Основные признаки эффективного информирования

Вы можете быть уверены, что эффективно довели основные положения своего видения до сотрудников компании, когда заметите следующие признаки:

Ø Менеджеры легко могут пересказать видение своими словами.

Ø Управляющие могут объяснить, что преобразования означают для их подразделения или коллектива.

Ø Видение, цели и стратегии обсуждаются на регулярных совещаниях руководителей, а также на формальных и неформальных собраниях.

Ø Видение отражается в повседневных докладных записках, презентациях и в том, что компания сообщает служащим, клиентам и акционерам.

Ø Руководителям, членам команд реформаторов и другим участникам преобразований задают больше вопросов о программе организационных изменений.

Ø Сотрудники компании нередко используют в своей речи выражения из заявления о видении.

В частности, на совещаниях руководителей вы увидите следующее:

Ø Управляющие, обоснуя повседневные решения и действия, постоянно ссылаются на видение.

Ø Действия руководителей согласуются с видением.

Ø Управляющие обсуждают различные аспекты значения видения для их планов.

То, что сотрудники компании все больше поддерживают идею преобразований, выражается так:

Ø Служащие действуют активнее, энергичнее и ориентированы на решение проблем, поскольку у них есть четкое руководство и цели.

Ø Больше людей проявляют инициативу и сами предлагают помощь и поддержку.

Ø Принимаются решения, которые означают отказ от прошлых подходов и методов работы и согласуются с новым видением.

Ø Сотрудники выражают недовольство нынешними условиями работы.

Не менее важный показатель того, что ваша информационная работа дает эффект, – заметное усиление сопротивления преобразованиям. Оно может проявляться таким образом:

Ø С видением или теми, кто его пропагандирует, спорят либо критикуют их.

Ø Разные подразделения компании высказывают членам команд реформаторов и руководителям сомнения по поводу обоснованности видения или реалистичности избранной стратегии.

Ø Появляются жалобы на то, что видение предполагает слишком радикальный отказ от привычных методов работы.

Диагностика информирования

Информирование о видении – ключ к обеспечению поддержки нового видения всей компанией. Кроме того, оно эффективно подготавливает почву для проведения преобразований. Предлагаемый ниже инструмент диагностики Поможет вам оценить эффективность вашей информационной работы; он должен неоднократно использоваться в течение всего периода реализации программы преобразований.

Для успешного использования вопросника необходимо:

Ø распространить форму (инструмент оценки 4.5) среди людей, мнение которых вы хотите узнать;

Ø попросить опрашиваемых отвечать на вопросы исходя из собственного опыта и знания компании;

Ø как видно из прилагаемых к вопроснику указаний, респонденты должны проставить против каждого вопроса балл от 1 до 6, при этом 1 означает «совершенно не согласен», а 6 – «полностью согласен»;

Ø собрав заполненные формы, суммируйте эти баллы. Чем ниже результаты, тем острее проблема, которую вам необходимо решить.

Предложения по улучшению

Низкие баллы, полученные в результате заполнения этого вопросника, могут объясняться несколькими факторами. Возможно, вы предоставляете вполне адекватную информацию, но она теряется среди бесчисленных докладных записок или информационных листков. Быть может, вы используете правильный канал коммуникации, но ваше послание слишком сложно и многословно, чтобы привлечь чье-либо внимание. Возможно, действия ваших менеджеров и директоров не согласуются с видением и служащие получают противоречивые сигналы. Или же вы недостаточно представляете себе потребности и проблемы заинтересованных сторон и поэтому не понимаете, почему они сопротивляются переменам. Какой бы ни была причина, при любой программе преобразований эффективное информирование – ключ к продвижению вперед и преодолению сопротивления. Каждый из этих факторов может потребовать значительных усилий по осмыслению, планированию и т. д. Ниже приведены некоторые советы, которые помогут вам улучшить свою информационную работу.

Инструмент оценки 4.5

форма для оценки эффективности информирования

Указания

Ø Пожалуйста, прочтите каждое утверждение и укажите, насколько оно справедливо по отношению ко всей вашей компании. Ответы должны отражать ваш собственный опыт и то, что вы сами заметили в своей компании.

Ø Ответьте на вопросы, используя шестибалльную шкалу: 1 означает, что вы абсолютно не согласны с этим утверждением, а 6 – полностью согласны. Для ответа поставьте, пожалуйста, галочку в соответствующей клетке.

Ø Если вы не знаете, что ответить, поставьте галочку в клетке «Не знаю».

Ø Найдите, пожалуйста, время на ознакомление с приведенными в конце вопросами без предлагаемых ответов. Ваши ответы чрезвычайно важны, так как они позволят усовершенствовать программу преобразований.

Ø Отвечайте на вопросы откровенно. Никаких правильных или неправильных ответов не существует, и вам гарантирована полная конфиденциальность.

 

Информирование	Совершенно не согласен (1)			Полностью согласен (6)	Не знаю
1. Думаю, что программа преобразований активно пропагандируется и каждый может получить четкое представление о будущем компании	□	□	□	□	□	□	□
2. Считаю, что нам четко объяснили суть трансформации	□	□	□	□	□	□	□
3- Думаю, что нас часто информируют о ходе преобразований	□	□	□	□	□	□	□
4. Считаю, что меня постоянно информируют о прогрессе, достигнутом в ходе преобразований	□	□	□	□	□	□	□
5. Не считаю, что перегружен данными, поскольку мне предоставляют четкую и объективную информацию	□	□	□	□	□	□	□
6. Получаю информацию разными способами (например, в беседах с глазу на глаз, на различных совещаниях, с помощью докладных записок, информационных листков, по электронной почте и т. д.)	□	□	□	□	□	□	□
7. Вижу, что руководители всегда готовы разъяснить необходимость пре образований и то, почему они отвечают нашим интересам	□	□	□	□	□	□	□
8. Вижу, что менеджеры всегда готовы разъяснить необходимость пре образований и то, почему они отвечают нашим интересам	□	□	□	□	□	□	□
9. Замечаю, что руководители не просто говорят об изменении видения, но показывают личный пример	□	□	□	□	□	□	□
10. Замечаю, что менеджеры не просто говорят об изменении видения, но показывают личный пример	□	□	□	□	□	□	□
11. Думаю, что нам четко объяснили, какое поведение не согласуется с видением компании	□	□	□	□	□	□	□
12. Получаю четкие (а не противоречивые) сигналы относительно программы преобразований	□	□	□	□	□	□	□
13. Вижу, что существуют механизмы обратной связи, позволяющие работникам высказать свое мнение и пожелания по поводу трансформации	□	□	□	□	□	□	□
14. Считаю, что эти механизмы обратной связи действительно используются	□	□	□	□	□	□	□
15. Думаю, что существует постоянный диалог о программе преобразований между всеми уровнями управления	□	□	□	□	□	□	□
Промежуточные суммы Общий результат	□	□	□	□	□	□	□

 

Подсчитайте общий результат

Чтобы получить промежуточные суммы, сложите баллы в столбцах таблицы. Умножьте каждую сумму на цифру внизу соответствующего столбца, затем сложите промежуточные суммы – и получите общий результат.

Что означает общий результат: 15 баллов – серьезные проблемы, 90 баллов – никаких проблем. Любая сумма ниже 60 баллов свидетельствует о необходимости улучшений.

Обратная связь без предлагаемых ответов

1. Какие информационные мероприятия оказались наиболее успешными? Что предопределило их успех?

_______________________________________________________________

2. Какие мероприятия оказались наименее успешными? Что вам не понравилось в этих мероприятиях?

_______________________________________________________________

3. Есть ли такие способы информирования, от которых, по вашему мнению, следует отказаться?

_______________________________________________________________

4. Есть ли такие новые способы информирования, которые, по вашему мнению, следует использовать?

_______________________________________________________________

5. Не прибегая к посторонней помощи, воспроизведите нынешнее заявление о видении вашей компании, как вы его себе представляете.

_______________________________________________________________

6. По каким каналам вы получили информацию об этом видении?

_______________________________________________________________