Подлинник – подписанный экземпляр документа, составленный впервые.

Подлинник – подписанный экземпляр документа, составленный впервые.

Копия – абсолютно точное воспроизведение подлинника (в правом верхнем углу пометка «Копия»), заверяется должностным лицом. Копии, требующие особого подтверждения, подписываются руководителем организации, и ставится печать.

Выписка – часть документа с указанием, из какого документа она сделана. Выписка заверяется должностным лицом.

Организация имеет право выдать дубликат документа при его утрате, при этом лицо, которое его утеряло должно написать служебную записку с причиной его утери. В правом верхнем углу ставится пометка «Дубликат». И подлинник, и дубликат документа имеют одинаковую юридическую силу.

По средствам фиксации документа (письменные, графические, фотодокументы).

Реквизита, м. (от латин. requisitum - потребность). 1. Совокупность настоящих, не бутафорских предметов, необходимых для театральной постановки (театр.). 2. Совокупность формальных элементов в составе сделки или документа, отсутствие к-рых лишает сделку или документ юридической силы (офиц. право).

6. текст документа. Составляется на русском языке, либо на языке субъектов Федерации, в зависимости от статуса организации может и на других языках. Бывает следующих видов:

· анкета;

· таблица;

· обычный связный текст;

· комбинированный.

Графы и строки таблиц должны иметь наименование и, если есть, подзаголовки. Если таблица на нескольких листах, то колонки таблицы нумеруются на первом листе и на II и последующих листах заголовки уже не ставятся, а проставляются только номера. Что касается текста – он может состоять из 1 части (распорядительной), но чаще состоит из 2-х частей: I констатирующей (причины, цели, следствия составления документа); II распорядительной (или заключительной, содержащей решения, выводы, предложения, приказы и т.д.).

Если текст охватывает несколько решений, то он подразделяется на параграфы.

В документах организации, которая действует на правах единоначалия, текст излагается от 1-го лица ед. числа. В документах коллегиальных органов текст излагается от 3-го лица ед. числа. В совместных документах: от 3-го лица, множ. числа. В письмах: от 1-го лица множ. числа или ед. числа, или 3-го лица, ед. числа.

7. наименование организации, которая является автором документа; наименование организации должно строго соответствовать наименованию, закрепленному в учредительном документе на эту организацию. Над наименованием организации указывается наименование вышестоящего органа (например, агентство по образованию РФ). Под полным наименованием организации может указываться сокращенное её наименование (если оно закреплено в уставе). Допускается в документах (не в бланках) сокращенное наименование организации, тоже только в том случае, если оно закреплено в уставе. Наименование субъекта указывается на государственном языке и справа или ниже – на языке субъекта.

15 – адресат (та организация, подразделение, должностное или физическое лицо, которому адресован документ). Название организации или подразделения указывается в именительном падеже, а должностное лицо в дательном. Центрируется по левому краю. Если же адресат – это несколько организаций, которых касается этот документ, то адресат указывается обобщенно: например, главам администрации районов смоленской области и городов смоленской области. Если число адресатов более 4, то составляется рассылочная ведомость. Если это письмо в организацию, то на нем указывается её наименование и почтовый адрес. Если лицу – то его адрес и Ф.И.О., причем инициалы указываются перед фамилией. Адрес указывается следующим образом:

Ул., д., кв.,

Город,

Область, индекс

Например: Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

Подпись. В состав этого реквизита входит наименование должности подписывающего документ (причем оно указывается полностью, если документ оформляется не на бланке, если же на бланке, то допускается сокращенное название), личная подпись и её расшифровка. Если документ оформляется на фирменном бланке организации, то должность лица, подписавшего документ, пишется без указания названия организации. В противном случае указывается полное название организации. Если документ составляется несколькими организациями, то первый лист документа оформляется без бланка. При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагаются друг под другом в соответствии с занимаемыми должностями. Если документ составляется комиссией, то указываются не должности этих лиц, а их обязанности в составе комиссии. Как правило, это председатель комиссии и её члены. За председателем может быть подпись секретаря комиссии.

9.дата документа (обязательный реквизит). Датой считается дата его подписания должностным лицом. Если же документ составляется несколькими организациями, то датой считается дата последней подписи. Т.е. она одна для всех организаций. Для протокола датой считается дата заседания. Для актов – дата свершившегося события. Даты оформляются арабскими цифрами и могут проставляться так: день. месяц. год:

08.09.2005

Допускается словесно-цифровое оформление: 08 сентября 2005 г.

Или 2005. 09. 08.

Резолюция, накладывается должностным лицом на документ, пришедший из вышестоящей организации. В резолюции указывается исполнитель, срок исполнения (если подлежит контролю), существо исполнения документа, подпись и дата. Если исполнителей несколько, то указывается ответственный исполнитель, если ответственный не указан – им считается первый в списке.

12?

13?

14 Бланки должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают 2 варианта бланков: угловой и продольный.

20 10

Утверждены ГОСТ Р 6.30-2003.

Гербовые бланки подлежат учету, для чего на бланке типографским способом проставляется номер, а при необходимости и серия. Учет бланков ведется раздельно по их видам либо в карточке учета бланков, либо в журнале. При этом в журнале используются реквизиты: при поступлении бланка – наименование вида гербового бланка, дата поступления, № сопроводительного документа, наименование организации-поставщика бланков, количество экземпляров, серия и № бланков. При выдаче бланков проставляются следующие реквизиты: наименование вида, количество экземпляров, серия и номер бланка, наименование подразделения, в которое он выдается, ставится подпись получателя с расшифровкой и дата.

Контроль за использованием, изготовлением, хранением бланков возлагается на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. При этом лицо, непосредственно отвечающее за изготовление, использование и хранение бланков назначается приказом руководителя предприятия.

Контроль за хранением и использованием бланков осуществляется не реже одного раза в год. Осуществляется комиссией, которая назначается приказом руководителя организации. В случае обнаружения нарушения комиссия проводит служебное расследование. Результаты этого расследования оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

Адресат – включает наименование и адрес получателя письма и указывается в верхней правой части письма. Если письмо направляется в адрес организации, то пишется только название этой организации и её адрес. Если деловое письмо адресовано какому-либо должностному лицу (т.е. заранее известно кому), то вначале указывается название организации, должность лица адресата, его инициалы, фамилия. Если деловое письмо адресовано руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав должности адресата.

Но следует руководствоваться правилом: название организации и её адрес должны проставляться в строгом соответствии с её названием и адресом, на которые следует ответ, либо определяются по справочнику.

Подпись – помещается слева от текста, в неё входят: наименование должности, подпись, расшифровка. Если проект делового письма уже готов, а лицо, которое должно подписать отсутствует, то деловое письмо подписывает либо его заместитель, либо исполняющий обязанности.

Герб РФ

Наименование организации

Заголовок письма

Текст

должность ____________ И.О. Фамилия

Подпись

18.

1. Письма-просьбы. Излагая просьбу в письме, необходимо как можно четче выразить заинтересованность в её выполнении. Простейшее письмо-просьба – личное или коллективное заявление. Просьба может быть выражена от 1 лица ед. ч. (прошу), от 1 лица множ. ч. (просим), от 3 лица ед. ч. (организация просит). Чаще всего в письмах-просьбах встречаются следующие словосочетания: просим Вас проверить качество продукции; просим выслать в наш адрес подробную информацию о; просим включить в план; прошу принять меры; прошу сообщить данные о сроках поставки…; прошу направить наш договор; прошу подтвердить факт…

2. Письма-ответы или письма-отказы.

Логическая схема письма-ответа:

- повторение просьбы, на которую составляется ответ;

- обоснование причины отказа;

- констатация отказа.

В письмах-ответах чаще всего встречаются словосочетания: Ваше предложение отклонено по следующим причинам; сообщаем Вам; считаем нужным сообщить Вам. Если в письме-ответе содержится решение какого-то коллегиального органа, то может использоваться следующее выражение: Ваше предложение не получило поддержки на заседании директоров в связи с …

3. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов, либо материальных ценностей. Эти письма составляются только при необходимости. В них содержатся дополнительные разъяснения. Однако, сопроводительные письма являются надежным средством соблюдения дисциплины и контроля за сохранностью ценных бумаг или материальных ценностей. Текст обычно небольшой (формат А5). Словосочетания, характерные этому типу писем: направляем заявку на участие в … на 5 листах; высылаем наложенным платежом; возвращаем проект на доработку.

4. Договорные письма – это разновидность сопроводительного письма. Они только подтверждают факт направления договора. Словосочетания: направляем Ваш договор о … на … листах.

5. Письма-напоминания следует готовить только в том случае, если не удается с помощью средств связи или личных контактов получить необходимый ответ. Письма-напоминания состоят из 2-х логических элементов:

· напоминание о выполнении действий;

· указание мер, которые будут приняты организацией в случае невыполнения обязательств.

Если на поле текста указано слово «вторично», то это означает, что это уже письмо-напоминание. Эта пометка делается в том случае, если организация допускает, что адресат не получил от них письмо по независящим от него причинам. После этой пометки излагается один к одному текст письма. Но в письмах-напоминаниях чаще встречаются словосочетания: напоминаем, что согласно договору …; напоминаем Вам, что; несмотря на неоднократное напоминание.

Информационные письма. Их цель заключается в своевременном информировании других организаций или заинтересованных лиц о совершившихся фактах. Информационные письма могут варьироваться – от одного листа до нескольких страниц. Нередко к информационным письмам прибегают организации, заинтересованные в рекламе своей продукции.

Письма-приглашения могут быть адресованы частному лицу, нескольким лицам или массовому адресату. Письма-приглашения к массовому адресату бывают, как правило, уже готовыми, частному лицу или нескольким они направляются на бланках предприятий.

8. Письма-предложения могут представлять собой заявление предприятия-продавца на заключение сделки на реализацию своей продукции. Либо это может быть ответ той или иной организации на её запрос о заключении сделки.

9. Письма-разрешения – это отдельный вид писем, которые содержат ответ на выполнение той или иной просьбы. Например, организация … разрешает…

10. Письма-подтверждения содержат информацию о получении организацией того или иного документа, оборудования, ценностей и т.д., могут подтверждать какой-либо факт. Встречаются словосочетания: подтверждает, что; с благодарностью подтверждаем получение Вашего письма, заказа; организация … подтверждает…

19.

1. Устав – свод правил, который определяет деятельность организации, учреждения или общества.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций утверждаются на съездах этих организаций. Уставы государственных предприятий, организаций утверждаются их вышестоящими органами. Уставы муниципальных предприятий и организаций – районными, городскими или областными советами. Если частное предприятие – устав утверждается его владельцем с последующей регистрацией в районном, городском или областном советах.

В оформлении любого устава должны присутствовать следующие реквизиты:

· наименование министерства;

· наименование организации;

· вид документа, его регистрационный № и дата;

· место издания;

· гриф утверждения.

Инструкция носит характер указания, поэтому в ней четко формулируются слова, имеющие распорядительное значение: обязан, должен, не допускается. Инструкция оформляется на общем бланке и может утверждаться непосредственно руководителем, либо утверждается специальным распорядительным документом. В последнем случае в документе указывается срок введения в действие, перечисляются мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если срок введения не указан, то этим сроком является дата подписания и регистрации документа.

20

Одна из форм распорядительной деятельности – издание распорядительных документов, посредством которых решаются основные вопросы управления.

В соответствии с действующим законодательством предприятия издают следующие распорядительные документы:

1. приказы;
2. инструкции; – издают администрации предприятий
3. указания;
4. решения; – издают кооперативные организации
5. распоряжения;
6. постановления. – издают общественные организации

Коллегиальные органы (например, в общественных организациях) издают распорядительные документы в виде постановлений и распоряжений.

Решение – распорядительный документ, который имеет статус правового акта и принимается министерством, ведомством, научным советом и т.д.

По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления – реализует нормы и права, регулирующие определенную сферу деятельности организации. Приказ может быть актом применения норм права (приказ о назначении на должность). Приказ является самым распространенным документом в сфере управления, создаваемым по оперативным вопросам.

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками определенные задачи, указывает конкретные пути решения этих задач. Любой распорядительный документ должен строго соответствовать закону и не должен содержать положений, противоречащих закону.

Основные виды распорядительных документов составляются практически аналогично. Различия появляются лишь на конечной стадии разработки документа (разрабатывает коллегиальный орган, либо на принципах единоначалия).

Можно выделить 3 стадии составления этих документов:

1. изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;

2. обсуждение и принятие документа, если это коллегиальный орган, либо согласовывание при единоначалии;

Подписание документа.

Подготовка проекта документа может быть поручена конкретному лицу (подразделению – если документ имеет важное значение, в котором для его разработки создаются рабочие группы). Главное условие при подготовке проекта документа – обеспечение его высокого качества, что подразумевает высокую компетентность лиц, его подготавливающих. Юридическим основанием для подготовки может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящей организации и проч. Подготовка любого распорядительного документа требует сбора данных по существу вопроса, для чего используются информационно-справочные материалы: отчеты, акты проверок, объяснительные и докладные записки. Собрав все необходимые документы по существу вопроса и получив полную ясность по данному вопросу, четко определив цель издания документа, приступают к разработке его проекта.

Текст распорядительного документа состоит, как правило, из 2 частей:

1. констатирующей;

Распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события и дана их оценка. В некоторых случаях в ней излагается пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается документ. Этой части может и не быть.

Основной в распорядительных документах является 2 часть, которая излагается в повествовательной форме и в зависимости от вида документа начинается словами: постановляет, решает, предлагаю, приказываю (пишутся прописными буквами или строчными, вразрядку). Эти слова располагаются на отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиальных органов может указываться перед словами «решает» название этого органа. Затем с новой строки с абзацем следует текст распорядительной части.

К этой части текста предъявляются наиболее строгие требования. Формулировки должны быть четкими и не противоречить ранее изданным документам, должны быть однозначными. В формулировках следует избегать слов: повысить, усилить, улучшить.

Если распорядительная часть содержит несколько распоряжений и несколько исполнителей, то она разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель в дательном падеже, либо подразделение, либо организация. Предписываемые действия обычно начинаются словами: подготовить, зачислить, возложить, обеспечить, принять, уволить и т.п. Указывается срок исполнения, который должен быть реальным с учетом времени движения распорядительного документа до исполнителя и объема предполагаемых работ.

Завершающим этапом является согласование документа и подписание. Согласование осуществляется путем визирования, либо простановкой штампа согласования. Документ визируется его составителями, исполнителями и юрисконсультом. Если документ касается финансовых вопросов, то он визируется финансовыми отделами, либо главным бухгалтером.

Распорядительные документы коллегиальных органов принимаются на их заседаниях после обсуждения. Если после обсуждения возникли замечания по документу, то он направляется на доработку и принимается на следующем заседании. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем, если это коллегиальный орган, то подписывает председатель и секретарь.

Большинство поступающих в организацию и издаваемых организацией документов носят информационно-справочный характер. К таким документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма и т.п.

Акт – это документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссией, которая может быть как постоянно действующей, так и создаваемой приказом руководителя.

Комиссия изучает существо вопроса, по которому составляется акт, причем комиссия должна отражать только те события, которые подлинно установлены. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

В больших организациях кадровую работу проводят специалисты по кадрам, на небольших (до 100 человек) – ведение кадровых документов возлагается на секретаря. Они оформляют документы о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировку и др.

Помимо нормативно-правовых актов при создании кадровых документов необходимо руководствоваться:

Трудовым кодексом РФ

Внутренняя документация.

Предварительное рассмотрение и распределение.

Регистрация.

Контроль за исполнением.

Регистрация документа устанавливает факт его получения, создания и отправления. Она осуществляется путем внесения документа в определенную регистрационную форму. При этом документу присваивается регистрационный номер, и записываются основные сведения о документе. Всё это позволяет создать базу данных обо всех документах организации.

Наиболее удобна сроковая картотека. В ней используются регистрационные карточки и обычный регистрационный ящик. Система проста: ящик делится на 32 части подвижными разделителями. 31 разделитель – по дням месяца, 32-ой – для карточек, срок исполнения которых заканчивается в следующем месяце, или позже. За первым разделителем оказываются карточки с просроченным сроком исполнения, там они находятся до тех пор, пока не будет определен новый срок исполнения. В начале каждого дня карточки просматриваются, срок исполнения которых закончился этим днем. Если этим днем документ не исполнен, то докладывается руководителю. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом, которое его установили. При предупредительном контроле за 3 дня до истечения срока исполнения исполнитель предупреждается в устной форме, что срок исполнения документа заканчивается. Когда документ исполнен на оборотной стороне делается отметка об исполнении, дается оценка как решен вопрос, отметка об отправлении документа. После снятия документа с контроля он направляется в справочно-информационную картотеку

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Т.е. это специальный классификационный справочник, определяющий порядок распределения документов по делам и позволяющий быстро отыскать нужный документ.

Номенклатура дел является документом многоцелевого значения, т.к. позволяет систематизировать и распределять документы по делам и указывает сроки хранения, соответствующие каждому конкретному документу.

Распределение документов в соответствии с номенклатурой дел и установление примерных сроков их хранения можно назвать первым этапом определения ценности документа.

Общие требования к оформлению номенклатуры дел изложены в следующих нормативных актах:

1. государственной системе документационного обеспечения управления;

2. основных правилах работы ведомственных архивов;

Типовые.

Конкретные составляются для организации в целом, но могут составляться и для каждого подразделения отдельно. Применяются редко, обычно только для малых предприятий.

Широкое распространение получили 2 и 3-й виды. Они составляются для однородных по роду деятельности и структуре организаций (типовая) и для однородных по роду деятельности, но различных по структуре организаций (примерная), позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел и установить для них единые сроки хранения.

Примерные номенклатуры дел устанавливают примерный состав дел, заводимых в организации, носят рекомендательный характер.

Каждая организация должна иметь свою номенклатуру дел, которая составляется на каждый год, а работа по её составлению должна быть закончена не позже декабря, т.к. вводится в действие с 1 января каждого года.

Если организация сама разрабатывает номенклатуру дел, то к разработке должны быть привлечены ведущие специалисты (руководители подразделений), работники, ответственные за документооборот (канцелярия), и специалист архивной службы. Т.к. только руководители подразделений и ведущие специалисты могут знать, какие документы в перспективе им потребуются. Остальные привлекаются для того, чтобы правильно составить номенклатуру дел.

В 1-ю очередь знакомятся с ранее перечисленными нормативными документами, кроме того, используется положение об учреждении, подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы. Главным источником для составления номенклатуры дел являются сами документы. При её составлении из примерной номенклатуры дел выбираются названия дел, которые будут использоваться в данной организации. При этом некоторые названия дел могут разъединяться или наоборот, соединяться, т.е. уточняются.

Сроки хранения дел, выбранных из примерной или типовой номенклатуры, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений.

Выявив круг документов, определив примерные названия дел, приступают к определению конкретного названия дел. Требования к заголовку дела: краткость, четкость, предельная ясность.

Если в деле объединяются различные виды документов, но по одному вопросу, то в названии употребляется слово «документы» (а не «дело», которое применяется в случае уголовных, личных, арбитражных и т.п. дел) и в конце заголовка в скобках указывается, какие документы находятся в данном деле. Например, «Документы о строительстве нового учебного корпуса (планы работ, финансовый отчет …)».

Является рабочим.

Если в номенклатуре дел ничего не меняется, то государственный архив ставится об этом в известность и номенклатура дел не составляется заново. Но каждые 5 лет номенклатура дел обязательно пересматривается.

В конце года делается итоговая запись о категориях и количествах заведенных дел, заполняются 3 графы:

1. сроки хранения (постоянное хранение, временное свыше 10 лет, временное до 10 лет включительно);

2. проставляется количество дел;

В случае уничтожения или утери исполненных документов, руководитель организации создает комиссию, которая расследует причины утраты документа. В эту комиссию могут входить процессуальные органы, органы противопожарной безопасности, органы государственного надзора и проч.

30

Для особо важных документов составляется внутренняя опись документов, хранящихся в деле. Она помещается на внутренней стороне папки и постоянно дополняется. Документы, исполненные и включенные в дело, в течение года могут быть востребованы работниками организации. Поэтому вместо документа, который выдан работнику, в дело помещают лист-заместитель, в котором указывается когда, кому и на какой срок выдан документ, ставятся подписи того, кто выдал, и того, кто получил. Если требуется все дело, то заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер дела, дата выдачи, количество листов в деле, кому выдано и его расписка, дата возврата дела и расписка получателя. Дело может быть выдано сотруднику подразделения на срок до 1 месяца.

Изъятие дела после завершения делопроизводственного года может производиться по письменным запросам компетентных органов и с разрешения руководителя организации. При этом составляется акт об изъятии дела.

31.32?

33

1. Устав – свод правил, который определяет деятельность организации, учреждения или общества.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций утверждаются на съездах этих организаций. Уставы государственных предприятий, организаций утверждаются их вышестоящими органами. Уставы муниципальных предприятий и организаций – районными, городскими или областными советами. Если частное предприятие – устав утверждается его владельцем с последующей регистрацией в районном, городском или областном советах.

В оформлении любого устава должны присутствовать следующие реквизиты:

· наименование министерства;

· наименование организации;

· вид документа, его регистрационный № и дата;

· место издания;

· гриф утверждения.

34?

35 Одна из форм распорядительной деятельности – издание распорядительных документов, посредством которых решаются основные вопросы управления.

В соответствии с действующим законодательством предприятия издают следующие распорядительные документы:

a. приказы;

Подписание документа.

Подготовка проекта документа может быть поручена конкретному лицу (подразделению – если документ имеет важное значение, в котором для его разработки создаются рабочие группы). Главное условие при подготовке проекта документа – обеспечение его высокого качества, что подразумевает высокую компетентность лиц, его подготавливающих. Юридическим основанием для подготовки может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящей организации и проч. Подготовка любого распорядительного документа требует сбора данных по существу вопроса, для чего используются информационно-справочные материалы: отчеты, акты проверок, объяснительные и докладные записки. Собрав все необходимые документы по существу вопроса и получив полную ясность по данному вопросу, четко определив цель издания документа, приступают к разработке его проекта.

Текст распорядительного документа состоит, как правило, из 2 частей:

3. констатирующей;

Распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события и дана их оценка. В некоторых случаях в ней излагается пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается документ. Этой части может и не быть.

Основной в распорядительных документах является 2 часть, которая излагается в повествовательной форме и в зависимости от вида документа начинается словами: постановляет, решает, предлагаю, приказываю (пишутся прописными буквами или строчными, вразрядку). Эти слова располагаются на отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиальных органов может указываться перед словами «решает» название этого органа. Затем с новой строки с абзацем следует текст распорядительной части.

К этой части текста предъявляются наиболее строгие требования. Формулировки должны быть четкими и не противоречить ранее изданным документам, должны быть однозначными. В формулировках следует избегать слов: повысить, усилить, улучшить.

Если распорядительная часть содержит несколько распоряжений и несколько исполнителей, то она разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель в дательном падеже, либо подразделение, либо организация. Предписываемые действия обычно начинаются словами: подготовить, зачислить, возложить, обеспечить, принять, уволить и т.п. Указывается срок исполнения, который должен быть реальным с учетом времени движения распорядительного документа до исполнителя и объема предполагаемых работ.

Завершающим этапом является согласование документа и подписание. Согласование осуществляется путем визирования, либо простановкой штампа согласования. Документ визируется его составителями, исполнителями и юрисконсультом. Если документ касается финансовых вопросов, то он визируется финансовыми отделами, либо главным бухгалтером.

Распорядительные документы коллегиальных органов принимаются на их заседаниях после обсуждения. Если после обсуждения возникли замечания по документу, то он направляется на доработку и принимается на следующем заседании. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем, если это коллегиальный орган, то подписывает председатель и секретарь.

37

По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления – реализует нормы и права, регулирующие определенную сферу деятельности организации. Приказ может быть актом применения норм права (приказ о назначении на должность). Приказ является самым распространенным документом в сфере управления, создаваемым по оперативным вопросам.

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками определенные задачи, указывает конкретные пути решения этих задач. Любой распорядительный документ должен строго соответствовать закону и не должен содержать положений, противоречащих закону.

Основные виды распорядительных документов составляются практически аналогично. Различия появляются лишь на конечной стадии разработки документа (разрабатывает коллегиальный орган, либо на принципах единоначалия).

Большинство поступающих в организацию и издаваемых организацией документов носят информационно-справочный характер. К таким документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма и т.п.

Акт – это документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссией, которая может быть как постоянно действующей, так и создаваемой приказом руководителя.

Комиссия изучает существо вопроса, по которому составляется акт, причем комиссия должна отражать только те события, которые подлинно установлены. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Официальные деловые письма (ДП) составляются на специальных бланках. Для таких бланков устанавливается определенный перечень реквизитов. Чаще всего бланк делового письма представляет собой обычный лист А4 с воспроизведенными на нем типографским способом элементами.

При оформлении бланка документа необходимо руководствоваться принципами технической эстетики. Например, необходимо учитывать, что человеческим глазом легче воспринимается верхняя часть листа, поэтому верхняя часть бланка должна быть более насыщенной.

На официальных бланках деловых писем должны присутствовать следующие реквизиты:

3. герб РФ – помещается только на бланках государственных учреждений;

4. наименование организации – помещается в полном и сокращенном виде, в котором они закреплены в уставе организации. Производственные сокращения не допускаются. Допускаются сокращенные названия организации 3-х видов:

· по первым буквам полного названия;

· по начальным слогам слов, входящих в название организации (например, Смолстрой);

· сочетание буквенного и слогового сокращения (например, НИИ Дорстрой).

3. справочные данные об организации: