Глава 3. Технология и организация обеспечения процесса управления

Технология менеджмента

Сегодня мы практически поставлены перед фактом, что все хозяйственные проблемы необходимо решать по-новому и вырабатывать новые формы организации любого вида деятельности.

Хозяйственная самостоятельность производственных звеньев, усиление экономических методов руководства, переход все в большей мере к управлению по горизонтали (поставщики - производство - потребители), а также тяжелое экономическое положение в стране – требуют от руководителя четких и безошибочных действий, адекватных постоянно меняющимся условиям и ситуациям.

Рассмотрение предприятия с позиций системной взаимосвязи всех факторов производства позволяет поддерживать устойчивый режим функционирования системы путем постоянных управленческих воздействий, которые проявляются на основе принятия и реализации решений ЛПР.

Под решением понимается выбор способа действия для достижения целей управления. Решение – это творческий процесс в системе управления и, кроме содержательной стороны (проблема, цель, направленность), он имеет организационно-технологический характер, позволяет видоизменить производство или его отдельные стороны в нужном руководителю направлении.

 

Рис.4.7. Технология управления

Технология управления – это непрерывный творческий процесс поддержки устойчивого режима функционирования системы путем принятия и реализации хозяйственных решений. К этому процессу сводится вся деятельность менеджера организации как субъекта управления своей системы.

Технологический процесс управления состоит из ряда последовательных действий - этапов, кульминацией которых является принятие решения (рис.4.7).

Необходимость в решении возникает при наличии проблемы или ситуации, которая проявляется как следствие различия между реальностью и необходимым (желательным) состоянием системы.

Характерными признаками решения являются:

· возможность выбора единственного действия из множества альтернатив (если нет альтернатив, то нет и выбора, а значит и нет решения);

· наличие цели – бесцельный выбор не считается решением;

· необходимость волевого акта ЛПР при выборе решения, так как руководитель формирует его через борьбу мнений и мотивов, и он ответственен за принятие единственного решения.

Управленческое решение должно отвечать принципам управления (см. 1.2.) и ряду дополнительных требований:

· быть своевременным, то есть соответствовать этапу развития проблемы (не запаздывая и не опережая события);

· решение должно быть полномочным, то есть приниматься руководителем в пределах его прав;

· должно быть конкретным, ясным и непротиворечивым, документально оформленным (приказ, распоряжение и т.п.);

· должно быть конструктивным, то есть учитывать и ситуацию, и интересы системы в целом;

· быть адресным, то есть нацеленным на конкретных исполнителей с указанием сроков и ресурсов;

· быть реализованным, ибо любое, даже самое великолепное решение ничего ровным счетом не стоит, если оно не выполнено.

Технологический процесс принятия и реализации решения (технология управления) состоит из ряда последовательных этапов (см. рис.4.7.), число которых может быть различно. Все зависит от степени их детализации и совмещенности.

В приведенных источниках изложены не только этапы и содержание всего рассматриваемого процесса, но и теория принятия решений, с которой мы уже знакомы из общего курса менеджмента. Здесь лишь уместно отметить, что циклы управления, повторяясь, как бы поднимаются вверх по спирали, продвигая систему к поставленной цели. Информация о достижении данной цели служит основой для разработки новых решений, новых целей и так до бесконечности (пока существует система).

Следует заметить, что система управления "перерабатывает" не одно решение. Их множество. Они различны по сложности, продолжительности выработки и реализации. Решения могут вестись параллельно и пересекаться между собой, носить даже конкурирующий характер, что, конечно, сильно усложняет вопросы управления. Тут то и должны проявляться способности и искусство операционного менеджера. От того, какое решение, когда и как примет менеджер, руководитель зачастую зависит успех деятельности или сама судьба фирмы.

Поэтому менеджер в своей работе должен умело сочетать личные возможности с возможностями коллег, способностями всего коллектива к совместной работе. Менеджер также должен опираться на имеющиеся на предприятии технические средства, от качества которых зависит как прямая, так и обратная связь с объектами управления.

Техника управления

Совокупность различных технических средств, предназначенных для оснащения умственного труда по управлению производством, составляет технику управления.

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называют оргтехникой, роль которой исключительно велика, особенно в получении, хранении, переработке и передачи информации. Оргтехника подразделяется на:

· средства составления текстовых документов;

· средства копирования и размножения документов;

· средства обработки документов;

· средства хранения, поиска и транспортировки документов;

· средства административно-производственной связи и сигнализации;

· специальная офисная мебель и оборудование для служебных помещений.

В последнее время ранее разработанные составляющие оргтехники на крупных предприятиях объединяются в специальные комплексы технических средств (КТС), которые представляют собой совокупность взаимосвязанных единым управлением технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления должен определяться не снижением эксплуатационных расходов, а улучшением экономических показателей работы службы в целом.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления является выбор технических средств с учетом затрат на их приобретение и использование для выполнения конкретного вида работ (однофункциональные и многофункциональные технические средства).

Применение экономико-математических методов, массовая компьютеризация создают новые возможности для решения комплекса задач в системе управления. Создаются новые системы автоматизированной обработки информации (САОИ) как базового элемента организационно-управленческой структуры системы управления в условиях как централизованной, так и децентрализованной обработки данных.

Применение САОИ открывает возможность использования для обработки данных режима диалога, что позволяет вести работу в реальном масштабе времени с контролем хода вычислений. В результате пользователь может устранять возможные ошибки и своевременно принимать управленческие решения.

 

Коммуникации в менеджменте

Принципиальная схема управления (см.рис.4.1) содержит, как видно из рисунка, прямые и обратные связи, с помощью которых происходит обмен информацией между субъектом и объектом управления.

Почти все, что делает руководство фирмы по достижению поставленных целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе.

Люди общаются как внутри своей фирмы, так и с внешним миром. Коммуникации можно определить как способы, при помощи которых люди вступают в контакты друг с другом.

Проблема коммуникаций - одна из самых важных в современном менеджменте.

Опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациям.

Эффективно работающие руководители - это те, которые четко представляют себе суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Все многообразие коммуникационных связей можно свести к следующим:

· коммуникации между организацией и ее средой;

· коммуникации между уровнями и подразделениями (нисходящие и восходящие);

· коммуникации между различными отделами (структурными подразделениями);

· коммуникации между руководителем и коллективом;

· коммуникации между членами коллектива (формальные и неформальные) или межличностные коммуникации.

С помощью коммуникаций можно осуществлять:

· передавать и получать информацию;

· объяснять и давать инструкции, распоряжения, указания;

· побуждать кого-либо к действию;

· выражать свое отношение к чему-либо.

В связи с этим весьма важным является точность и неискаженность сведений, получаемых адресатом, скорость передачи и обмена сообщениями, возможность контроля за качеством коммуникаций. Иначе говоря, коммуникации должны соответствовать ряду требований. Вот некоторые из них.

· Время. То есть, как быстро доходит сообщение от руководителя к непосредственному исполнителю? С какой скоростью действует обратная связь? Не "застревает" ли информация на промежуточных уровнях управления? Бывает ли так, что подчиненным приходится по многу часов или даже дней ждать, когда их примет и выслушает начальник?

· Надежность. Насколько велика вероятность того, что ошибка или нарушение останутся незамеченными довольно долго? Может ли так случиться, что из-за ошибки одного человека придется переделывать работу всей группы? Вся ли информация доходит по назначению?

· Отношение членов коллектива к принятой в нем коммуникационной системе. Удовлетворены ли ею люди? Может быть, их раздражает, что к "начальнику невозможно пробиться", или они утомлены бесконечными рассмотрениями и согласованиями простых решений? Или им кажется, что руководство слишком жестко контролирует их, и они видят в этом недоверие со стороны начальства.

 

 

Рис.4.8. Возможные способы коммуникаций

Все эти вопросы чрезвычайно важны для нормального и эффективного функционирования предприятия, его управления и жизни коллектива.

Рассмотрим, в этой связи, некоторые возможные схемы коммуникаций на примере небольшого коллектива из пяти человек (рис.4.8).

Начальник передает подчиненным устные и письменные распоряжения, дает необходимые пояснения и инструкции. Подчиненные передают "наверх" информацию о состоянии дел, проблемах, решениях, с которыми они сталкиваются.

При первом способе коммуникаций (см.рис.8а) распоряжения и обратная связь осуществляется "по вертикали". Руководитель передает сообщения своему заместителю и теряет их из виду, то же самое можно сказать и о следующих уровнях. Если заместитель неправильно понял сообщение начальника и передал искаженное сообщение "вниз", можно с уверенностью сказать, что дело будет сделано неправильно. Но определить это сможет только сам руководитель в результате обратной связи по всей цепочке.

Второй способ (см.рис.8б) мало чем отличается от первого. Каждый подчиненный "видит" только своего непосредственного начальника. Однако, цепочка подчинения короче, и ошибка может быть быстро обнаружена и устранена.

При третьем способе (вариант в) все исполнители "видят" друг друга, коммуникации более развиты, однако левая и правая части почти не связаны между собой.

Четвертый способ коммуникаций (см. рис.8г) – пример централизованной жесткой организационной структуры. Все идет через начальника, остальные члены коллектива практически изолированы друг от друга. Сообщения передаются очень быстро и четко контролируются.

Пятый случай (вариант д) – пример противоположный. Здесь все члены группы тесно связаны между собой, находятся в равных демократических условиях. Решения принимаются коллегиально, но довольно медленно, поскольку все его члены должны высказать свое мнение и договориться между собой.

Система коммуникаций, сложившаяся на предприятии, теснейшим образом связана с его производственной структурой и функциями управления. Чем теснее и непротиворечивее эти связи, тем лучше и благоприятнее атмосфера, климат в коллективе, тем выше эффективность работы фирмы.