Назначение и функции текстового процессора MS WORD

Современный текстовый процессор Microsoft Word предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов, предусматривает выполнение операций над текстовой и графической информацией. С помощью Word можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ — от простой записки до оригинал-макета сложного издания.

1. Word дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:

— набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

— форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных начертаний и размеров;

— форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

— форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразных указателей);

— проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

2. В процессоре Word реализованы возможности новейшей технологии связывания и внедрения объектов, которая позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows.

3. MS Word — одна из первых общедоступных программ, которая позволяет выполнять многие операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам, и готовить полноценные оригинал-макеты для последующего тиражирования в типографии.

4. MS Word — это уникальная коллекция оригинальных технологических решений, которые превращают нудную и кропотливую работу по отделке текста иногда в увлекательное, а иногда даже в успокаивающее занятие. Среди таких решений — система готовых шаблонов и стилей оформления, изящные приемы создания и модификации таблиц, функции автотекста и автозамены, копирование формата, пользовательские панели инструментов, макроязык и многие другие

Недостатки:

1. высокая трудоемкость при вводе сложных математических выражений и химических формул

2. не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры (атласов, альбомов, журнальных обложек), а также для редактирования высококачественных иллюстраций.

 

3. Создание открытие сохранеие документов в WORD

При первом открытии MS Word, мы видим на экране чистый документ. Можно сразу же начать вводить текст в этот документ. До тех пор пока файл не сохранен, ваша работа временно находится в оперативной памяти. Для сохранения документа его необходимо записать на жесткий диск, воспользовавшись командой Файл -> Сохранить. При первом сохранении документа мы должны указать в окне диалога "Сохранить как" имя файла, в котором будет храниться наш документ. В последующих сеансах работы файл можно оставить под тем же именем (Файл -> Сохранить) или под другим именем (Файл -> Сохранить как). Кроме того, для сохранения файла мы можем воспользоваться кнопкой Сохранить на стандартной панели инструментов или оперативной клавишей Shift+F12.

Набирая текст документа в MS Word, необходимо помнить следующие основные пра-вила:

• Нажимать на клавишу Enter нужно только тогда, когда Вы хотите соз-дать начать новый абзац в тексте или вставить пустую строку. Не нужно использовать эту клавишу в конце каждой строки, слова сами переносятся на новую строку при достижении границы области печати

• Для форматирования текста и придания документу хорошего внешнего вида MS Word имеет очень мощное средство - характеристики и свойства абзаца. Не ис-пользуйте более 1 пробела подряд - вместо этого используйте: отступы, табулянты. Не ставьте несколько пустых азацев подряд - вместо этого используйте свойства абзацев: положение на странице и интервал перед и после абзаца.

• Для быстрого применения заранее заготовленных характеристик и свойств абзацев применяйте стили, их можно создавать самим или воспользоваться библиотекой стилей

• Для того, чтобы в одном и том же документе можно было установить разные характеристики бумаги, на которой набирается текст, (правильно это назавается "Параметры страницы"), нужно создавать разделы документа. Раздел - это часть документа, для тогорой могут быть установлены собственные (отличные от других разделов) параметры страницы. Новый раздел создается с помощью специального символа "разрыв раздела", он вставляется в документ через меню " Вставка " - " Разрыв... ".Шаблоны документов.После запуска MS Word на экране появляется пустой документ под названием Документ 1. Это название указывает на то, что данный документ является первым созданным вами с момента запуска программы. При создании последующих документов Word присваивает им имена с возрастающими номерами: Документ 2, Документ 3 и т.д. Даже в том случае, если вы закроете Документ 1, следующий документ, созданный в текущем сеансе работы, будет назван Документ 2. При создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблоны являются той основой, на основании которой строится новый документ. Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы: Текст (например, верхние и/или нижние колонти-тулы)Предопределенные стили (заголовки уровней, нормальный, основной текст и т.п.), а также созданные вами пользовательские стилиТаблицыРамкиГрафические изоб-раженияСпециальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д.В MS Word существуют шаблоны трех типов: Шаблон "Обычный", который предназначен для создания стандартных документов с параметрами, принятыми по молчаниюСпециальные шаблоны, входящие в комплект поставки MS Word (например, письма, факсы, и т.д.), а также созданные вами разнообразные пользовательские шаблоныШаблоны мастеров, которые в интерактивном режиме проводят вас через все стадии создания документа. Для этой цели используется последовательность окон диалога, с помощью которых на каждом этапе вы указываете конкретные характеристики документа. В качестве примера шаблона этого типа можно привести Мастер создания календаря.Для создания первого документа воспользуемся шаблоном "Обычный". Этот шаб-лон полезен в тех случаях, когда вам нужен пустой документ, в который в дальнейшем будет вводиться информация. При этом к документу не предъявляется каких-либо специальных тре-бований по оформлению или форматированию.

Для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, вы можете нажать Ctrl+N на клавиатуре или кнопку Создать на стандартной панели инструментов. Команда Создать из меню Файл выводит окно диалога " Создание документа ", в котором можно выбрать шаблон для нового документа. Оно пре-доставляет в ваше распоряжение все предопределенные и стандартные шаблоны, которые могут быть использованы при создании новых документов. Это окно диалога содержит закладки, на каждой из которых представлена определенная группа шаблонов и мастеров. Вы можете воспользоваться любым из шаблонов, присутствующем в списке шаблонов (входящих в состав поставки MS Word или своим соб-ственным). Помимо обычных шаблонов при-сутствуют, так называемые, шаблоны-мастера. Мастера шаг за шагом проведут вас через все стадии создания документа. Например, вместе с Мастером писем (или факсов) вы сможете самостоятельно создать деловое письмо. Все, что от вас требуется - это следовать инструкциям, появляющимся в окнах диалога. Кнопки, расположенные в нижней части каждого из окон диалога, позволяют вам перемещаться из текущего окна к следующему или возвратиться к предыдущему.

 

4.Проверка грамматической и орфографической правильности текстов. Средства автоматизации в ворде. Назначение команды сервис язык. Обязательным требованием, предъявляемым к мощным современным текстовым редакторам является наличие средства проверки орфографии. Задача проверки орфографии заключается в том, чтобы облегчить редактирование, и от того, сколь полно эта задача решена, зависит качество текстового редактора. Это достаточно непростая задача, но в MS Word она успешно решена. Автоматическая проверка орфографииПроверка орфографии в MS Word может осуществляться в процессе ввода текста. Для включения автоматической проверки орфографии следует воспользоваться вкладкой " Орфография " окна диалога " араметры ", где нужно установить флажок Автоматически проверять орфографию. Теперь в процессе ввода текста MS Word будет автоматически выде-лять сомнительные слова, подчеркивая их волнистой линией. Вы можете по своему усмотрению реагировать на замечания MS Word или оставить их без внимания. В том случае, если вы согласны с замечанием и намерены исправить ошибку, поступите следующим образом. Установите курсор на слове, подчеркнутом волнистой линией.Нажмите правую кнопку мыши. При этом открывается контекстное меню проверки орфографии.

Обычно MS Word предлагает слова для замены из встроенных словарей. Если вам подходит одно из предложенных MS Word слов, выберите его, тогда подчеркнутое слово будет заменено на указанное. Если MS Word подчеркнул правильно написанное слово, вы можете поступить следующим образом: Если вы часто используете данное слово или выражение, выберите Добавить, в результате чего MS Word внесет это слово в имеющийся словарь Если слово встречается несколько раз, но вы не хотите включать в его словарь, выберите Пропустить все Проверка уже введенного текста Если вы не хотите от-влекаться на исправления текста в процессе ввода, то можете отключить автоматическую проверку орфографии. Вы всегда можете проверить орфографию уже введенного текста или его фрагмента, выполнив одно из следующих действий: Выберите команду Сервис | ОрфографияНажмите кнопку Орфография на стандартной панели инструментов Нажмите F7 на клавиатуреMS Word осуществляет проверку орфографии достаточно быстро. Проверка сводится к сравнению слов, присутствующих в документе, со словами из словаря MS Word. Встречая слово, которое отсутствует в словаре MS Word, автоматически открывает окно диалога " Орфография ". Не исключено, что нераспознанное слово написано правильно, но его нет в словаре MS Word. В таком случае, если слово используется часто, его следует ввести в существующий словарь или создать свой собственный словарь по определенной тематике.

Окно диалога "Орфография" предназначено для проверки орфографии в активном документе, включая текст колонтитулов, сносок, концевых сносок и примечаний. Ниже приведены опции этого окна:

 

Проверка орфографии при работе с другими языками

Если при работе в MS Word с любым из иностранных языков вам потребуется проверить орфографию на этом языке, вы должны устано-вить словарь соответствующего языка. Приобрести словарь для проверки любого языка можно в местных филиалах компании Microsoft или у дилеров компьютерной продукции. Когда соответствующий словарь установлен, можно про-верить орфографию текста.

Для проверки текстов, написанных на других языках выполните следующие действия:

• Выделите фрагмент текста, написанный на иностранном языке.

• Выберите команду Сервис | Язык, появится окно диалога " Язык ".

• Выберите из списка По-метить выделенный текст как язык, с ко-торым вы работаете. Назначение Сервис ЯзыкЕсли на иностранном языке набран весь текст, то имеет смысл заменить язык по умолчанию. Если же на другом языке набраны отдельные фрагменты, то изменять установку по умолчанию не целесообразно.

• При необходимости нажмите кнопку По умолчанию. Вам будет предложено подтвердить, действительно ли вы хотите заменить язык, используемый по умолчанию.

• Нажмите OK.

Настройка проверки орфографии

 

Настройка проверки орфографии осу-ществляется с помощью вкладки " Орфография " окна диалога " Параметры ". Для открытия этого окна выберите команду Сервис | Параметры. Если вам потребуется изменить настройку непосредственно в процессе проверки орфографии, для открытия этой вкладки воспользуйтесь кнопкой Параметры из окна диалога " Орфография ".

 

5. Определение параметров страницы в MS WORD.

Файл – Параметры страницы – Размер страни-цы (книжная или альбомная ориентация, поля) – Размер бумаги (А4,А5) – Источник бумаги. При подготовке документа обычно требуется устано-вить ориентацию и размер бумаги. В MS Word предусмотрено два типа ориентации бумаги – книжная и альбомная. Как правило, используется книжная ориентация, но возможны ситуации, ко-гда приходится прибегать к альбомной ориентации и нестандартным размерам листа.

MS Word предлагает около десяти предопре-деленных размеров бумаги, включая letter (пись-мо), legal (юридический), конверты и т.д. В слу-чае необходимости можно самостоятельно уста-новить требуемые размеры страницы.

Для установки размера и ориентации страниц предназначена вкладка “Размер бумаги” окна ди-алога “Параметры страницы”. Для открытия этого окна диалога выберите Файл | Параметры стра-ницы.

Вы можете указать, следует ли применять ли данные установки для всего документа или для его части. В зависимости от принятого решения, необходимо либо предварительно разбить его на разделы, либо выделить нужный фрагмент. После чего требуемый вариант выбирается из раскры-вающегося списка Применить. Обязательным элементом форматирования страницы являются поля. В данном контексте – это границы, окру-жающие текст с четырех сторон на странице. По-ля могут быть пустыми, а могут содержать колон-титулы, номера страниц, сноски или даже текст и графику.

В обычном режиме поля не видны. На экране отображается только текстовая область страницы. В режиме разметки страница выглядит прак-тически так, как она будет напечатана, вместе с полями и прочими элементами разметки. Для того чтобы видеть все элементы форматирования страницы, следует перейти в режим разметки страницы.

Ширину полей можно изменить как во всем документе, так и в отдельных его разделах. Мож-но даже изменить установку ширины полей по умолчанию. Для этого нужно внести изменения в шаблон “Обычный” или создать собственный ша-блон.

Установить ширину полей в документе можно с помощью:

§ Окна диалога “Параметры страницы”

§ Горизонтальной линейки

Установка точных размеров полей.

С помощью окна диалога “Параметры страни-цы” можно:

§ Установить точные размеры полей

§ Создать разворот

§ Установить поля для переплета