Сортування блоків даних у запиті

Блоки даних у запиті можуть бути розсортовані алфавітним чи числовим способом у зростаючій (А-Я, 0—9) чи убутній (Я-А, 9—0) послідовності за вмістом окремих полів. Можна одночасно робити сортування за вмістом декількох полів (до десяти):

1. Клацніть мишею в рядку «Сортування» того стовпця (поля), по якому необхідно зробити сортування.

2. Укажіть спосіб сортування.

Запит з параметром (параметричний запит)

Як правило, запити з параметром створюються в тих випадках, коли передбачається виконувати цей запит багаторазово, змінюючи лише умови добору. На відміну від запиту на вибірку, де для кожної умови добору створюється свій запит і всі ці запити зберігаються в БД, параметричний запит дозволяє створити і зберігати один єдиний запит і вводити умову добору (значення параметра) при запуску цього запиту, щоразу одержуючи новий результат. Як параметр може бути будь-який текст, зміст якого визначає значення даних, що будуть виведені в запиті. Значення параметра задається в спеціальному діалоговому вікні. У випадку, коли значення виведених даних повинне бути більше чи менше значення параметра, що вказується у полі «Условие отбора» бланка запиту перед параметром, поміщеним у квадратні дужки ставиться відповідний знак. Можна також створювати запит з декількома параметрами, що зв'язуються один з одним логічними операціями И та ЧИ. У момент запуску запиту на виконання MS Access відобразить на екрані діалогове вікно для кожного з параметрів. Крім визначення параметра в бланку запиту, необхідно вказати за допомогою команди Запрос, Параметры відповідний йому тип даних:

1. Відкрийте в режимі Конструктора вікно запиту і додайте в нього таблицю. Створіть запит, «перетягнувши» необхідні поля в бланк запиту і задавши умову вибору.

Як умову введіть параметр, поміщений в квадратні дужки (наприклад, [Введіть назву] чи >[Вище якого росту?]).

2. Виберіть команду Запрос, Параметры.

3. У вікні Параметры запроса, що з'явилося, введіть без квадратних дужок параметр (для точності введення скористайтеся «швидкими» клавішами копіювання і вставки з буфера обміну) і укажіть відповідний йому тип даних. Натисніть ОК.

4. Натисніть кнопку Запуск панелі інструментів.

5. У вікні, що з'явилося, укажіть значення параметра.

6. Результат запиту буде містити тільки ті записи, що задовольняють заданому значенню параметра.

Поля в запитах, що обчислюються

Запит можна використовувати для виконання розрахунків і підведення підсумків з вихідних таблиць. Для створення полів, що обчислюються, використовуються математичні і строкові оператори. При цьому Access перевіряє синтаксис вираження й автоматично вставляє наступні символи:

• квадратні дужки ([...]), у них полягають імена елементів керування;

• знаки номерів (#), у них полягають розпізнані дати;

• лапки (""), у них полягає текст, що не містить пробілів чи знаків пунктуації.

Поле, вміст якого, є результатом розрахунку по змісту інших полів, називається полем, що обчислюється. Поле, що обчислюється, існує тільки в результуючій таблиці. Загальний формат полю, що обчислюється, виглядає так: Ім'я полю, що обчислюється, Вираження для створення полю, що обчислюється.

Наприклад: Прибуток:[Доход]-[Витрата].

Створення полю, що обчислюється, здійснюється шляхом простого уведення вираження для обчислення в комірку «Поле» порожнього стовпця бланка запиту. Після виконання запиту поле, що обчислюється, засноване на цьому вираженні, виводить на екран результат обчислень, а не саме вираження.

1. У рядок «Поле» порожнього стовпця бланка запиту введіть вираження, що починається зі знака «=» і, що складається з імен полів, записаних у квадратні дужки і якої-небудь арифметичної чи іншої операції.

2. Після виконання запиту в результуючій таблиці з'явиться нове поле з назвою «Виражение 1», використовуваним як ім'я обчислення вираження.

3. У режимі конструктора запиту зміните ім'я «Виражение1» на більш значиме.

Для того, щоб ввести складні обчислення, використовуйте вікно Построитель выражений, що викликається натисканням кнопки Построить панелі інструментів, або відповідною командою контекстного меню. Построитель выражений полегшує створення виражень, дозволяючи вибирати його складові елементи (арифметичні операції, вбудовані функції, назви полів, що є у БД таблиць і запитів і т.п.) за допомогою кнопок і списків.

Інші види запитів розглядаються в методичних вказівках до лабораторної роботи №4.

В Access є майстри запитів, які використовуються для швидкого створення спеціалізованих запитів різного призначення. Серед них - майстри перехресних запитів, пошуку записів, які повторюються, а також пошуку записів, які не мають підпорядкованих. Потрібний тип запиту вибирається в діалоговому вікні Новый запрос.

Створення звіту

Розташовуючи базою даних, можна роздрукувати будь-яку таблицю, чи запит форму. Однак результати друкування не будуть виглядати професійно, тому що ці інструменти не призначені для друкування. За допомогою звіту можна одержати результати у високоякісному варіанті. У Access звіт являє собою форму спеціального типу, призначену для виводу на друк. Але на відміну від форм звіти не призначені для виводу у вікні, а призначені тільки для друку, тобто створюють не екранні, а друковані документи.

При створенні звіту Access завжди оперує тільки з однією єдиною таблицею чи запитом. Якщо необхідно об'єднати інформацію з декількох таблиць і (чи) запитів в одному звіті, то колись варто зібрати бажані дані в новому запиті.

Для створення звіту за допомогою Майстра звітів:

1. У вікні База данных клацніть на вкладці Отчет.

2. У вікні, що відкрилося, клацніть на кнопці Создать. З'явиться вікно Новый отчет.

3. Вкажіть ім'я таблиці чи запиту, на основі яких створюєте звіт, і виберіть режим Мастер отчетов.

4. Виберіть поля, дані з яких будуть поміщені в звіт.

5. Далі визначте, чи потрібно згрупувати дані по якому-небудь з полів і, якщо потрібно, те виберіть варіант групування. Інтервал групування може бути змінений після натискання кнопки Группировка.

6. Далі задайте порядок сортування записів звіту. У разі потреби включення в звіт підсумкових полів, натисніть кнопку Итоги й установіть необхідні прапорці, що визначають тип підсумкових обчислень для запропонованих полів. Натисніть кнопку ОК.

7. На наступних двох кроках створення звіту за допомогою майстра необхідно визначити вид макета звіту і стиль його оформлення.

Майстер звітів дозволяє підготувати наступні типи звітів:

• звіт, що містить інформацію, розташовану в один стовпець чи у вигляді таблиці;

• звіт з угрупованням і обчисленням підсумкових величин;

• поштові наклейки.

Для створення звіту самостійно без допомоги Майстра звітів:

1. У вікні База даних клацніть на вкладці Отчет.

2. У вікні, що відкрилося, клацніть на кнопці Создать. З'явиться вікно Новый отчет.

3. Вкажіть ім'я таблиці, на якій буде базуватися звіт і виберіть режим Конструктор.

MS Access відкриває вікно звіту в режимі Конструктора. Вікно Конструктора розділене на кілька областей у відповідності зі стандартною структурою звіту. У ці області при необхідності можна ввести керуючі й інші елементи, рівні угруповання.

Заголовок звіту — друкується тільки на початку звіту, використовується на титульній сторінці.

Верхній колонтитул — друкується вгорі кожної сторінки.

Заголовок групи — друкується перед обробкою першого запису групи.

Область даних — друкується кожен запис таблиці чи динамічного набору даних запиту.

Примітка групи — друкується після обробки останнього запису групи.

Нижній колонтитул — друкується внизу кожної сторінки.

Примітка звіту — друкується наприкінці звіту після обробки всіх записів.

Проектування звіту складається в створенні структури його розділів і в розміщенні елементів керування усередині цих розділів, а також у завданні зв'язків між цими елементами і полями таблиць чи запитів бази даних.

Звіти призначені для виводу інформації на принтер, тому для розрахунку розташування даних на друкованій сторінці програма Access повинна «знати» усе необхідне про особливості принтера. Ці дані Access одержує від операційної системи. Відповідно, принтер у системі повинен бути встановлений.

При відсутності принтера звіти також можна створювати. Досить виконати програмну установку за допомогою команди операційної системи Пуск, Настройка, Принтери, Установка принтера, після чого установити драйвер будь-якого принтера, доступного операційній системі.