Устные и письменные формы деловой речи

Межведомственная переписка представляет собой одну из важных форм реализации деловых отношений. Деловые письма сочетают свойства документа, правового источника, с одной стороны, и информационного источника — с другой.

Трудно, почти невозможно себе представить, что деловое письмо может быть вытеснено из практики делового общения каким-либо другим жанром. Почему? Потому что устная речь не обеспечивает такого важного качества документа, как точность. На устную договоренность, вернее, на сам факт достижения такой договоренности можно сослаться, но нельзя сослаться на какую-либо фразу из устной беседы. Это связано со специфическими свойствами устной диалогической речи: необратимостью речевого потока, спонтанностью устной речи, проявляющейся в отсутствии формулировок, в поиске речевых форм, точно обозначающих информацию. Отсутствие момента предварительного обдумывания высказывания обусловливает совершенно иное строение речи, нежели текстовая развернутая структура.

Деловые письма относятся к разряду наименее регламентированных документов, однако все требования, предъявляемые к языку деловых бумаг, существенны для них в полной мере.

Важнейшее требование, предъявляемое к языку документа — требование точности, не допускающей инотолкования. С одной стороны, это требование точности факта, соответствия обозначаемому, или предметная точность, с другой стороны, коммуникативная точность, или точность содержания.

Предметная точность достигается точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Это точность факта, точность реестра.

Коммуникативная точность, или точность реализации замысла пишущего достигается точностью соотношения смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Очевидно, что достичь коммуникативной точности сложнее и нарушается она чаще, чем предметная, или фактическая, точность. Инотолкование может быть вызвано отсутствием в тексте как первого, так и второго типа точности.

(1) Прошу оплатить за услуги, оказанные в 1997 г., по расчету стоимости согласно договору.

(2) Прошу оплатить услуги, оказанные Вам в 1997 г., согласно утвержденным в договоре расценкам.

Первая фраза отличается от второй прежде всего отсутствием точности, как предметной, так и коммуникативной. Она плохо воспринимается, "не переваривается" сознанием, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, лексические и текстовые ошибки.

Вторая же фраза усваивается сразу и без затруднений, так как отвечает требованию точности.

Реализация обязательных валентностей глагола

 

(что?) услуги

Оказать

(кому?) вам

 

является характерной чертой грамматики строгих сфер языка делового и научного стилей речи. В процитированной выше фразе (1) вторая валентность глагола не реализована.

Предметная точность в этой фразе нарушена неверным использованием слова "стоимость", значение которого носит ярко выраженный терминологический характер. Более точным и соответствующим контексту является слово "расценка" — установленнаяна что-то цена, размер стоимости чего-нибудь (Ожегов С. И. Словарь русского языка.)

Не оплатить... по расчету стоимости, а оплатить согласно расценкам...

Как видно, лексические и грамматические нарушения и неточности лишают речь такого крайне важного для языка деловых бумаг качества, как точность. Она же в свою очередь оказывается неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать "необходимые" слова и выстроить их в правильном порядке.

Кроме точности язык деловых бумаг характеризуется таким качеством, как логичность. Принцип изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Отсюда отсутствие эмоционально-экспрессивной оценки ситуации, фактов, объективность содержания, нейтральность тона изложения, краткость, часто неличный характер изложения.

Как следствие, предпочтение отдается местоимению "мы", отражающему официальную позицию коллективного адресанта (отправителя), и описательным конструкциям типа "Бюро считает...", "Фирма... предлагает...", подчеркивающим неличный характер делового письменного общения. Субъект действия часто выражен собирательными существительными: руководство, администрация, коллегия и т.п.

Краткость (письмо редко превышает объем одной - двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности: развернутость наименований, повторы, подробные описания составляют характерную особенность языка деловых бумаг.

Устная же деловая речь всегда индивидуальна, чаще всего она представляет собой межличностный официальный или полуофициальный диалог, реже — монолог (презентационная речь, отчет, выступление).

Устную диалогическую речь характеризуют следующие особенности:

• тяготение к речевой неполноте и избыточности одновременно. Нам хорошо знакомы незавершенные фразы, присутствующие почти в каждом диалоге: "Ну вот... Я же говорил...", неполные, безглагольные конструкции: "Петров у себя; деньги — в Москву".

С другой стороны, мы часто слышим как бы нагромождение синонимов и синонимических высказываний: "А если вот так / таким образом...";

• неровность высказывания, его негладкость, обусловленная поиском в процессе высказывания необходимой формы, выражается в перебивах, самоперебивах, в размытости синтаксической структуры высказывания.

Эти и другие особенности устной речи не позволяют в процессе деловой беседы добиться главного качества деловой письменной речи — точности.

Поскольку достичь точности в деловой устной речи невозможно, а в деловой письменной речи достаточно непросто, деловой стиль за многовековую историю своего развития выработал специальные языковые формулы — клише, закрепленные за определенным жанром, видом документа и его композиционной частью.

Арсенал этих языковых заготовок достаточно обширен:

Настоящим отвечаю на Ваше письмо от...

В соответствии с протоколом о взаимных поставках прошу Вас...

Фирма "Салют" заявляет о...

Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество...

Будем рады скорейшему ответу на наше письмо...

К сему прилагается...

Таким образом облегчается процесс работы над текстом письма. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы и композиционной части текста в соответствии с речевым замыслом адресанта (отправителя).

Стандартизация и унификация — приведение языковых и текстовых средств к единому образцу — затрагивают все уровни языка деловой корреспонденции: от размещения на листе (бланке) реквизитов письма до выбора сокращения слов. Это оправданно прежде всего с экономической точки зрения. Стандартизация и унификация облегчают не только процесс составления текста письма, но и его обработки.

Так, например, благодаря унификации менеджер, работающий с корреспонденцией, знает, что главная информация в письме содержится в первой ключевой фразе, причем в ее конце чаще всего. Поэтому, пробежав глазами первую фразу письма, он сортирует корреспонденцию по тематическому признаку и по степени важности сообщения.