за готівку, так і за допомогою безготівкових розрахунків. В першому випадку виписується видатковий касовий ордер. У випадку безготівкових перерахувань підприємства використовують платіжні доручення, платіжні вимоги, розрахункові чеки, акредитиви, векселі.

Найпоширенішою формою безготівкових розрахунків є платіжне доручення – розпорядження обслуговуючому банку про перерахування визначеної суми на рахунок іншого підприємства (Додаток К1).

Для контролю за станом товарних запасів, їх рухом і збереженням на підприємствах торгівлі використовують товарний звіт. В ньому наводяться залишки товарів і тари на початок періоду, вказується дата і номер документа, найменування постачальника або покупця, вартість товарів і тари по кожному прибутковому і видатковому документу. Кожний документ у звіті записується в окрему строку. Отримані товарні звіти в бухгалтерії ретельно перевіряють. Залишок товарів на початок дня звіряється із залишком на кінець попереднього дня. Якщо товарний звіт складається після проведення інвентаризації, то залишок товарів береться за результатами інвентаризаційного опису товарів (Додаток Л) та звірювальної відомості результатів інвентаризації (Додаток М).

Дані товарних звітів і первинних документів використовують для складання облікових регістрів за рахунками 281 «Товари на складі» (Додаток Н1) 282 «Товари в торгівлі» (Додаток Н2), 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» (Додаток Н3).

Обороти за дебетом рахунків 281, 284 повинні дорівнювати загальній сумі надходження товару і тари, а обороти за кредитом – сумі вибуття. Також звіряють суму надходження товарів і тари з журналом-ордером 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками», 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями» (Додаток Н4).

Після перевірки дані зведеного обліку заносяться в Головну книгу.

Слід зазначити, що ТОВ “Нова Холдинг” замість товарного звіту веде окремо Відомість оприбуткування товарів і Відомість відвантаження товарів (Додаток О, П), на основі яких складається журнал-ордер по рахунку 28 «Товари».

На основі облікових регістрів ТОВ формує і подає фінансову звітність.

На рисунках 2.1 схематично подано документообіг ТОВ “Нова Холдинг” при придбанні товарів.

Крім того, як і для будь-якої іншої галузі, для підприємств торгівлі Держкомстатом України розроблена спеціалізована статистична звітність. Насамперед, це форма № 1-опт "Звіт про продажі і запаси товарів (продукції) в оптовій торгівлі", затверджена наказом № 293. Існує два різновиди даної форми - ф. № 1-опт-квартальна і ф. № 1-опт-річна. Ф. № 1-опт-річна є накопичувальним звітом і подається до 26 січня включно. Варто звернути увагу на те, що:

1) обіг здійснюється в цінах фактичної реалізації за винятком ПДВ і акцизного збору, виняток становить показник "Запаси товарів на кінець звітного періоду", що відповідно П(С)БО 9 формується за первісною вартістю товарів;

2) обіг відображається за фактом відвантаження товарів, тобто не враховується сума передоплати, якщо товар не був відвантажений покупцю;

3) повернення товарів виключається з обігу;

 

 

 

 

Рис. 2.1 Документообіг ТОВ ”Нова Холдинг” при придбанні товарів

 

 

4) не включається в обіг також виручка від нетипових операцій - не операційної діяльності підприємства (продаж устаткування), і фінансових операцій (дивіденди, відсотки), однак включається власне споживання товарів;

5) обіг від посередницької діяльності (продаж товарів, що не належать підприємству як комісіонеру - за договорами комісії, як повірнику - за договорами доручення) відображається в звіті тільки в сумі комісійної винагороди.

Також для внутрішнього аналізу і контролю розробляється аналітична відомість «Товарооборот», що містить обсяги реалізації в розрізі кожного виду товарів за кількістю і сумою поквартально.

ТОВ «Нова Холдинг» є підприємством роздрібної торгівлі. Тобто реалізація товарів на ТОВ «Нова Холдинг» здійснюється кінцевим споживачам як за готівку, так і з застосуванням банківських платіжних карток з використання РРО (реєстратору розрахункових операцій).

Обсяг реалізації визначається за сумою, яка надійшла до каси за продані товари.

На ТОВ «Нова Холдинг» торгівля здійснюється з використанням РРО. Тому сума виторгу за роздрібними цінами визначається за показниками фіскальних чеків касових апаратів, у яких відображається загальна сума денного обороту по даному РРО за реалізовані товари. В кінці дня касири здають до головної каси виручку від реалізації згідно з фіскальним чеком. В головній касі старшим касиром на всю суму виторгу оформлюється прибутковий касовий ордер (додаток Р1).

Оплата товарів покупцями, що здійснюється в безготівковому порядку через установи банків розрахунковими чеками, підтверджується випискою банку (додаток С) про зарахування виручки від реалізації товарів, оплачених розрахунковими чеками, на рахунок ТОВ «Нова Холдинг».

На ТОВ «Нова Холдинг» також мають місце випадки оптової реалізації товарів юридичним особом за безготівковим розрахунком.

Реалізація оптом на ТОВ «Нова Холдинг» здійснюється, як правило, на підставі договорів купівлі-продажу (додаток Б2). При разових поставках або відпуску товарів у незначному обсязі письмовий договір може не укладатися.

ТОВ «Нова Холдинг» здійснює оптовий продаж на умовах передоплати. Покупцю видається належним чином оформлений рахунок (додаток Г2) із зазначенням найменування товару, його кількість, ціну продажу, суму ПДВ. Після зарахування коштів на розрахунковий рахунок ТОВ «Нова Холдинг» згідно виписки банку покупець забирає товар зі складу підприємства. При цьому він надає довіреність (додаток Д2). При відпуску товарів зі складу ТОВ «Нова Холдинг» виписується накладна на відпуск товарів (додаток Ґ2) у двох примірниках (один віддається покупцю, другий залишається на ТОВ «Нова Холдинг). Якщо покупець зареєстрований як платник ПДВ, то одночасно виписується податкова накладна (додаток З2), оригінал якої надається покупцеві, а копія залишається у ТОВ «Нова Холдинг» (як завітний і розрахунковий податковий документ) і є підставою для відповідних записів у Реєстрі виданих податкових накладних.

Документи на внутрішнє переміщення товарних цінностей – це документи на передачу товарів однією особою іншій: «Склад – магазин», «Склад – виробництво». Оформляють таке переміщення накладними (форма М-11) (додаток Ґ3), у яких зазначають найменування товарів, їхню кількість, вартість одиниці та суму, а також вимогами (додаток Т). у бухгалтерії є журнал реєстрації цих накладних та інших документів. Виписує їх бухгалтер у двох примірниках.

Списання товарно-матеріальних цінностей може здійснюватися за актами (наприклад, списання недостач і втрат, виявлених під час інвентаризації, перевірки).