Використання та заповнення форм документів суворої

Порядок

Використання та заповнення форм документів суворої

Звітності та первинного обліку у готелях України

Загальні положення

1.1. Форми документів суворої звітності та первинного обліку у готелях України розроблено з метою упорядкування та спрощення розрахунків з громадянами України, іноземцями та особами без громадянства (далі - громадян), які проживають у готелях і користуються готельними послугами, а також ведення первинного обліку у готелях незалежно від форм власності.

1.2. Порядок визначає використання і заповнення форм документів при проведенні розрахунків з громадянами, які проживають у готелях і користуються готельними послугами, та ведення первинного обліку у готелях.

1.3. Форми документів суворої звітності та первинного обліку є обов'язковими для застосування у готелях незалежно від їхньої відомчої підпорядкованості та форм власності і повинні відповідати технічним умовам їх виготовлення (додаток).

У тих готелях України, в яких первинний облік здійснюється за допомогою автоматизованої комп'ютерної системи, дозволяється зміна структури форм документів первинного обліку зі збереженням вхідних даних обліку.

2. Використання та заповнення форм документів суворої звітності та первинного обліку у готелях.

Анкета для громадянина України, який прибув до готелю

Заповнюється громадянином, який прибув у готель, на підставі документа, що засвідчує цю особу, та передається портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації.

Після реєстрації документ повертається власнику. Для збереження анкет і роботи з ними в службі прийому та обслуговування готелю повинні бути дві картотеки: в першій зберігаються анкети на громадян, які проживають у готелі, у другій

- зберігаються протягом місяця з дня вибуття громадян з готелю, після цього анкети передаються до архіву і зберігаються протягом року, а потім знищуються за актом. Анкети у картотеках розставляються в алфавітному порядку.

Реєстраційна картка

Заповнюється іноземцем або особою без громадянства, яка прибула у готель, на підставі документа, що засвідчує цю особу, та передається портьє (адміністратору) разом з цим документом.

Реєстраційні картки зберігаються протягом двох років, після чого разом з журналом обліку іноземців та осіб без громадянства (форма N 6-Г) знищуються за актом.

Візитна картка гостя на право проживання у готелі

Візитна картка надає право громадянину, який проживає у готелі, на отримання ключів від номера та позачергове обслуговування в підприємствах сфери послуг, що знаходяться у готелі.

На числовій сітці візитної картки гостя відмічається період оплати, продовження терміну проживання.

Візитна картка заповнюється портьє (адміністратором) на підставі анкети (форма N 1-Г) чи реєстраційної картки (форма N 2-Г).

Рахунок

Рахунок виписується у трьох примірниках (у разі автоматизованої обробки даних - у двох примірниках): перший примірник видається громадянину, який проживає у готелі, другий примірник - разом з "Касовим звітом" (форма N 9-Г) протягом доби здається до бухгалтерії, третій примірник - залишається у касира (касира-оператора) і зберігається до виїзду особи із готелю.

Рахунок заповнюється при оформленні сплати за бронювання, проживання, а також додаткові послуги, що вказані у рахунку. У підсумковому розрахунку сума вписується: гривні - прописом, копійки - цифрами.

Рахунок є бланком суворої звітності.

Журнал обліку громадян, які проживають у готелі

Застосовується для обліку усіх осіб, що проживають у номерах готелю. Журнал заповнюється із зворотом без титульного заголовку.

Журнал ведеться в одному примірнику портьє (адміністратором) на підставі анкет (Форма N 1-Г).

Касовий звіт

Складається у двох примірниках касиром (оператором), який виконує розрахунки з громадянами, які проживають у готелі. Перший примірник разом з рахунком (форма N 4-Г) або контрольною кассовою стрічкою (при механізованому розрахунку) щоденно здається до бухгалтерії, другий - зберігається у підзвітної особи. У підсумковому розрахунку сума вписується: гривні - прописом, копійки - цифрами.

Працівник бухгалтерії звіряє форму N 9-Г з формою N 4-Г.

Касовий звіт є бланком суворої звітності.

Порядок

використання та заповнення форм документів суворої