Особливості використання дієслівних форм у ділових паперах

1. Треба використовувати тільки книжні дієслова та їхні форми: активізувати, дезінформувати, символізувати.

2. Уникати умовного способу: підприємства виконають – а не – підприємства змогли б виконати.

3. Уживаючи ті чи інші форми наказового способу, слід ураховувати конкретну ситуацію, умови спілкування та норми мовного етикету.

4. В актах, наказах, розпорядженнях, службових листах, інструкціях, дорученнях та под. уживають неозначену форму дієслова (інфінітив). Слід пам’ятати, що нормативною є форма на –ти, а не –ть: виступати, говорити, запроваджувати.

5. У документах більшість дієслів має форму 3-ї особи однини, але неприпустиме використання коротких форм: допомагає, оббігає.

6. Надавати перевагу активним конструкціям над пасивними або ж використовувати безособову конструкцію з дієслівними формами на –но, -то: головну увагу він приділив, завдання було виконано.

7. Не вживати розмовних (калькованих) та дієслівних форм теперішнього часу: носе – носить, просе – просить.

8. Уживати теперішній час на позначення майбутнього, якщо акцентується обов’язковість чогось: Мітинґ розпочинається завтра об 11.00.

9. Уникати вживання форм давноминулого часу: я виконав був – я виконав; проект були узгодили – проект узгодили.

10. Не порушувати норми вживання форм залежного слова: свідчити факти – свідчити про факти, відзначати про успіхи – відзначати успіхи.

11. Надавати перевагу складеним формам дієслів недоконаного виду в майбутньому часі: завтра будемо відпочивати; будемо перераховувати.

12. Широко використовувати дієприкметники та дієприслівники, але уникати ненормативних форм або заміняти їх іменниками, іменниками із прийменниками (описова конструкція), дієсловами: обізнаний працівник, колишні учасники, граючий – який грає.

13. Окремі форми активних дієприкметників теперішнього часу з суфіксами –уч (-юч), -ач (-яч) почали використовувати, але у функції означення, а не головного компонента дієприкметникового звороту: зростаючий щороку добробут, керуючий новим відділом академік.

14. Форми 2-ї особи однини, 1-ї та 2-ї особи множини дозволяють уникати форми давайте в наказовому способі. Обійтися без неї можна й за допомогою додаткових слів: проголосуймо, побажаймо.

15. Існує дві рівнозначні форми написання дієслів із числівниками: Шість бригад не виконало (не виконали) план. Але за непрямого порядку слів лише – Не виконало план шість бригад.

16. Із кількісними словами ряд, низка, більшість, меншість, багато, мало, кількість дієслова вживаються в однині: ряд підприємств надіслав, більшість працівників з’явилося. Це стосується також дієслів, що вживаються із числівниками сто, тисяча, мільйон: сто гривень було витрачено, тисяча тонн була завезена

17. За наявності слів разом, спільно дієслово (присудок) ставиться в однині: Адміністрація заводу спільно із профкомом розглянула… але ставиться у множині, коли однорідні підмети вжиті через кому або через сполучники і, й, та (у значенні і): Адміністрація заводу та профком розглянули…

18. дієслово вибачаюсь (-ся) має у своєму складі колишній займенник ся, що був формою від себе – я, порівняймо: збираюся (я збираю себе), умиваюся (я вмиваю себе).

Найпоширенішою частиною мови в ділових паперах є дієслово теперішнього часу І і ІІ особи множини: запевняємо, вимагаємо… Недоконаний вид виражається складеними формами: будуть розпочинатися… Доконаний вид частіше вживається з префіксами: негайно розглянути.

Наказовий спосіб у ділових паперах передається здебільшого за допомогою інфінітивної форми для категоричніших висловлювань: палити заборонено. Менш категоричні вислови виражаються за допомогою безособових форм дієслова: не рекомендується виходити… забороняється голосно розмовляти…

 

3. Синтаксичні норми сучасної літературної мови у професійному спілкуванні

Загальна грамотність документа, що виражається в чіт­кості й логічності викладу, дотриманні правописних норм, а також дотриманні правил, обов'язкових для ділових паперів, досягається, зокрема, за рахунок синтаксису. Здебільшого це прямий порядок слів з узгодженими й неузгодженими озна­ченнями. Вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно стоять на початку речен­ня. Щодо структури речень ділових документів, то майже всі присудки вживаються в теперішньому часі. Наприклад: рек­ламне агентство міжнародної телерадіокомпанії «Тоніс» пропо­нує свої послуги.

Поширеними є пасивні структури типу: закони прийма­ються; наказ виконується; вимоги ставляться.

Синтаксис ділової документації визначається ще й вживанням інфінітивних конструкцій. Наприклад: створити комісію з національних питань; відкликати працівників сільського господарства.

Важливою ознакою ділових паперів є і часте використання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, що надають діловим документам стислості. Крім того, в діловому листу­ванні переважає непряма мова, а пряма вживається лише в тих випадках, коли є необхідність дослівно передати зміст деяких законодавчих актів.

Стислість викладу інформації визначає і специфіку синтаксису. Найчастіше надається перевага простим речен­ням. Якщо ж використовуються складні, то вони невеликі: одне-два підрядних речення чи дієприкметниковий або дієприслівниковий звороти.

Типова ознака ділового стилю — використання віддіє­слівних іменників. Вони створюють загальне уявлення про Дію.

Наприклад: провести огляд машин до 15 вересня 2017року; подати звіт до 20 серпня 2017року.

Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, уза­гальненість змісту і надають документам певної офіційності. У ділових документах вживають розщеплені присудки, це мотивується тим, що вони конкретніші за дієслівні від­повідники.

Наприклад: Пропонуємо проводити змагання за містом; Рекомендуємо надавати перевагу одягу з нату­ральної сировини.

До складу розщепленого присудка може входити іменник-термін або кілька означень.

У мові ділових документів є такі словосполучення діє­слівного типу, які багато разів використовуються у кон­кретній виробничій чи адміністративно-виробничій ситуаціях, зокрема: взяти за основу; взяти до уваги; взяти на себе обов'язок; зобов'язання тощо.

Завдання 1. Утворіть чоловічі та жіночі імена по батькові від поданих імен. Поясніть їх правопис. Віктор, Панас, Яків, Сава, Данило, Григір, Лев, Прокіп, Михайло, Хома, Василь, Микола, Олег, Ігор, Кузьма, Ілля, Григорій, Андрій, Юрій, Лука, Семен.

Завдання 2. Провідміняйте власне прізвище, ім’я та ім’я по батькові. Поясніть правила їх відмінювання.

Завдання 3. Провідміняйте чоловічі прізвища Воєвода, Гнатюк, Макусій, Гончар, Лесишин. Поясніть правила відмінювання прізвищ на позначення осіб чоловічої статі.

Завдання 4.

Провідміняйте жіночі прізвища (якщо це можливо) Листоноша, Коваленко, Сердюк, Бондаришин, Повалій, Потоцька. Поясніть правила відмінювання прізвищ на позначення осіб жіночої статі. Завдання5.

Запишіть подані іменники у формі родового відмінка однини, обґрунтуйте вибір закінчення. Документ, монолог, моногідрат, дизель, вступ, вимірювач, 14 дослід, багатокутник, аналіз, мінімум, чисельник, Миргород, сад, листопад, Широкий Яр, караван, гараж, мороз, сум, водовідвід, пес, понеділок, мільярд, пісок, поштовх, гвинт, літак, процент, Тибет, Іртиш, очерет, селянин, зал, університет, стіл, барвінок, старостат.

Завдання 6. Поясніть, коли в родовому відмінку однини в іменниках чоловічого роду II відміни вживається закінчення – а (-я), а коли –у (-ю). Уведіть ці слова з різними закінченнями в словосполучення. Алмаз (коштовний камінь і мінерал), апарат (прилад й установа), вал (деталь машини й насип), елемент (речовина й прилад), блок (частина машини й об’єднання держав), клин (предмет і просторове поняття), рахунок (документ і дія), термін (слово та строк), фактор (чинник і маклер).