Відділ інформаційного забезпечення

Відділ комп’ютерного та господарського забезпечення є структурним підрозділом управління фінансового та інформаційного забезпечення департаменту фінансів Тернопільської облдержадміністрації.

Завданнями відділу є:

1. забезпечення організації та виконання робіт, що обумовлюють створення належних умов праці;

2. нагляд за дотриманням збереження майна, проведення профілактичного огляду електричного, сантехнічного та іншого обладнання, його стану та від­повідність нормативним строкам експлуатації;

3. організація і здійснення заходів протипожежної безпеки, раціонального використання енергетичних ресурсів і їх облік.

Робота господарського відділу здійснюється на основі квартальних та мі­сячних планів, затверджених керівництвом управління фінансово-господарсь­кого та інформаційного забезпечення департаменту фінансів ОДА.

Нормативно правовою базою даного підрозділу є такі документи:

Ø Інструкція з діловодства у центральному апараті Міністерства фінансів України;

Ø Положення про організацію контролю за виконанням документів в головному фінансовому управлінні;

Ø Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

Для детального вивчення порядку зберігання ознайомимось з самим процесом підготовки. Він включає в себе наступний ряд процедур [13].

Закінчені у діловодстві справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання, та з особового складу повинні здаватися до архіву для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву за згодою працівника архіву.

Документи групуються у справи після закінчення діловодного року. Спра­ви постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформлен­ню: підшивання в обкладинку з твердого картону, валова нумерація аркушів у справі (починаючи з першого дня поточного року); складання підсумкового напису, складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу.

Прийом (передача) кожної справи проводиться працівником архіву в присутності посадової особи, відповідальної за діловодство, лише після здій­снення експертизи їх науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого терміну зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться примітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису працівник архіву розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві. У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ, праців­ники структурних підрозділів зобов’язані їх усунути.

Також цей відділ здійснює контроль за виконання документів в департаменті фінансів ОДА, що визначено спеціальним Положенням.

За даним документом контролю виконання підлягають такі документи:

v зареєстровані документи, в яких встановлено завдання або містять питан­ня, що потребують вирішення;

v нормативно-правові акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів України, голів обласної державної адміністрації та обласної ради, що передбачають виконання завдань, проведення роботи;

v доручення голови обласної державної адміністрації та його заступників, Міністерства фінансів України;

v звернення голови та заступників голови обласної ради;

v звернення і запити народних депутатів України, обласних, міських та ра­йонних рад;

v пропозиції, звернення та заяви громадян;

v інші документи, які за визначенням начальника чи заступників директора департаменту фінансів є важливими і підлягають контролю виконання.