Связывание/разрыв связи задач

 

Для связывания задач в цепочку (убедитесь, что задачи в списке задач расположены в порядке их выполнения) выберите (выделите) цепочку задач
(с помощью клавиш Ctrl или Shift ) и выберите кнопку (Связать задачи).

Для удаления связи (разрыв связи) между выбранными (выделенными) задачами можно использовать кнопку (Разорвать связи задач) или в меню Правка выбрать режим Разорвать связи задач.

Итоговые задачи

 

Многие задачи проекта могут иметь подзадачи. Создание подзадачи происходит аналогично созданию задачи проекта. Только на последней стадии с использованием кнопки (На уровень ниже) эта задача оформляется как подзадача (в левой части рабочего экрана подзадача сдвигается вправо на величину абзацного отступа). При этом задача более старшего уровня будет называться итоговой задачей (это также отражается на диаграмме в правой части рабочего экрана). Другим способом создания итоговой задачи является выбор (выделение) всех задач, которые будут являться подзадачами и нажатие кнопки .

Всегда при разработке проекта желательно иметь итоговую задачу, которая будет включать в себя все работы по организации фирмы. Начало итоговой задачи совпадает с началом самой ранней подзадачи, а дата завершения равна дате завершения самой поздней подзадачи.

Для того, чтобы скрыть подзадачи можно использовать кнопку (Скрыть подзадачи) или дважды щелкнуть «мышью» на номере строки с итоговой задачей.

Для того, что раскрыть список подзадач итоговой задачи можно использовать кнопку (Показать подзадачи) или дважды щелкнуть «мышью» на номере строки с итоговой задачей.

Повторяющиеся задачи

 

Многие проекты включают задачи, которые выполняются регулярно, например, еженедельные производственные совещания. MicroSoft Project 2003 является одним из первых программных продуктов, который включает средство построения повторяющейся задачи и позволяет создать ее с помощью одной команды.

Для ввода повторяющихся задач следует выбрать строку в таблице задач, выше которой требуется вставить повторяющуюся задачу и в меню Вставка выбрать режим Повторяющаяся задача. На экране появится диалоговое окно Сведения о повторяющейся задаче (см. рис. 5).

 

Рис. 5. Основные сведения о повторяющейся задаче

 

В поле Наименование задачи следует вводить наименование задачи. В поле Длительность указывают длительность задачи. Из списка переключателей «Повторять» выберите периодичность выполнения задачи. Выбор значения переключателя определяет заголовок и поля области, уточняющей частоту выполнения. В зависимости от выбранного значения переключателя, область заголовка принимает значения «Ежедневно», «Еженедельно», «Ежемесячно», «Ежегодно». В области уточнения частоты выполнения задачи выберите требуемые значения (например, для «Еженедельно» указывают день недели, когда начинается выполнение задачи и каждую ли неделю выполняется задача). В области «Пределы повторений» вводят дату начала и окончания выполнения повторяющейся задачи.

Особенностью повторяющейся задачи является возможность раскрытия входящих в нее отдельных задач и определения для каждой подзадачи дополнительных ресурсов.

Вехи проекта

 

Для оценки степени выполнения работ по проекту необходимо использовать вехи, которые являются значительными событиями, свидетельствующими о завершении выполнения ряда задач и возможности перехода к следующему этапу выполнения проекта. Рекомендуется устанавливать вехи, отстоящие друг от друга не очень далеко по времени. Частая расстановка вех позволяет быстрее оценить возникающие трудности реализации проекта и быстрее принять необходимые меры. Процедура установления вехи следующая:

- создать новую задачу в том месте, где будет расположена веха;

- ввести длительность задачи, равной 0 дней;

- в диалоговом окне Сведения о задаче (см. рис. 4) во вкладке «Дополнительно» установить флажок Пометить задачу как веху.

Вехи на диаграмме Ганта отображаются в виде черных ромбов.

Сдвиг даты начала задачи

 

Теоретически очередная задача должна начинаться сразу же после завершения предыдущей. Однако на практике бывает невозможно приступить к новой задаче сразу же после завершения предыдущей задачи. В этом случае требуется сдвинуть начало работы на несколько дней после завершения предыдущей задачи. Для этого можно скорректировать начало задачи в таблице задач или же использовать «мышь» для перемещения графического элемента, обозначающего задачу в окне линейного графика.

Для установки прерывания задачи (например, если сотрудник, выполняющий задачу, заболел) следует щелкнуть правой кнопкой мыши на отрезке задачи и выбрать в контекстном меню пункт Прервать задачу. (Можно также использовать кнопку - Прервать задачу - на панели инструментов). После этого требуется мышью указать, где именно необходимо прервать задачу. Отрезок задачи разделится на два.

При сдвиге связанной задачи влево мастер планирования предупреждает об ошибке и предлагает либо отказаться от сдвига задачи, либо разорвать существующую между задачами связь и выполнить сдвиг даты начала задачи (см. рис.6).

 

Рис. 6. Предупреждение при сдвиге даты начала задачи.

 

При изменении даты начала задачи отображается треугольник в углу поля Начало. Для того, чтобы этого не происходило следует снять флажок Изменение дат начала и окончания (меню Сервис, режим Параметры, вкладка «Интерфейс»).

 

Создание списка ресурсов

 

Для создания списка ресурсов задачи проекта можно использовать:

- кнопку (Назначить ресурсы) на панели инструментов;

- в меню Сервис выбрать режим Назначить ресурсы;

- комбинацию клавиш Alt + F10.

В результате этих действий на экране откроется диалоговое окно Назначение ресурсов (см. рис. 7).

 

Рис. 7. Назначение ресурсов.

 

В данном окне представлен полный список всех имеющихся ресурсов в проекте. Для добавления нового ресурса проекта требуется ввести его имя в пустую строку графы Название ресурса. Для добавления или корректировки количества требуемого ресурса в текущей задаче требуется ввести это количество в графе Единицы напротив имени ресурса. При изменении количества ресурсов изменяется продолжительность выполнения задачи. Например, для задачи Цели и задачи набора контентов по экономической безопасности увеличение единицы для руководителя проекта с 100% до 200% вызовет сокращение длительности этой задачи в два раза.

При назначении задаче дополнительных ресурсов отображается треугольник в углу поля Название ресурсов. Для того, чтобы этого не происходило следует снять флажок Назначения ресурсов (меню Сервис, режим Параметры, вкладка «Интерфейс»).

Можно выбирать следующие значения единицы ресурса: проценты или десятичное число. Для этого в меню Сервис в режиме Параметры на вкладке «Планирование» следует выбрать для параметра Показывать единицы назначений в виде соответствующее значение.

Для просмотра и редактирования параметров ресурса в диалоговом окне Назначение ресурсов требуется на имени требуемого ресурса дважды щелкнуть мышью. На экране появится диалоговое окно Сведения о ресурсе, (см. рис. 8).

 

Рис. 8. Основные сведения о ресурсе.

 

В этом окне несколько вкладок. На вкладке «Общие» можно ввести название ресурса, группу, выбрать тип ресурса, доступность ресурса (по дням проекта). На вкладке «Рабочее время» можно сменить календарь ресурса, который будет использоваться ресурсом для определения рабочих часов, а также задать нестандартное время для выбранного ресурса. На вкладке «Стоимость» можно ввести стоимость использования ресурса (в рабочее время, за переработку, за вызов), а также установить способ начисления затрат (в начале, по окончании, пропорционально). На вкладке «Заметки» можно хранить заметки пользователя о ресурсе. На вкладке «Настраиваемые поля» можно задать несколько возможных значений, например, для затрат (30р., 50р., 100р.), а потом просто выбирать их из списка.