MS Word: Диаграммы, таблицы, рисунки

Преимущества создания диаграмм в Word

Есть два основных преимущества создания диаграмм непосредственно в Word. Во-первых, вам не придется создавать или сохранять несколько файлов, достаточно создать один документ Word. Это означает, что вы можете сократить количество действий, необходимых для создания профессионального качества проектов.

Во-вторых, создание диаграммы в Word повышает производительность, поскольку работа с одним документом занимает меньше времени, чем с двумя. Кроме того, вам не придется вручную импортировать диаграмму из Excel в Word и тратить время на ее изменения, чтобы она поместилось на странице: Word делает все это для вас.

Создание диаграмм в Word

Чтобы вставить диаграмму прямо в Word, сначала установите курсор в том месте, где вы хотите, чтобы был ваш график. Щелкните на ленте на вкладке Вставка, а затем на кнопку Диаграмма.

Word немедленно откроет окно, позволяющее выбрать точный тип диаграммы, которую требуется вставить в документ. Обратите внимание, что вы можете создать точно такую же диаграммы в Word, как и в Excel. Причина станет очевидна во время следующего шага. Для этого примера мы будем вставлять простую диаграмму. Нажмите на иконку Простая диаграмма, а затем нажмите кнопку ОК.

Когда вы нажали кнопку ОК, Word сделал две вещи. Во-первых, был открыт файл Excel, которая содержит несколько примеров данных. Во-вторых, был введен временный график на ваш документ Word, отображающий информацию на основе общих данных.

Программы открыты бок о бок, чтобы можно было вносить изменения в данные в Excel и увидеть результаты этих изменений непосредственно в диаграмме. Обратите внимание, что при каждом изменении ячейки в файле Excel, Word обновляет диаграмму, включающую изменения. По сути, Word позволяет вам видеть в режиме реального времени, как выглядит ваш график, как только вы вносите изменения в данных Excel. Это можно увидеть на следующем примере: вот табличка Excel с данными
и основанная на них диаграмма

Когда вы закончите редактирование картографических данных, закройте файл Excel, и диаграммы останутся в Word. Вы можете изменить график в любое время, щелкнув правой кнопкой мыши на диаграмме и выбрав Изменить данные из меню. Когда вы это сделаете, Excel откроется снова, чтобы вы могли внести необходимые изменения.

Обратите внимание, что при использовании этого метода вставки диаграммы в Word нет необходимости сохранять внешний файл Excel, создавать диаграммы «с нуля», или вручную импортировать диаграммы в Word. Word делает все, чтобы вставка таблиц в Word была для вас простой и эффективной.

Вставка рисунка или картинки

Рисунки и картинки можно вставлять или копировать в документ из множества различных источников, например загружать их с веб-сайтов, копировать с веб-страниц или вставлять из содержащих их папок.

Кроме того, можно управлять тем, как рисунок или картинка располагаются относительно текста внутри документа, при помощи команд Положение и Обтекание текста.

СОВЕТ. Чтобы вставить изображение со сканера или цифровой камеры, необходимо перенести его на компьютер, используя прилагаемое к устройству программное обеспечение. Сохраните изображение, а затем вставьте его, следуя инструкциям по вставке рисунка из файла.

Предполагаемое действие:

Вставка картинки

Вставка рисунка с веб-страницы

Вставка рисунка из файла

Сохранение положения рисунка рядом с сопроводительным текстом или на участке страницы

Сохранение положения рисунка внутри выноски или текстового поля

На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку Картинка.

ПРИМЕЧАНИЕ. Некоторые команды недоступны в Word Starter.

В области задач Картинка в текстовом поле Искать введите слово или фразу, описывающую нужную картинку, или введите полное или частичное имя файла картинки.

Чтобы изменить условия поиска, выполните одно или оба следующих действия.

Чтобы расширить поиск и включить в него картинки, доступные в Интернете, установите флажок в поле Включить контент сайта Office.com.

Чтобы ограничить поиск мультимедийным содержимым конкретного типа, щелкните стрелку в поле Искать объекты и установите флажок рядом с типом файлов Иллюстрации, Фотографии, Видео или Звук.

Нажмите кнопку Начать.

Чтобы вставить картинку, щелкните его в полученном списке.

Чтобы изменить размеры вставленной в документ картинки, выделите ее. Чтобы увеличить или уменьшить размеры картинки в одном или нескольких направлениях, переместите маркер изменения размера от центра или к центру и одновременно выполните одно из следующих действий.

Чтобы положение центра объекта не изменилось, при перетаскивании маркера нажмите и удерживайте клавишу CTRL.

Чтобы сохранить пропорции объекта, при перетаскивании маркера нажмите и удерживайте клавишу SHIFT.

Чтобы сохранить и пропорции объекта, и положение его центра, при перетаскивании маркера одновременно нажмите и удерживайте клавиши CTRL и SHIFT.

Откройте документ.

Перетащите необходимый рисунок с веб-страницы в документ Word.

Убедитесь, что выбранный рисунок не связан с другой веб-страницей. Если же он оказался связанным, в документ будет вставлено не изображение, а ссылка на него.

Вставка рисунка, содержащего гиперссылку на веб-страницу

Откройте документ Word.

На веб-странице щелкните правой кнопкой мыши необходимый рисунок и выберите команду Копировать.

В документе Word щелкните правой кнопкой мыши то место, где нужно вставить рисунок, и выберите команду Вставить.

Чтобы вставить изображение со сканера или цифровой камеры, необходимо перенести его на компьютер, используя прилагаемое к устройству программное обеспечение. Сохраните изображение, а затем вставьте его, выполнив следующие действия.

Щелкните место вставки рисунка в документе.

На вкладке Вставка в группе Иллюстрации щелкните Рисунок.

ПРИМЕЧАНИЕ. Некоторые команды недоступны в Word Starter.

Найдите изображение, которое нужно вставить. Например, можно выбрать файл рисунка из папки Мои документы.

Дважды щелкните изображение, которое необходимо вставить.

ПРИМЕЧАНИЕ. Приложение Microsoft Word по умолчанию внедряет рисунок в документ. Размер файла можно уменьшить путем включения ссылки на рисунок. В диалоговом окне Вставка рисунка щелкните стрелку возле кнопки Вставить и выберите пункт Связать с файлом.

Чтобы изменить размер вставленного в документ рисунка, выделите его. Чтобы увеличить или уменьшить размеры рисунка в одном или нескольких направлениях, переместите маркер изменения размера от центра или к центру и одновременно выполните одно из следующих действий.

Чтобы положение центра объекта не изменилось, при перетаскивании маркера нажмите и удерживайте клавишу CTRL.

Чтобы сохранить пропорции объекта, при перетаскивании маркера нажмите и удерживайте клавишу SHIFT.

Чтобы сохранить и пропорции объекта, и положение его центра, при перетаскивании маркера одновременно нажмите и удерживайте клавиши CTRL и SHIFT.

Сохранение положения рисунка рядом с сопроводительным текстом или на участке страницы

Встроенные рисунки сохраняют свое положение относительно фрагмента текста. По умолчанию в Word рисунки вставляются как встроенные рисунки.

Перемещаемый рисунок сохраняет свое положение на странице и перемещается вместе с окружающим его текстом. Например, если разместить рисунок внизу посередине на левой стороне страницы, а затем добавить сверху два абзаца, то рисунок останется на прежнем месте.

Чтобы рисунок всегда оставался рядом с сопроводительным текстом — например, когда над рисунком размещается его описание, — добавьте рисунок в качестве встроенного. Если затем вставить над описанием два абзаца, то рисунок сместится вниз вместе с описанием.

Если рисунок находится не на полотне, выделите рисунок. Если рисунок находится на полотне, выделите полотно.

В группе Средства рисунков щелкните вкладку Формат, а затем в группе Расположение выберите команду Положение.

Если кнопка Положение отсутствует, выберите Упорядочить, а затем нажмите кнопку Положение.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы преобразовать встроенный рисунок в перемещаемый, выберите любой из вариантов расположения на странице С обтеканием текстом.

Чтобы преобразовать перемещаемый рисунок во встроенный, выберите пункт В тексте.

Сохранение положения рисунка внутри выноски или текстового поля

Встроенные рисунки сохраняют свое положение относительно фрагмента текста. По умолчанию в Word рисунки вставляются как встроенные рисунки. Чтобы рисунок всегда оставался рядом с сопроводительным текстом — например, когда над рисунком размещается его описание, — добавьте рисунок в качестве встроенного. Если затем вставить над описанием два абзаца, то рисунок сместится вниз вместе с описанием.

Перемещаемый рисунок сохраняет свое положение на странице и перемещается вместе с окружающим его текстом. Например, если разместить рисунок внизу посередине на левой стороне страницы, а затем добавить сверху два абзаца, то рисунок останется на прежнем месте.

ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы сохранить расположение рисунка внутри выноски или текстового поля, необходимо сделать рисунок и текстовое поле либо фигуру перемещаемыми и сгруппировать рисунок с выноской или другой фигурой.

Если рисунок не находится на полотне, выделите рисунок. Если рисунок находится на полотне, выделите полотно.

На вкладке Формат в группе Упорядочить щелкните Положение.

Если кнопка Положение отсутствует, выберите Упорядочить, а затем нажмите кнопку Положение.

Чтобы изменить встроенныйрисунок на перемещаемый, выберите любой из вариантов расположения на странице С обтеканием текстом, например По контуру.

На вкладке Вставка в группе Текст щелкните Надпись, а затем выберите пункт Нарисовать надпись.

Щелкните то место, где необходимо разместить подпись к рисунку, и нарисуйте текстовое поле необходимого размера.

Введите подпись в текстовое поле.

Выберите текстовое поле.

На вкладке Формат в группе Упорядочить щелкните Положение.

Если пункт Положение не отображается, щелкните Упорядочить, а затем выберите пункт Положение.

Чтобы преобразовать встроенное текстовое поле в перемещаемое, выберите любой из вариантов расположения на странице С обтеканием текстом, например По контуру.

Выберите рисунок и подпись, затем на вкладке Формат в группе Упорядочить нажмите кнопку Группировать.

Если необходимо переместить созданную группу вместе с текстом, выберите группу, а затем на вкладке Формат в группе Упорядочить щелкните Перенос по словам и выберите команду В тексте.

MS Word: Рецензирование

Средства рецензирования

Для совместной работы над документами в Word 2010 используется вкладка «Рецензирование». На ней мы используем две основные возможности: исправления и примечания.

 

Рисунок 1 – Исправления и примечания на вкладке «Рецензирование»

Примечания используются для комментариев к тексту. Если редактор видит многократно повторяющуюся ошибку, он оставляет примечание с просьбой исправить ее везде. В примечаниях также предлагаются альтернативные варианты фраз, рекомендуемые редактором. Кроме того, в примечаниях мы иногда просим подробнее осветить какой-либо аспект, чтобы сделать статью интереснее, или сократить текст, чтобы упростить его понимание.

Исправления служат для внесения изменений в статью. Мы используем механизм отслеживания исправлений, поэтому автор может видеть свой вариант отредактированного фрагмента текста наряду с редакторской правкой. Как правило, внесенное исправление означает, что редактор настоятельно рекомендует автору его принять. При этом возможность отклонить исправление, конечно, сохраняется. Правку текста мы, в основном, используем для исправления очевидных ошибок - грамматических и стилистических (например, перефразирования неудачно построенных или длинных предложений). Нередки также исправления, улучшающие восприятие текста, такие как замена длинного перечисления однотипных пунктов на маркерный список.

Рецензирование глазами редактора

Давайте посмотрим, как эти возможности работают на практике, когда документ попадает в надежные руки редактора.

Примечания

С примечаниями все очень просто. Нужно выделить текст, нажать кнопку «Создать примечание» и добавить свой комментарий.

 

Рисунок 2 – Примечание к тексту

Примечания располагаются в выносках, которые по умолчанию размещены на правом поле документа. Каждое примечание автоматически подписывается инициалами пользователя, который его оставил. Все эти параметры можно изменить, и об этом пойдет речь чуть ниже.

Исправления

На первый взгляд, в группе «Отслеживание» всего четыре кнопки. Но каждая из них открывает список с дополнительными возможностями.

 

Рисунок 3 – Отслеживание изменений и параметры исправлений

Отслеживание исправлений включается нажатием на кнопку «Исправления», которая сразу приобретает золотистый цвет, тем самым сигнализируя о включенном режиме. В нем Word 2010 запоминает все вставки и удаления, а также изменения в форматировании документа. Если нажать нижнюю часть кнопки, откроется дополнительное меню, первый пункт которого включает или отключает отслеживание.

Щелкнув кнопку «Параметры исправлений», вы можете настроить вид ваших правок – цвета, типы линий, разметку документа. Здесь же настраивается и расположение примечаний – вы можете поместить в их левом поле документа и задать ширину выносок, а также отключить отображение линий, которые связывают их с текстом.

Все исправления связываются с именем пользователя, которое задается в личных настройках Word 2010. Кнопка «Сменить пользователя» ведет именно к ним.

 

Рисунок 4 – Личные параметры пользователя

В примечаниях, как вы уже видели, используются инициалы, а в удалениях и вставках указывается полное имя.

Когда в документе много исправлений, воспринимать его становится намного труднее, поскольку по умолчанию отображается как оригинальный текст, так и исправленный.

 

Рисунок 5 – Исправленный текст по умолчанию выделяется красным цветом

Намного приятнее глазу редактора была бы конечная версия, не правда ли? И такая возможность имеется. Для облегчения восприятия в Word 2010 предусмотрено четыре режима.

 

Рисунок 6 – Режимы отображения исправленного документа

Чтобы не потеряться в правках, редактор включает режим «Измененный документ». При этом сразу перестают отображаться все индикаторы исправлений текста и выноски. Если редактор, устав от многочисленных исправлений, все-таки запутался, он всегда может переключиться в режим «Исходный документ» и увидеть, что там было написано изначально.

Помимо режима документа, можно гибко настроить отображение исправлений в выносках. Кнопка «Показать исправления» открывает список всех возможных исправлений, которые Word 2010 отображает по умолчанию.

 

Рисунок 7 – Настройка отображения исправлений и примечаний

Например, я часто отключаю отображение исправлений (форматирование, а также добавления и удаления), но оставляю примечания. Обратите внимание, что можно легко выбрать правки и комментарии только определенного рецензента.

Еще одним элементом группы «Отслеживание» является кнопка «Область проверки». Она, как и в случае с кнопкой «Исправления», обретает золотистый цвет при включении области, хотя не заметить ее трудно. Ее удобно использовать в сочетании с режимами отображения документа и исправлений.

 

Рисунок 8 – Область проверки можно отобразить слева или внизу

Например, на рисунке 8 видно, что выбран режим «Измененный документ». В нем исправления и примечания не отображаются в выносках. Однако при добавлении примечания автоматически открывается область проверки, в которой видны все правки в соответствии с параметрами, заданными кнопкой «Показать исправления». Я отключил отображение исправлений в форматировании, поэтому отображаются только примечания, удаления и вставки.

 

Рисунок 9 – Область проверки со сводкой исправлений. Чтобы изменить ее масштаб, нажмите <CTRL> и покрутите колесо мыши.

Из сводки видно общее количество исправлений, однако обратите внимание, что подсчет ведется «с фильтром». Это напоминает мне о том, что какие-то исправления не отображаются. Поскольку случаев форматирования не зафиксировано, я могу догадаться, что они отключены, не нажимая кнопку «Показать исправления». Полезную площадь области просмотра можно увеличить, скрыв статистику с помощью кнопки со стрелками в правом верхнем углу.

На мой взгляд, сводка стала бы удобнее, если бы прямо в ней можно было скрывать или отображать различные исправления, обходясь без кнопки «Показать исправления» на ленте. Однако отображение вставок и удалений объединено, поэтому интерфейс получился бы нетривиальным.

На этом рассказ о возможностях рецензирования глазами редактора можно закончить. У рецензента достаточно средств, чтобы исправить документ и донести до автора пожелания по его содержанию и оформлению. Теперь давайте посмотрим, что будет делать автор, когда получит рецензию на свою статью.

Рецензирование глазами автора

Открыв документ с редакторскими правками и примечаниями, автор может испытать широкую гамму чувств – от глубокого удовлетворения до полного шока. Отчасти это зависит от придирчивости редактора, но в большей степени – от качества исходной статьи, присланной автором. Если она была не очень удачной, в каждом абзаце картина может быть такой, как на рисунке 10.

 

Рисунок 10 – Фрагмент документа с многочисленными правками

Чтобы быстро довести материал до ума, автор должен принять два постулата. Во-первых, редактор является конечной инстанцией, поэтому спорить с ним из-за каждой правки не имеет смысла (хотя свое мнение нужно уметь отстаивать). Во-вторых, редактор не будет тратить время на внесение правок, если они не улучшают статью. Ведь одно из золотых правил рецензирования – это вносить только те изменения, которые делают материал лучше.

Далее я рассмотрю, как быстро интегрировать в документ все редакторские правки и примечания.

Оценка объема работы и выбор режима для отображения документа

Когда редакторских правок мало, от автора требуются минимальные усилия, поэтому порядок действий особого значения не имеет. Если же правок много, документ выглядит совершенно нечитаемым. Но не надо отчаиваться. В первую очередь нужно оценить объем работы, т.е. определить, сколько изменений внес в документ редактор. В этом поможет область проверки.

В сводке (рис. 9 выше) видно, что в документ внесено множество исправлений, а также добавлено 19 примечаний. В этом случае лучше отобразить документ таким, как его видел редактор.

 

Рисунок 11 – Отображение измененного документа только с примечаниями

Вместо представления «Измененный документ» можно использовать «Измененный документ: показать исправления» - тогда все исправления и примечания будут отображаться в виде выносок. Именно с примечаний, в которых редактор выражает пожелания к документу, и нужно начинать работу, а исправления можно оставить на десерт.

Примечания

С каждым примечанием придется разбираться по отдельности. Проще всего использовать навигацию по примечаниям, убив тем самым двух зайцев.

 

Рисунок 12 – Навигация по примечаниям

Во-первых, ускоряется перемещение по документу, а во-вторых значительно снижается вероятность пропустить важное примечание. Отмечу, что навигацию можно переходить от примечания к примечанию с помощью нового поиска Office 2010, но о нем будет отдельный рассказ.

Когда примечание касается доработки статьи, с ним можно согласиться и внести в документ необходимые изменения, либо не согласиться и объяснить свою позицию. Нередко на примечание редактора имеет смысл ответить, чтобы при просмотре следующей ревизии документа было понятно, что сделал автор. Для этого достаточно щелкнуть на примечании, а затем нажать кнопку «Создать примечание» на панели. В этом случае Microsoft Word четко обозначает связь между примечаниями.

 

Рисунок 13 – Ответ на примечание

Как видно на рисунке 13, оба примечания ведут к одному выделенному фрагменту текста. Кроме того, VS 27R 26 в ответном примечании означает: «Примечание 27 оставил VS в ответ на примечание 26 от A» (R – означает reply, т.е. ответ).

Не требующие ответа комментарии можно удалить, используя соответствующий пункт в контекстном меню примечания или расположенную на ленте кнопку «Удалить» (рис. 12), с помощью которой можно удалить все примечания сразу. Закончив с примечаниями, можно переходить к исправлениям.

Исправления

Исправления бывают двух типов:

Добавления и удаления объединены не случайно (рис 7 или 11), т.к. это звенья одной цепи. Представьте, что редактор переставил части предложения местами, сначала вырезав фрагмент текса, а потом вставив его. При этом фиксируется два исправления – сначала удаление, а потом добавление.

Форматирование включает в себя изменение типа и размера шрифта, преобразование в списки и все прочие возможности групп «Шрифт», «Абзац» и «Стили» на вкладке «Главная»

Работа с изменениями в тексте статьи ведется по аналогии с примечаниями – можно осуществлять навигацию от одного исправления к другому. Отличие лишь в том, что исправления можно принимать и отклонять.

 

Рисунок 14 – Исправления можно принимать и отклонять, а также перемещаться от одного к другому

Кнопки «Принять» и «Отклонить» делают чуть больше, чем уместилось в их краткие названия. После совершения действия они автоматически перемещают вас к следующему примечанию, что очень удобно. В контекстном меню примечания такой возможности, впрочем, нет.

Чтобы упростить работу и разгрузить документ, изменения в форматировании можно смело доверить редактору. Достаточно включить только их отображение кнопкой «Показать исправления» (рис. 11), а затем щелкнуть нижнюю часть кнопки «Принять» и применить все отображаемые изменения (рис. 14). Как видите, возможность настроить отображение исправлений обретает дополнительный смысл.

Теперь, вернув удаления и исправления, можно быстрее перемещаться по ним вверх и вниз по документу. Если нужно быстро сопоставить исправленный текст с оригиналом, можно переключиться в режим «Исходный документ». Вовсе необязательно принимать исправления по одному. Проще просмотреть их и отклонить те, с которыми вы не согласны, а затем принять сразу все оставшиеся (рис. 14).