Використання фільтрів для пошуку інформації

Фільтр — це набір умов для вибирання множини записів або для сортування записів.

Існують такі типи фільтрів: фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр, розширений фільтр.Фільтр по виділеному фрагменту дозволяє відібрати записи з використанням значень, які вибираються у таблиці, запиті або у полі форми в режимі таблиці.

Порядок створення фільтру:

Відкрити таблицю, запит або форму. Виділити значення, яке повинні містити записи. Вибрати меню Записи/Фильтр/Фильтр по вьіделенному або натиснути на відповідну кнопку

Звичайний фільтр дозволяє відібрати записи шляхом уведення критеріїв у порожню таблицю, запит або форму. Наприклад, необхідно з таблиці Табель відібрати записи, в яких поле МІСЯЦЬ=2 та КІЛЬКІСТЬ ВІДПРАЦЬОВАНИХ ДНІВ > =20.

Розширений фільтр дозволяє створювати складні критерії відбирання записів.

Відкрити таблицю, запит або форму. Вибрати меню Записи/Фильтр/Расширенньїй фильтр. У результаті відкриється вікно, схоже на вікно конструктора запитів. Додати поле або поля, для яких будуть задані умови для відбирання записів. Задати порядок сортування. Задати шукане значення або ввести вираз у рядок отбора для кожного поля. Вираз можна ввести безпосередньо у комірку, або з використання будівника виразів.Вибрати меню Записи/ІІрименение фильтра або натиснути на відповідну кнопку панелі інструментів.

Підсумкові запити

Запити дозволяють робити підсумкові обчислення. Для цих цілей у Access 97 передбачені статистичні функції SQL. Статистичну функцію задають у рядку Групповая операция бланка запитів, що з'являється при виконанні команди Вид,Групповые операции.

Виклик вікна Групповые операции

Вікно вибору групових операцій

Для виконання підсумкового запиту:

1. Знаходячись у режимі Конструктора запиту, виберіть команду Вид, Групповая операция чи натисніть кнопку <Групповая операция> панелі інструментів. У результаті чого в бланку запиту з'явиться рядок «Групповая операция».

2. Для відповідного поля виберіть потрібну функцію зі списку «Группировка». Ок

3. Перехресний запит

4. Перехресний запит застосовується в тому випадку, якщо необхідно об'єднати дані у форматі рядків-стовпців.

5. У режимі Конструктора сформуйте запит, додавши таблицю, що повинна лежати в його основі.

6. Виберіть команду Запрос, Перекрестный. Рядок запиту «Вывод на экран» у бланку запиту зміниться на новий рядок «Перекрестная таблица» і перед нею з'явиться рядок «Групповая операция».

7. У рядку «Поле» укажіть поле, значення якого в новій таблиці повинно з'явитися у виді рядків; поле, значення якого в новій таблиці повинно з'явитися у виді стовпців, і поле, уміст якого в перехресній таблиці необхідно індицирувати як значення. Полів, що будуть використані як заголовки, може бути кілька.

8. Клацніть мишею в рядку «Перекрестная таблица» і виберіть відповідні значенням даних полів опції зі списку, що розвертається.

9. Для поля, уміст якого індицирується як значення, у рядку «Групповая операция» введіть необхідну функцію, наприклад, автосумування (Sum), визначення середнього значення (Avg) чи кількості (Count).

Контрольні питання

1. Яким чином відбувається використання фільтрів для пошуку інформації.

2. Які існують типи фільтрів.

3. Порядок створення фільтру.

4. Що треба зробити для відміни дії фільтру.

5. Яким чином створюють Звичайний фільтр.

6. Порядок створення звичайного фільтру.

7. Порядок створення розширеного фільтру.

8. Порядок створення підсумкового запиту.

9. Порядок створення перехресного запиту.

Література

1. Клименко О.Ф. Головко Н.Р., Шарапов О.д. Інформатика та комп’ютерна техніка: Навч. методич. посібник - / за заг. ред. О.Д. Шарапова. – К.: КНЕУ, 2002. – 534 с.

2. Евдокимов В. В. и др. Экономическая информатика. Учебник для ВУЗов. – СПб.: Питер, 1997.

3. Методичні вказівки до проведення лабораторних робіт Обробка даних за допомогою системи управління базами даних ACCESS” з дисциплін для студентів усіх спеціальностей. Заняття №2 – “Формування запитів на вибірку. Створення звітів із групуванням даних” / М. О. Дурман, С. В. Вишемирська, О. Є. Огнєва. – Херсон, ХДТУ, 2004.

4. Методичні вказівки для проведення лабораторних робіт «Обробка даних за допомогою системи керування базами даних ACCESS” з дисципліни для студентів усіх спеціальностей. Заняття №4 – «Формування складних запитів» / М. О. Дурман, С. В. Вишемирська, О. Є. Огнєва.-Херсон, ХДТУ, 2004.