Умови ефективного функціонування системи керування документаційними процесами

 

Законодавчо-нормативне регулювання як основна умоваефективного функціонування системи керування документаційними процесами. Закони, що регулюють загальні засади роботи з інформацією та документацією. Традиції в унормуванні сфери документування та організування роботи з документами. Ієрархічні рівні унормування. Нормативи, що регулюють термінологію керування документаційними процесами на державному і міжнародному рівнях. Нормативні акти на уніфіковану систему документації. Стандарт стосовно класифікації управлінської документації: необхідність перегляду. Нормативні акти щодо процесів керування документацією: традиції і новації. Нормативна база експертизи цінності документів.

Єдині засади функціонування служб керування документаційними процесами. Специфіка функціонування служб керування документаційними процесами різних ієрархічних рівнів. Перші спроби на загальнодержавному рівні встановити єдині вимоги до служб документаційного забезпечення управління.

Уніфікація та стандартизація документації. Державні стандарти на уніфіковану систему документації.

 

Законодавче регулювання сфери керування документаційними процесами: зарубіжний досвід

 

Початок законодавчого регулювання сфери Records Management. “Акт про федеральні документи” США. Офіційне визнання поняття Records Management, встановлення відповідальності за організацію роботи з урядовими документами, відкриття центрів документації для тимчасового зберігання службових документів, які втратили оперативне значення, створення служб Records Management. Правова база для розроблення Закону про скорочення обсягів роботи з документами, Закону про Національний архів США. Федеральне відомствоNARA.

“Акт про державні документи”у Великобританії та сучасні зміни у Законі щодо умов доступу.

“Ордер про державні документи” Канади: створення при Національному архіві відділу Records Management.Питання нормативної бази зберігання документів в центрах документації та укладання переліків документів зі строками зберігання. “Акт про бібліотеку та архів Канади”.

“Акт про Національний архів” Австралії. Програма, що об’єднала архівну справу та Records Management.

 

Впровадження міжнародного стандарту ISO 15489:2001 в Україні.

ДСТУ 4423–1:2005; 4423–2:2005

 

Міжнародний стандарт ISO 15489 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами”. Керування документаційними процесами як нова управлінська сфера й інститут успішного здійснення державного управління. Сучасні концептуальні підходи до визначення сфери керування документаційними процесами. Актуальність розробки міжнародного стандарту з керування документаційними процесами. Національні системи керування документаційними процесами і єдиний міжнародний стандарт.

Мета і структура ISO 15489:2001. Дефініції базових понять “документ” і “керування документаційними процесами” в міжнародному стандарті. Загальні принципи керування документаційними процесами. Методика, що дозволяє реалізувати принципи керування документаційними процесами. Історичні передумови впровадження міжнародного стандарту в практику країн світу.

Національні аналоги на основі ISO 15489:2001. ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 “Управление документами. Общие требования”. Регулювання процесів керування документаційними процесами державних, комерційних і громадських організацій. Національний стандарт України “Інформація та документація. Керування документаційними процесами”. Дві частини національного стандарту і його ступінь відповідності міжнародному. Зміни, що були внесені в національний стандарт.

Національні відхили у стандарті

 

ISO, національні інституції зі стандартизації: розроблення стандартів