Облік нормативних актів та його форми

Облік визначають, як технічну передумову цих трьох способів. Облік – є діяльністю щодо накопичення нормативно-правових актів, підтримання в контрольному стані, а також створення пошукової системи, яка забезпечує ефективний пошук необхідної правової інформації. Іншими словами, це – письмове фіксування виданих нормативно-правових актів (у спеціальних часописах, у комп'ютері, на картках), їхня обробка і розташування за певною системою, збереження, а також видача довідок зацікавленим органам, установам, окремим особам на їхні запити.

Особливу роль систематизація законодавства має в роботі судових і прокурорських органів, адвокатури. Також, облік необхідний для підготовки проектів законодавчих та інших правових актів, для складання різного роду збірників законодавства і зведених кодифікованих актів, для здійснення довідково-інформаційної роботи. Крім того, без належного обліку нормативно-правових актів не можлива ефективна правова просвіта, діяльність наукових та навчальних юридичних установ.

Облік нормативно-правових актів можуть здійснювати державні органи і недержавні організації, підприємства й інші установи як для зовнішнього користування, так і для внутрішнього.

Журавський В.С. виділяє такі принципи організації обліку законодавства:

– Повнота інформативного масиву, що забезпечує фіксацію і забезпечення обсягом довідкової інформації, відсутність прогалин у інформаційному масиві.

– Достовірність інформації, що заснована на використанні офіційних джерел опублікування нормативних актів, а також на своєчасній фіксації внесених змін в акти, включені в інформаційний фонд.

– Зручність використання, необхідна для оперативного і якісного пошуку відомостей про право.

Найпростіший вид обліку законодавства – журнальний облік – це фіксація реквізитів нормативно-правових актів у спеціальних журналах, а більш досконалою формою обліку законодавства – є картотечний облік.

Журнальний облік може здійснюватися за хронологічним, алфавітним, предметним чи системно-предметним принципами.

Хронологічний принцип означає, що всі нормативні акти, які підлягають обліку в певній установі чи організації, реєструються в журналі за датами їх прийняття. Акти різної юридичної сили підлягають окремій реєстрації, як правило.

Алфавітно-предметна реєстрація вважається більш досконалим видом обліку нормативних актів, що надходять у певну установу чи організацію. При такій реєстрації акти фіксуються за предметними рубриками, що розташовані у алфавітному порядку.

Як оптимальну форму журнального обліку, визначають тематично-предметну. При ній рубрики розділів журналу всього масиву законодавства діляться на певні галузі, підгалузі, юридичні інститути. Можливості журнального обліку досить скромні. Він використовується лише там, де інформаційний масив невеликий або обмежений досить вузькою проблематикою.

Існує ще один вид обліку законодавства – картковий облік. Це створення карткової системи (різного роду карток), що відповідають і формуються за певними критеріями. Зазвичай така форма обліку використовується в органах законодавчої, виконавчої і судової влади, також у великих установах і організаціях, які працюють з широким колом нормативних актів і потребують різнорівневої інформації.

На картках картотеки можуть бути зафіксовані основні реквізити акта – вид акта, заголовок, дата видання, місце офіційного опублікування, або повний текст акта. Рубрики і картотеки визначаються на базі певного, виробленого заздалегідь словника. Відповідні картки можна шукати або ручним способом, або напівавтоматизованим, або автоматизованими режимами.

Головною перевагою карткового обліку є те, що можна оперативно вносити зміни чи корективи у картки відповідно з останніми змінами, внесеними в акт, розміщений на картках. Картки у картотеці розміщують за алфавітно-предмет-ним, хронологічним, або предметно-галузевим принципом.

Наступна форма обліку законодавства – ведення контрольних текстів чинних нормативних актів, тобто це внесення в текст офіційного видання закону, указу, постанови, чи іншого нормативного акту відміток про зміну доповнення чи скасування таких актів чи їх частин з вказівками на ті акти, на підставі яких зроблені відмітки.

Діяльність певних органів, установ може поєднувати в собі різні форми обліку законодавства, що доповнюють одна одну. Поєднання різних форм обліку сприяє підвищенню ефективності довідково-інформаційної служби у галузі законодавства. [9,74-77].