Тема 4. Комунікаційне забезпечення

Тема 4. Комунікаційне забезпечення

системи менеджменту підприємства

 

1. Суть комунікацій та елементи комунікаційного процесу.

Перешкоди в комунікаціях.

Архітектура системи автоматизованої обробки інформації.

Технічне та програмне забезпечення.

Перешкоди в комунікаціях

 

З огляду на важливість і поширення комунікацій в організаціях менеджерам потрібно знати, як керувати комунікативним процесом, як максимізувати потенційні вигоди від комунікацій та мінімізувати потенційні проблеми. Спочатку проаналізуємо чинники, які можуть перервати ефективні комунікації, а потім визначимо шляхи їхнього подолання.

Комунікативний процес перервати або ж стати бар'єрами ефективних комунікацій можуть кілька чинників. (табл. 1). Їх розділяють на два класи: індивідуальні бар'єри та організаційні бар'єри.

Таблиця 1

Подолання комунікативних бар'єрів

Комунікації дуже важливі, тому менеджери розробили низ­ку методів для подолання бар'єрів ефективних комунікацій. Деякі з цих методів охоплюють індивідуальні навики, а інші ґрунтуються на організаційних уміннях.

Індивідуальні навики Організаційні навики

Розвивати вміння слухати; Домагатися мети;

Заохочувати двонапрямлені комунікації; Регулювати інформаційні потоки;

Розуміти мову та значення слів; Розуміти цінність засобів комунікацій.

Поважати позицію одержувача;

Поважати позицію відправника;

 

Чинники середовища також можуть перервати ефективні комунікації. Як зазначено вище, вплинути на комунікації можуть різні перешкоди, наприклад, перевантаження. У цьому випадку одержувач накопичує більше інформації, ніж може опрацювати і керуватися нею. Зокрема, коли менеджер дає підлеглому багато доручень, і водночас сім'я або друзі доручають йому інші справи, то може виникнути перевантаження й ефективність комунікацій зменшиться.

 

3. Архітектура системи автоматизованої обробки інформації

Найбільше застосовуються комп’ютери в системі обробки даних (СОД). СОД – це система, що накопичує дані, обробляє їх і передає добуту таким шляхом інформацію.

Накопичення даних. Дані – це прості факти.

Обробка даних. Після накопичення даних починається їх обробка. Обробка пов'язана із сортуванням даних, їх підсумову­ванням тощо. Ці операції перетворюють "сирі" дані на використану інформацію.

Передача інформації. Третім кроком в СОД є передача інформації людям, яким вона потрібна. Інформація може передаватися у вигляді звіту чи зберігатись у комп'ютерних файлах, і її завжди можна отримати з екрана. Типова система обробки даних повинна накопичувати дані, оброб­ляти їх і видавати корисну інформацію. Наведена схема (рис. 3) показує систему обробки даних корпорації МТD. У цій системі дані про виро­біток кожного робітника, використання матеріалів, брак накопичу­ються протягом збірки. Постійні дані зберігаються і накопичуються в комп'ютері. Дані обох джерел інформації обробляються комп'ютером і видаються у формі звітів. Система обробляє також щотижневі дані про зарплату та інші форми звітів.

Поточні дані	Виробництво
Використання матеріалів
Брак

 

 

 

Базові дані	Основні платежі
Премія
Основний період для оборотних коштів

 

 

 

Рис. 3. Типова система обробки даних

Зауважимо, що описана вище схема може бути підготовлена не тільки комп'ютером. Цю роботу може виконати і клерк за допомогою олівця і аркуша паперу, але якщо це для клерка рутинна робота, то для комп'ютера – ідеальна.

Технічне та програмне забезпечення

 

Технічне забезпечення

Технічне забезпечення – це комп'ютерна система, яка здійснює функції введення, виведення, обробки і зберігання інформації.

Пристосування для введення даних. Це пристосування, через яке дані вводяться у комп'ютер. Клавіатура – найбільш поширене пристосування введення. Якийсь час були поширені пристосування під перфокарти й перфострічки. З часом вони були замінені присто­суваннями, які обліковують інформацію, що зберігається на магнітних стрічках і дисках. Оптичні сканери, що можуть лічити інформацію, надруковану на звичайному папері, тепер дедалі більше використо­вуються для введення даних у комп'ютер.

Пристосування для виведення даних – це пристосування, через яке комп'ютер видає інформацію для користувачів. Дисплей (відеотермінал), який має вигляд телеекрана – один з поширених пристосувань виведення. Принтери використовують для того, щоб роздрукувати окремі записи виведення. Вони дуже різні і включають в себе машини, які працюють дуже по-різному – від простого друку­вання до використання фарб і лазерних променів. Інформація в гра­фічній формі може бути виведена на екран чи намальована механічним пристосуванням, яке називається "плоттер". Синтезатори мови, що дають змогу комп'ютеру "розмовляти" з користувачем – це дуже сучасні пристосування виведення, які вже використовуються в машинах для навчання і службах телеінформації.

Для перетворення введених даних на корисну інформацію комп'ютер повинен бути здатний обробляти їх. Ця частина роботи комп'ютера здійснюється у блоці центрального процесора (БЦП). БЦП контролює потік інформацій і виконує арифметичні, сортувальні, порівняльні та інші дії. Нарешті, кожна комп'ютерна система має потребу в одному чи більше пристосуваннях зберігання інформації. БЦП сама має об'єм для первинного зберігання інформації. Це збері­гання інструкцій і даних, які постійно використовуються. Більшість комп'ютерних систем також включають пристосування для повтор­ного зберігання, в яких розміщується інформація, що використо­вується непостійно. Магнітні диски й стрічки, про які йшлося вище – найбільш поширені засоби зберігання вторинної інформації. Перфокарти й перфострічки по суті вже не використовуються. Інші засоби зберігання, наприклад, лазерні диски, можливо, стануть ширше застосовуватись у майбутньому.

Магнітні засоби призначені для зберігання вторинної інформації. Гнучкі магнітні диски часто називають флоппі-дисками і використо­вують у міні-комп'ютерах. У більш потужних комп'ютерах застосову­ються жорсткі диски чи магнітні стрічки для зберігання великої кількості інформації.

Принтер можна підключати до комп'ютера для одержання пись­мового виходу інформації. Окремі принтери можуть малювати кар­тинки. Плоттер, який виробляє корпорація Тапгіу, використовує кольорові олівці для малювання яскравих графіків відповідно до наказів, які дає оператор комп'ютера.

Сімейства комп'ютерів

Комп'ютери можуть бути різні за розміром та ціною. Для кла­сифікації комп'ютерів за розмірами користуються такими термінами.

Мікрокомп'ютери – найменші, від "домашніх комп'ютерів" до "персональних комп'ютерів", які можуть виконувати багато корисної роботи для маленьких фірм.

Мінікомп'ютери – більші за розміром. Це більш сильні персо­нальні комп'ютери та сучасні бізнес-комп'ютери. Деякі з них є таки­ми потужними, якими були найбільші машини 10 років тому.

Великі базові комп'ютери – дуже потужні машини. Оскільки вони дуже дорогі, то їх варто використовувати позмінно і протягом 24 годин на добу.

Суперкомп'ютери – цей термін зарезервований за найбільш потужними комп'ютерами. Вони використовуються в національній обороні і дослідженнях.

Так

 

Так

 

 

Програма, написана спеціалістами, зберігається у пам'яті комп'ютера. Для її запису оператор, який не обов'язково має бути програмістом, просто друкує слова "ВКЛЮЧЕННЯ" за допомогою клавіатури, яка підключена до терміналу (крок 1). Інша робота виконується автоматично, відповідно до інструкцій у програмі.

Програма починається із пакету інструкцій, який наказує комп'ютеру видати список цін компанії (крок 2), а потім — перший споживчий файл (крок 3). Щодня протягом місяця оператор вводить дані про усі щоденні перевезення в комп'ютер, де вони будуть посор­товані і збережені під ім'ям споживача. Кожний споживач таким чином має окремий файл у пам'яті комп'ютера. Починаючи з першого дня після останньої дати списку (крок 4), комп'ютер помножує кіль­кість товарів, зазначених споживачем у цей день, на їх ціни (крок 5). Суму за день плюсують до загальної суми, яка починається з нуля, і збільшується протягом місяця. Програма потім наказує комп'ютеру порівняти дату роботи з кількістю днів за місяць (крок 6). Якщо це не кінець місяця, то програма переходить до наступного дня (крок 7) і повторює крок 5. Якщо це кінець місяця, то програма питає про наступне порівняння (крок 8): місячна сума більше 0? Якщо так, то необхідно надрукувати потрібну накладну за місяць, з іменами й адресами (крок 9). Потім програма переходить до наступної (крок 10) – до наступного споживача. І остання дія цієї програми, якщо це потрібно, необхідно ввести дані про наступного споживача.

Тема 4. Комунікаційне забезпечення

системи менеджменту підприємства

 

1. Суть комунікацій та елементи комунікаційного процесу.

Перешкоди в комунікаціях.