Оценка и контроль эффективности совещаний

Основной критерий, определяющий эффективность любого совеща­ния, — то, в какой степени достигаются цели, ради которых совеща­ние, собственно,и проводилось.

I 8 блокнот руководителя

ш

СОВЕЩАНИЯ ЭФФЕКТИВНЫ, КОГДА

• в результате достигнуты видимые результаты и приняты запланированные
решения;

• участники совещания хорошо подготовлены к работе;

• в ходе совещания устанавливаются четкие приоритеты в работе;

• созданы хорошие условия для совместной работы участников совещания;

• участники имеют опыт в командной работе;

• высокая степень заинтересованности участников совещания в успешном ре­
шении поставленных на совещании задач;

• участники чувствуют личную ответственность за конечный результат;

• участники чувствуют, что они вносят достойный вклад в совместную работу
или в полной мере используют свой потенциал;

• обстановка допускает возможность эмоциональной разрядки и шутки;

• участники чувствуют себя членами одной команды.

СОВЕЩАНИЯ НЕЭФФЕКТИВНЫ, КОГДА

• в итоге не приняты решения или отсутствуют результаты;

• сиюминутные интересы и установки руководства определяют итоговый ре­
зультат совещания;

• ход совещания полностью определяется регламентом, не допускается ни ма­
лейших отклонений;

• участники не имеют возможности внести вклад в итоговые результаты;

• участники скучают или пассивны;

• время тратится на рассмотрение несущественных вопросов;

• во время совещания доминирует лишь незначительное число участников;

• выигрыш одних оборачивается проигрышем других;

• слишком много времени забирают конфликты и эмоциональные реакции от­
дельных участников;

• участники ощущают себя сторонними наблюдателями;

• неудачное размещение препятствует непосредственному взаимодействию
участников друг с другом.

Причин, препятствующих достижению целей совещания, доста­точно много, важно выяснить, какие из них имеют место в вашем случае.

Ниже в таблице приведены наиболее распространенные причины не­эффективности совещаний. Отметьте галочкой те, которые чаще всего снижают эффективность совещаний, проводимых в вашей организации.

 

Причины неэффективности совещаний
1. Выход обсуждения за пределы рассматриваемых вопросов
2. Собрание (совещание) проходит без повестки дня и без четко сформулированных целей
3. Слишком долгие собрания (совещания)
4. Плохая подготовка (не только обсуждаемых вопросов, но и участников)
5. Отсутствие информации, необходимой для подготовки и принятия взвешенных решений
6. Совещание заканчивается без принятия решения
7. Плохая организация работы участников совещания
8. Решениевопросов в интересах отдельных участников (кто-то из участников '"тянет одеяло на себя")
9. Обсуждение второстепенных вопросов, главные откладываются па потом или вовсе забываются
10. Стремление отдельных участников '"спихнуть" свои проблемы на других
1 1. Неумение слушать других, перебивание выступающих
12. Заслушивание неподготовленных вопросов
13. Недостаточный уровень общей культуры участников
14. Авторитарный СТИЛЬведения совещания
15. Излишне либеральный стиль ведения совещания
16. Недисциплинированностьучастников (опоздания, отвлечения, разговоры и др.)
17. Отсутствие у участников психологического настроя на решение данной проблемы, интереса к данному вопросу
18. Излишняя эмоциональность отдельных участников (агрессия, обиды, раздражение и др.)
19. Неподготовленность части присутствующих к обсуждению вопросов повестки дня (недостаточная квалификация, неинформированность, плохая ориентация в вопросе)
20. Предоставление участникам совещания заведомо ложной или непроверенной информации
21. Пассивность участников

Выберите пять самых важных проблем из отмеченных вами, ко­торые, по вашему мнению, больше всего снижают эффективность проводимых вами совещаний.

1)____________________________________________________

2).

3).

4)

5)

Каким образом можно было бы решить каждую из выделенных проблем?

Проблема 1

Проблема 2

Проблема 3

Проблема 4

Проблема 5

Навыки проведения совещаний

Используя предлагаемую ниже шкалу, оцените, в какой мере к вам относятся следующие характеристики:

5 — в полной мере;

4 — в значительной степени;

3 — в средней степени;

2 — в слабой степени;

1 — совершенно не свойственно.

 

	Утверждение		Оценка
1.	Я готов идти на определенные уступки и согласиться с мнением, которое разделяют большинство участников совещания
	Сталкиваясь с возражениями, я стремлюсь настоять на своем
3.	Я обращаю особое внимание на соблюдение установленного регламента работы совещания
4.	Если на совещании по обсуждаемому вопросу высказываются различные мнения, я стимулирую участников совещания к их обсуждению и выработке наилучшего решения
5.	В ходе работы я сам предлагаю новые, нестандартные идеи

6. Если в ходе совещания по каким-либо причинам возникает напряжение, я стремлюсь разрядить его шуткой	5 4 3 2 1
7. 51 стремлюсь к обеспечению хорошего уровня взаимопониманиявсех участников совещания	5 4 3 2 1
8. Я внимательно выслушиваю выступления участников совещания	5 4 3 2 1
9. Если походу совещания возникает конфликт, я стараюсь не ввязываться в него	5 4 3 2 1
10. Я быстро схватываю идеи, высказанные другими людьми	5 4 3 2 1
1 1. Я своевременно довожу необходимую информацию до всех заинтересованных лиц	5 4 3 2 1
12. Я готов оказать поддержку тем участникам совещания, чьи предложения или действия работают на общие цели	5 4 3 2 1
13. Я стремлюсь четко излагать и серьезно обосновывать свои идеи	5 4 3 2 1
14. Я стараюсь в ходе совещания опираться на тех участников, которые способны внести значительный вклад в решение рассматриваемых вопросов	5 4 3 2 1
15. Я стремлюсь к достижению заранее намеченных целей совещания, даже если в ходе работы возникают трудности или проблемы	5 4 3 2 1
16. Я стараюсь усилить и развить то ценное, что замечаю в чужих идеях и предложениях	5 4 3 2 1
17. Я способен изменить свое мнение, выслушав мнения и оценки участников совещания	5 4 3 2 1
18. Я стремлюсь получить одобрение и поддержку своих предложений	5 4 3 2 1
19. Я готов идти на непопулярные меры, если это поможет достижению поставленной цели	5 4 3 2 1
20. Чтобы согласиться с мнениями, высказанными участниками совещания, мне приходится делать над собой серьезные усилия	5 4 3 2 1
21. В ходе совещания я стараюсь быть дружелюбным и внимательным к его участникам	5 4 3 2 1
22. Я способен быстро сделать выводы на основании полученной информации	5 4 3 2 1

23. Я стремлюсь поддержать и успокоить человека, если в ходе совещания возникает ситуация, задевающая его самоуважение, чувство собственного достоинства или самооценку	5 4 3 2 1
24. Я получаю удовольствие от анализа ситуации и поиска возможных альтернативных решений	5 4 3 2 1
25. Я могу работать с самыми разными людьми	5 4 3 2 1
26. Мой стиль руководства характеризует целеустремленность и напористость	5 4 3 2 1
27. Мне нравится помогать другим людям, если это позволяет им добитьсяболее высоких результатов в работе	5 4 3 2 1
28. Я стремлюсь поддерживать настрой исполнителей на напряженную работу по достижению намеченного	5 4 3 2 1
29. Я предпочитаю заранее готовиться к решению только назревающих проблем	5 4 3 2 1
30. Я побуждаю подчиненных к рациональному использованию времени	5 4 3 2 1
3 1. Я стимулирую подчиненных к проявлению инициативы и самостоятельности в работе	5 4 3 2 1
32. Мне удается убедить подчиненных согласиться с предлагаемыми мной идеями и планами	5 4 3 2 1
33. Анализируя возникающие проблемы, я уделяю достаточно много времени оценке рассматриваемых решений	5 4 3 2 1
34. Я склонен открыто выражать свои эмоции	5 4 3 2 1
35. Я бываю очень осторожен и не склонен торопиться, когда требуется принять важное решение	5 4 3 2 1
36. Во время дискуссий я постоянно отслеживаю поставленные цели	5 4 3 2 1
37. Я готов без колебаний отказаться отсвоего мнения, если это позволит принять наилучшее (оптимальное) решение	5 4 3 2 1
38. Меня раздражают люди, не задумывающиеся о последствиях поданных ими идей или сделанных предложений	5 4 3 2 1
39. Я без колебаний одергиваю или ставлю на место других людей, если это позволяет обеспечить более высокое качество работы на совещании	5 4 3 2 1
40. Я стремлюсь как можно глубже разобраться во всех аспектах принятых на совещаниях решений задолго до того, как наступит время реализовывать их на практике	5 4 3 2 1

Внесите баллы, которыми вы оценили вопросы теста, в предлагае­мую ниже таблицу. В ней выделены четыре категории навыков.

 

Навыки лидерства	Навыки организации работ но выполнениюпоставленных задач	Навыки генерации собственных идеи и анализа чужих предложении	Навыки организации командной работы
Вопросы	Баллы	Вопросы	Наллы	Вопросы	Баллы	Вопросы	Баллы
ИТОГО		ИТОГО		ИТОГО		ИТОГО

Комментарии

Оценки, полученные по результатам этого теста, выявляют как ваши сильные стороны, так и те навыки, которые нуждаются в дальней­шем совершенствовании.

Будет полезно, если вы наметите конкретные шаги по развитию навыков, которыми вы владеете не в полной мере, и периодически будете оценивать свой прогресс.

ЗайвертЛ. Ваше время — в ваших руках. М., 1995.

Тренев В. Н., Магура М. И., Леонтьев С. В. Управление человеческими ре­сурсами при реализации проектов: Методика и опыт. М, 2002.