Основні відомості про найпоширеніші у професійному спілкуванні листи

Ø Лист-повідомлення. Не потребує відповіді, звичайний, індивідуальний. Надсилається тоді, коли треба сповістити про зміну адреси, назви установи (фірми, організації), про відкриття філії, початок виробництва тощо. Мета: довести до відома певну інформацію. Адресат: здебільшого конкретні організації, установи, філії.

Ø Гарантійний лист. Не потребує відповіді. Надсилається, якщо потрібно гарантувати правильність виконаної роботи, надану житлову площу, якісне виконання роботи. Мета: підтвердити певні взяті зобов’язання, укладені умови.

Ø Лист-підтвердження. Не потребує відповіді. Підтверджує одержання листів, переказів, цінних паперів.

Ø Супровідний лист. Не потребує відповіді. Складається у випадках, якщо є потреба додати документ до основного. Супроводжує накладну, рахунок-фактуру, каталог, проспект, прейскурант, креслення, буклети, зразки нових товарів. Функція — інформаційно супроводити документ. Містить назви, перелік надісланих документів. Обсяг — 1 сторінка.

Ø Лист-вітання. Не потребує відповіді. Особливість: припустимий урочистий, піднесений стиль, вживання поетичних зворотів, гумористичних натяків. Надсилається з нагоди свята, дня народження, ювілею, одруження, обрання на почесну посаду, успішного завершення справи тощо.

Ø Лист-нагадування. Не потребує відповіді, терміновий. Надсилається, якщо йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних заходів, зобов’язань, проведення заходів. Стиль — доброзичливий; ненав’язливий. Не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки чи несплати, наприклад, може бути скрутна фінансова ситуація, у якій опинився Ваш партнер. Зміст залежить від того, чи вперше, вдруге, втретє Ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов’язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо ваш клієнт не реагує на Ваші нагадування, Ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт.

Ø Лист-запрошення. Не потребує відповіді. Слід обов’язково вказати хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запросив. Найважливішу інформацію можна виокремити, скориставшись іншим шрифтом, великими літерами чи підкресленням. Пропозицію взяти учать у суто ділових заходах пишуть, здебільшого, на фірмових бланках, а з нагоди культурно-мистецьких заходів та різноманітних урочистостей виготовляють художньо оформлені, оздоблені бланки. Крім чіткого, недвозначного змісту викладу дуже важливим є дотримання таких вимог: зі смаком оформлені та якісні бланки, адже вигляд представницької продукції є найпершим свідченням недійсності вашої установи. Важливо пам’ятати, що конверт за своїм дизайном повинен відповідати бланку. При оформленні листа, текст потрібно симетрично розмістити на аркуші.

Ø Лист-претензія. Потребує відповіді. Повідомляється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо. Дає право висловити претензію і вимагати ліквідації порушень: заміни неякісного товару, відшкодування завданих збитків, сплати штрафу і дотримання в майбутньому умов договору. До листа-претензії може бути доданий акт проведення експертизи. Першим перед цим повідомленням надсилають лист-нагадування.

Ø Лист-прохання. Потребує відповіді. Основна засада — переконливість. Текст оформляється у ввічливій, тактовній формі звернення з певним проханням до партнерів, клієнтів, інвесторів.

Ø Лист-відповідь на прохання. Не потребує відповіді. Мета написання: вирішити, чи задовольнити прохання, чи відмовити. Якщо відмовляєте, робіть це аргументовано, коректно, доброзичливо. Поставленої мети автор може досягти такими мовностилістичними засобами: на початку речення вжити слова, які відчутно пом’якшать тон відмови (вставні слова, словосполучення, речення).

Ø Лист-запит. Потребує відповіді. Вихідний напрям. Різновид комерційного листа. Мета: отримати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Складається після ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках. Обов’язково слід зазначити підставу для запиту; назву товару (його марку, якість, модель тощо), умови, термін постачання; умови оплати.

Ø Лист-відповідь на запит. Не потребує відповіді. Зовнішній за місцем виникнення. Зміст — повідомлення, що отриманий запит вивчається, про надсилання каталогів, прейскурантів, пропозиція змінити умови, вказані у запиті, відмовити у постачанні товарів чи в іншому проханні. Якщо Ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару — у відповідь надсилайте оферту (письмову пропозицію про постачання товару, яку робить продавець покупцеві). Мета оферти — укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції.

Лист-прохання

Товариство

з обмеженою відповідальністю фірма «Віксер»

№14/5 від 17 серпня 2012 року

 

Управляючому Харківським

відділенням

Приват-Банку м. Києва

Корнієнко М. М.

 

Просимо Вас надати довгостроковий цільовий кредит у сумі 20 000 (двадцять тисяч) гривень на придбання обладнання для організації курсової підготовки гувер­нерів та економок.

Комплект потрібних документів додається:

—копія ліцензії;

—договір на купівлю обладнання;

—техніко-економічне обгрунтування повернення
кредиту.

Директор А. А. Редько

Печатка

Директору ЗАТ "Омега" Скибицькому О.М. 01106, Київ Саксаганського, 15   Ват "Альфа" 02156, Київ вул. Кіото, 19   р/р 00525IS у Деснянському Промінвестбанку тел.[phone] факс[phone].01 № 1-5/21 На №4-16-18 від 02.08.01

 

Про поновлення постачання продукції X

 

Шановний Олександре Миколайовичу!

Повідомляємо Вам, що оплата партії продукції X була збільшена нашою фірмою у день прибуття вантажу.

Для підтвердження оплати направляємо Вам копію платіжного доручення від 28.07.01 №141.

Ми розраховуємо на продовження нашого співробітництва з закупівлі продукції X на постійній основі.

 

Додаток: на 1 арк.

З повагою

Директор підпис СІ. Бай

 

Складено у двох екз. Екз. № 1 — у адресата. Екз. № 2 — у справі 1-5 вик. Іванова І.В.

Рекомендована література:

1. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування.- К.: „Каравела”, 2005.- С. 270-274

2. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення.-.К.: Літера, 2001 – С.104-201, 293, 310, 323

3.Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова.- К.: ЛТД, 2002.- С. 94-115

4. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О. Складання ділових паперів. Практикум.-К,: „Либідь”, 2002.- С. 50-118

Інструкційна картка до проведення

Практичного заняття № 9

1.Тема заняття: Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти. Виробничі протоколи. Витяг з протоколу.

 

2.Мета проведення заняття: ознайомити студентів із видами довідково-інформаційних документів, навчити складати доповідну і пояснювальні записки, протокол, витяг з протоколу, текстовий звіт; виховувати культуру ділового писемного спілкування.

2.1. Після виконання роботи студент повинен

знати нормативи оформлення довідково-інформаційної документації, склад реквізитів;

вмітиоформляти довідково-інформаційні документи, правильно писати виробничі протоколи та витяги з протоколів.

 

Службові записки

Доповідна записка — це документ на ім'я керівної посадо­вої особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, служ­бового доручення, узятих на себе зобов'язань; може містити вис­новки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням на внутрішні, що адресуються керівникові
організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.
Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам.

Зразок особистої пояснювальної записки:

Деканові

хімічного факультету Львівського національного університету Імені Івана Франка

проф. Терлецькому П.М.

Пояснювальна записка

Я, Михальченко Сергій Володимирович, студент групи ХМХ-32, не прийшов 18 лютого 2005 року на заняття з неорганічної хімії у зв 'язку з хворобою.

Довідку № 27 від 15.02.05 з поліклініки додаю.

21.02.05 (Підпис)

Макіївський коксохімічний Заступникові директора

комбінат з адміністративно- виробничих питань

п. Ревенку А. Р.

Доповідна записка

Відповідно до розпорядження Кабміну України підготов­лені звітні матеріали за II півріччя та за весь 2007 р.

Для якісного виконання та пришвидшення обробки значно­го обсягу інформаційного матеріалу, а також у зв'язку з пла­новим переобладнанням ОЦ комбінату, виникла нагальна по­треба залучити інші ОЦ. За попередньою домовленістю з керівництвом Донецького ОЦ вони спроможні виконати цей обсяг робіт.

Прошу Вас погодити це питання з керівництвом ОЦ м. Донецьк.

10.01.2008

Начальник ОЦ комбінату (підпис) П. О. Сич

Протокол - це документ, що відображає процес і результати по­стійних та тимчасових колегіальних органів, фіксує проведення збо­рів, нарад, засідань, обговорень тощо.

Зразок протоколу:

Протокол № 4

14.01.05 м.Львів

загальних зборів акціонерів ВАТ „ПК-сервіс"

 

Присутні: 254 особи (реєстраційний листок додається)

Голова: Л.Г. Михайлюк

Секретар: Т.І. Павленко

Порядок денний

1.Звіт Правління про результати фінансово-господарської діяльності Товариства за 2004 рік.

2.Визначення основних напрямів діяльності Товариства на 2005 рік.

3.Переобрання членів Правління Товариства.

І. СЛУХАЛИ:

Звіт Голови Правління Даців Т.С. про результати фінансово-госпо­дарської діяльності Товариства (текст звіту додається).

ВИСТУПИЛИ:

Голова Спостережної ради Товариства Павлюк Л.П. - вказала на важливість внесення змін і доповнень до Положення про Правління Товариства.

Голова Ревізійної комісії Степанюк Р.О. - висловила зауваження Ревізійної комісії щодо фінансово-господарської діяльності Товарист­ва за 2004 рік.

УХВАЛИЛИ:

Звіт Голови Правління Даців Т.С. схвалити.

Пропозицію Павлюк Л.П. врахувати.

II. СЛУХАЛИ:...

Голова (Підпис) Л.Г. Михайлюк

Секретар (Підпис) ТІ. Павленко

Витяг з протоколу - це відтворення частини протоколу, яка сто­сується розгляду окремого питання. Іноді з тих чи інших причин ця інформація стає потрібною фізичній чи юридичній особі.

Зразок витягу з протоколу:

Витяг з протоколу № 2

24.10.04 м.Львів

засідання профспілкового комітету

Львівського національного університету імені Івана Франка

 

І. СЛУХАЛИ: Про надання путівки до лікувально-профілактично­го санаторію „Карпати" лаборантові кафедри педагогіки і психології Сенику Д.Г.

УХВАЛИЛИ: Надати лаборантові кафедри педагогіки і психології Сенику Д.Г. путівку до лікувально-профілактичного санаторію „Карпати".

Оригінал підписали:

Голова (Підпис) В.М. Андріюк

Секретар (Підпис) С. І. Герега

 

Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статис­тичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайному папері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.

Схема звіту така:

1) у заголовку, крім слова Звіт, подаються відомості про те, яка
організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи;

2) у вступній частині вказується коло завдань, які було поставлено перед організацією чи установою за звітний період;

3) наступна частина звіту має містиш точний опис виконаної
роботи із зазначенням позитивних і негативних прикладів;

4) у звіті мають бути висновки, пропозиції, перспективи на
майбутнє;

5) підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт;

6) дата складання звіту;

7) печатка установи (якщо це потрібно).

Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною по­слідовністю викладу матеріалу й містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його матимуть заголовки, які повинні бути короткими й відповідати змістові.

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне та негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

 

Рекомендована література:

1. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування.- К.: „Каравела”, 2005.- С. 270-274

2. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення.-.К.: Літера, 2001 – С.104-201, 293, 310, 323

3.Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова.- К.: ЛТД, 2002.- С. 94-115

4. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О. Складання ділових паперів. Практикум.-К,: „Либідь”, 2002.- С. 50-118